正式公文的发文格式.docx

公文的格式规范一、行政机关公文格式(一) 用纸、排版及装订规则(1 )公文采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm x 297mm2 )公文用纸天头(即上页边)37mm ± 1mm ;用纸订口(左 白边)28mm ± 1mm版心尺寸156mm x 225mm (不含页码)3) 公文的版心上边沿至发文机关标识的距离，除函为零 之外，命令为20mm,请示、报告为80mm,其它为25mm用 以标注公文份数序号、秘密等级和紧急程度4) 公文正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排 28个字正文中如遇空白处不能盖下印章时，应调整正文字 距、行距，务使正文与印章同处一页，不能出现“此页无正 文”字样公文从左至右横排在民族自治地方，可以并用汉字和通用 的少数民族文字少数民族文字按其习惯书写、排版5) 公文要双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mmo(6) 公文应左侧装订，不掉页封面与书芯不脱落，后背 平整、不空两页页码之间误差不超过4mm骑马订或平订 的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差土 4mm平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mmo(二) 行政机关公文的文面格式新的《国家行政机关公文格式》(以下简称为《公文格式》)将公文划分为眉首、主体、版记3部分18个要素。

分述如下：1、眉首部分——即公文的版头部分，位于公文首页红色反 线以上1 ）公文份数序号《行政公文办法》规定，绝密、机密级公文应标明份数序号 公文份数序号简称份号，即同一文件份数的顺序编号，其作 用是便于登记、分发、核查和统计文件序号用7位（不够 7位时前面用0）阿拉伯数顶格标识在版心左上角第一行2）秘密等级和保密期限凡有保密要求的公文，应当在版心右上角第一行标明密级 秘密分绝密、机密、秘密三级标识时用3号黑体字，顶格 标在版心右上角第1行，两字间空1字（无保密期限情况下） 2001年1月发布的《国务院办公厅关于实施 < 国家行政机关 公文处理办法 >具体问题的处理意见》规定：“涉及国家秘 密的公文应注明保密期限如公文需标明保密期限，应在 密级程度和保密期限之间用“★”隔开，而秘密等级的两字 之间不空字距，如“秘密*6个月”，“机密年”，“绝 密*26年”等特殊情况下，保密期限为长期的，可标为“绝 密★长期”还有一种免标保密期限的，如“绝密”，则表 示按该密级的最长保密期限处理（绝密30年、机密20年、 秘密10年）3） 紧急程度这是对公文送达时间的要求，分“特急”、“急件”，电报 分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

顶格标在版 心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级 和紧急程度，秘密等级标在第1行，紧急程度则标在第2行 公文份数序号、秘密等级、保密期限与紧急程度视文件需要 而标识4） 发文机关标识发文机关标识又称文件名称，位于公文首页眉首中央，一般 采用红色套印，所以正式公文俗称为“红头文件”发文机关标识通常由发文机关全称或规范化简称加“文件” 二字组成如《国务院文件》，《上海市政府文件》等，主 要用于发布方针、政策和重要的工作部署、批转下级机关的 重要来文，以及转发上级机关的公文等用小标宋体，字号 以醒目、美观为原则，但应小于22mm x 15mm发文机关标识另有其它三种标写方法：① 只写发文机关名称（全称或规范化简称）如《国务院办 公厅》，《xx省政府》等，主要用于通知重要事项、批复 下级机关的请示、发布任免通知等② 发文机关名称（全称或规范化简称）加文种名称如《中 华人民共和国国务院令》、《国务院任免通知》等，主要用 于命（令）、任免通知、会议纪要等少数几个文种③ 有一些报告、请示和某些事务性公文、发函等，可在发文 机关后面加上用圆括弧括起来的文种，如《XX商业局（请 示）》、《xx公司（函）》等。

如是联合行文，标识发文机关时应使主办机关名称在前，“文 件”两字置于发文机关名称右侧，上下居中排列；如联合行 文机关过多，必须保证公文首页显示正文5）发文字号发文字号是一份公文特定的代号联合行文时，只标明主办 机关发文字号如果是“命令”类公文，则按司令者任职期 间发文的“流水号”为发文字号发文字号用3号仿宋标注 在发文机关标识正下方，空2行红色反线之上4mm处在没 有签发人标识时，居中排布；有签发人标识时，发文字号居 左空1格，签发人居右空1字排布它由发文机关代字、年 份和序号三个要素组成如“国办发[2001]5号”、“沪府 发[2002]1号”等机关代字应选用代表本机关名称特点的字构成，尽量简短， 一般不超过五个字可分为三个层次：第一层次是发文机关 的代字，即文件是以什么机关的名义发出的，“国办”就是 表示该文件以“国务院办公厅”的名义发出；第二层次是部 门代字，如文件是由发文机关内部的某一部门主办的，则可 以在机关代字后面加上部门代字，如“国办秘”就是表示该 文件是“国务院办公厅秘书局”主办的；第三层次是文件类型或文种代字，如“国办发”就表示是国务院办公厅的普发 性文件；“国办批”就表示是国务院办公厅的批复；“国办 函”就表示是国务院办公厅的函件，等等。

年份应标全称，不应简化，用阿拉伯数字书写，并用六角括 号“〔〕”括入序号是按年度统一编制的发文流水号，用阿拉伯数码标识， 前面不加“第字”和虚位“0”字6 )上行文签发人凡上报的公文，应当标注核准并签发文稿的机关负责人姓名, 以示公文的具体责任者，即“签发人”，是该公文开始生效 并对其负责的标志新的《公文处理办法》规定，上行文应 注明签发人、会签人姓名，其中“请示”应在附注中注明联 系人姓名和签发人”三字用3号仿宋体，后标全角冒号，姓名用3号 楷体，与发文字号并行居右空1字排布联合发文时有多个签发人，则主办单位签发人的姓名标识于 第一行，其他签发人姓名按发文机关顺序，从第二行起上下 依次排列，同时下移发文字号，使之与最后一个签发人姓名 处在同一行；红色反线也同时下移，与发文字号的间距仍保 持 4mm签发人姓名可用铅印或打印，不必亲署7) 红色反线发文字号与签发人之下4mm处印一条与版心等宽（即156mm） 的红色反线2、主体部分——反映公文的主要内容，位于首页红色反线 以下，末页主题词（不含）以上1 ）公文标题标题在红色反线下空2行，用2号小标宋体居中排布，可一 行或多行；回行时，要词意完整（不要将双音节词或固定词 组拆开；也不要将“的”字排在行首）、排列对称、间距适 当。

如果标题行数过多，可将标题上移1至2行，即减少与 红色反线之间的空行或不空行，以保证正文在首页出现 标题应准确概括公文的主要内容并标明文种标题中除法规、 规章名称加书名号外，一般不用标点符号标题有三种形式： 一是完全式由发文机关、事由、文种三部分构成如国务 院关于发布 ＜国家行政机关公文处理办法〉的通知二是省略式有三种情况一是省略发文单位，一般用于单 位内部行文，如《关于XX同志任职的通知》；二是省略事 由，一般用于内容单一、正文较短，使人一目了然的发文， 如《中华人民共和国主席令》；三是省略发文单位和事由， 主要用于公布性公文，如《公告》、《通告》三是附加式即在文种前加附加语如《国务院批转发改委 关于制止电站无序建设意见的紧急通知》发布性公文还要在标题下标明该文件通过的形式和日期，外加括号可称之为“题注”2) 主送机关主送机关指公文的主要受理机关，也称受文机关或收文机关 应使用全称或者规范化简称、统称主送机关置标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体标识，回 行时仍顶格；最后一个主送机关后标全角冒号公布性公文，如命令、通告、公告，以及会议通过的公文， 可不标主送机关主送机关称谓可有下列几种写法：① 单称或特称。

用于向一个特定的机关行文跨地区、跨单 位行文，以及上行文的主送机关，应该写明单位全称，如“山 东省人民政府”只有在本地区、本单位，才可使用规范化 的简称，如“省政府”、“市政府”② 统称用于发至下一级多个机关的行文如“各省、自治 区、直辖市人民政府，国务院各部委”、“各直属机构”、“各人民团体”等③ 递降称用于多级下行文，如“各市、区、县人民政府”④ 并称或转称用于同时向两个以上的机关行文如“党中 央、国务院”、“财政局并报税务局”、“市政府并转报省 政府”3) 公文正文正文是公文表现主题的核心部分，一般包括导语、主体、结语三部分具体写法将在各文种中详述正文置主送机关下 一行，每自然段左空2字，回行顶格数字、年份不能回行 正文一般每面排22行，每行排28字，选用3号仿宋体字为 宜4) 附件说明附件是用来说明正文的文件，应视为主件正文内容的组成部 分，它与公文主件具有同等效力公文如有附件，应在主件 正文之后注明附件的序号和名称写法是在正文结束后，下 空一行左空2字用3号仿宋体标识，如“附件：XXXXX X”；附件有两份或两份以上时，应用阿拉伯数码标明序号， 如“附件：1. xxxx 2・xxxx”(分行排列)；附件名 称不用加书名号，后面也不加句号。

公文如有附件，一般与主件分页印制，但应在主件正文之后 注明附件的序号和名称附件应与公文主件一起装订，并在 附件左上角第一行顶格标识“附件”二字，有序号时还应标 识序号凡是正文中写明上报、下发、批转、转发、转报、 发布的文件，不必再在正文之下标明“附件”两字附件视文件需要而标注5) 成文日期成文日期以负责人签发的日期为准；联合行文以最后机关负 责人签发的日期为准；会议通过的公文，以通过日期为准； 法律法规的公文，以批准日期为准；电报以发出日期为准成文日期用3号仿宋，用汉字小字写“O、一、二、三……”6 )印章发文机关在落款处不署名，只盖章印章是表示发文单位对公文生效和确认无误的一种凭证，盖 在年月日中间公文除《会议纪要》和以电报形式发出的以 外，均应加盖印章联合上报的公文，由主办单位盖印章； 联合下发的公文，发文机关都应盖印章盖章方法有如下几 种：一是当单一机关发文时，印章应当端正盖在成文日期上方， 做到上不压正文，下压骑年盖月，即端正、居中，下压成文 日期年、月、日约4-7个字，印章一律用红色落款处不署 发文机关名，发文日期居版心右空4字位置；加盖印章应上 距正文2mm-4mm，用红色印章。

当印章下弧无文字时，用下 套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字时，用中套 方式，中心线压在成文日期上二是当联合行文盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各 空7字，主办机关印章在前，两印均压成文日期，互不相交 或相切两印相距不超过3mm盖章的具体方式应当相同， 即或都采用下套方式，或都采用中套方式当印章下弧无文 字时，用下套方式，下弧压成文日期上；当印章下弧有文字 时，用中套方式，中心线压在成文日期上三是当联合行文需盖3个以上印章时，应将各发文机关名称（可用简称）排在发文日期和正文之间主办机关印章在前， 每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余一 个或两个印章，均居中排布；印章之间互不相交或相切； 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间7 ）附注附注是需要说明的其他事项，包括文件限定的阅读和印发传 达范围、公文使用的注意事项的说明及“请示”联系人姓名 及的注明，如是否可以登报，翻印等，如“此件发至县 级”，“此件不得翻印”等等附注位于成文时间和印章下 一行，左空2字，用圆括号括入不应把附注理解为对公文 内容作出的解释或注释附注视文件需要而标注3、版记部分。