物业客户综合服务部业主档案管理标准作业规程.docx

物业客户综合服务部业主档案管理标准作业规程1.目的规范业主档案的保管与跟踪工作1. 适用范围适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪2. 职责2.1 客服主管负责监控业主档案保管与跟踪工作2.2 客户专员负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪3. 程序要点3.1 业主档案内容a） 经业主签署后的《业主（临时）公约》《前期物业服务协议》b） 经业主签署后的《消防安全责任书》c） 《业主（住户）情况登记表》d） 《资料签收表》e） 《钥匙领（借）用登记表》f） 《房屋交付验收表》g） 《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料h） 《违章处理通知单》及处理结果资料i） 业主的有关证件复印件j） 其他应保存的资料3.2 档案盒（夹）3.2.1 印制公司统一格式的档案标贴纸3.2.2 将制作好的档案贴标粘贴在档案盒（夹）左侧立面顶部5cm位置上，并排列在档案柜中3.3 住户档案盒的制作摆放3.3.1 将写有“楼号房号”的标贴纸贴在档案盒侧面上3.3.2 将住户的有关资料存放在相应的档案盒内3.3.3 将住户的档案盒（夹）按栋号、楼号、房间号地先后顺序排列在档案柜中3.3.4 按档案盒（夹）内的各业主的资料排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录表》内，内容包括：房号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。

3.4 业主档案的跟踪4.4.1 当发生下列情况变化时，客户服务部客服专员应将变化情况记录在业主档案中；通讯联络方式发生变化时：业主\住户发生更替时4.4.2 业主档案跟踪管理：由客户中心客服专员每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、、水电费和其他服务费一个月以上的业主，客服专员应至少应至少每个15天跟踪一次4.5 业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须保管理处经理批准，经客服专员办理登记手续后方可查阅4.6 业主档案应永久保存4.7 客户服务部人员应利用物业管理系统对业主档案进行管理，并注意数据备份4.8 本管理规程执行情况作为管理处\客服相关人员绩效考核的依据之一。