HX-QP-001文件与资料管理控制程序(A).docx

版本修（制）订内容制/修订者日期审核核准A替代原程序文件QSP/XZ-001《文件和 资料管制程序》王丹2009-6-12.目白:为对质量管理体系文件进行控制，保证对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都使用相 应的有效版本，特制定本程序.二. 范围：2.1. 质量管理体系文件：质量手册、程序文件、作业办法等.2.2. 工程文件：装配图、零件图BOM青单、作业指导书、产品规格书、检验标准等.2.3. 外来文件:顾客提供的技术资料、法律法规等.2.4. 表单记录.三. 权责:3.1. 文件管制中心（DCC）:负责各程序文件、作业办法、工程文件、外来文件、文控表单的分发、回收、销毁、保存与该类文件借阅补发之执行.同时对受控文件计算机档案进行更新、管理及维护 .3.2. 文件制作部门：负责各文件之编号、制订、修订及废止^3.3. 相关单位：负责对发行副本文件之管制.3.4. 品质部：确认各文件制作部门之相关系统文件在质量系统中的适宜性，稽查并推动系统文件在流程作 业中的正确流通.四. 定义:4.1. D.C.C（DOCUMENT CONTROL CENTER阡管制中心4.2. 本公司文件类别区分：4.2.1. 一阶文件:质量手册即为各单位之操作准则或条文规定，以及跟单位处理问题之管理原则与执行办法.4.2.2. 二阶文件:程序文件系依“质量手册”之精神所订之各项程序 .4.2.3. 三阶文件:作业办法系各部门依实际运作之流程而制订之标准化文件 .作业标准（即各部门自行制订但未涉及其它部门之标准化文件）、SORQCX程图、检验标准、图纸、外来文件...4.2.4. 四阶文件:文控表单.4.3. 文件管制类别区分：4.3.1. 管制性文件：与质量管理系统有关且用丁产品或质量系统之生产、验证、储存、包装依据者 .4.3.2. 非管制性文件：A. 与质量系统无关之文件.B. 与质量系统有关但非用丁产品或质量系统之生产、验证、储存、包装依据者 .五. 参考文件：记录管理控制程序六. 作业流程：无七. 作业内容7.1. 质量文件编号:7.1.1. 质量管理手册编号:HX-QM-XXX HX:工厂代号；QM:质量手册；XXX:文件流水号.如:HX-QM-001 表示：第一版质量管理手册.7.1.2. 程序文件编号:HX-QP-XXX HX:工厂代号；QP:二阶文件（程序文件）；XX:流水号.7.1.3. 作业办法编号:HX-XX-C-YYY HX:工厂代号；XX:部门代号；C:三阶文件（作业办法）YYY:流水号.7.1.4. 作业指导书编号:HX-XX-WI-YYY HX:工厂代号；WI:作业指导书；XX:部门代号；YYY:流水号7.1.5. 管理规章编号:HX-GZ-XXX HX:工厂代号；GZ:管理规章；YYY:流水号7.1.6. 文控表单：FM-AA-BBB（C.D） FM: 文控表单 AA:部门代号 BBB:流水号 C:贞次 D:版本7.2. 文件版本：7.2.1. 文件之版本用26个大写英文字母表示，第一次制订时为A版，往后修订时为B版、C版...以此类推.若26个英文字母排序完，则以AA AB...排序类推.7.2.2. 文件之版本丁修订时，须整份文件做版本之变更，分发时亦整份分发.7.2.3. 工程文件正式图面之版本代码为 A、B、C...乙循环使用，若26个英文字母排序完，则以AA AB...排序类推.工程文件试制图面之版本代码为1、2、3...，排序类推.7.2.4. 非管制文件若有需版本定义，则由各部门自行决定之7.3.部门及职能代号:总经办:GM业务部:SA品质部:QA开发部:RD工程部:ENG资材部:STD生产部:PRD采购部:PUR财务部:CFO行政部:AD文控中心:DCC7.4. 文件发布前的审核和确认：所有文件发布前都应经相应的授权人员审批：7.4.1. 质量手册的审批：管理者代表负责编制，副总经理审核，总经理确认发布.7.4.2. 程序的审批：程序由执行该程序的主要责任部门负责人制定，由管理者代表审核，总经理或副总经理核准.7.4.3. 作业办法的审批：由部门专业人员制定，部门主管审核，管理者代表批准.7.4.4. 操作规程及作业指导书的审批：由部门专业人员负责编制，部门主管审核，部门经理核准（部门无经理者，呈副总经理 或管理者代表核准）7.5.文件制订、修订、废止作业：7.5.1. 视业务需要及组织任务而需制订或修订文件时，由提案人填妥《文件制订/修订/作废申 请单》拟订或修订文件内容，依核准权限核准，并征求各部门意见，达成统一后交文管中 心.由DCCM本公司文件之标准格式确认正确性，原稿经核准权限审核及核准后交 DCC 发彳.7.5.2. 文件如与实际运作不符而需作废时，由文件制订单位提出“文件制订/修订/作废申请 单”经各部门主管达成统一意见后作废，相关部门需将文件缴回文管中心依规定处理.7.5.3. 各类质量记录表单之制订由制订单位按编码系统拟案，经驻厂管理代表核准后交由文 管中心发行.7.6. 文件接收控制：7.6.1. 文件控制人员在收到印制好的文件时，应确认下列各项：A. 文件上有制定、审核和确认人员的签名;B. 文件号、修订次和贞数正确；C. 文件的字迹活晰，无涂改等现象.7.6.2. 所有文件应登记丁《文件管制活单》以表明最新状态 .7.7. 文件的发放范围：7.7.1. 文件的发放范围以适用部门和人员为原则确定，应严格控制文件的分发，以便管理和 防止泄密.7.7.2. 所有质量体系文件，除非管理者代表或总经理（副总经理）许可，不得外借给公司以外 的人员.为让顾客了解公司质量体系，一般只提供质量管理手册及相应程序的非受控 本.7.7.3. 文件发放范围依实际工作需要确定.7.7.4. 无论是对外发放或借阅质量文件，条款规定的发放都适用本程序.7.8. 文件的发放和回收：7.8.1. 文件控制人员应保证及时从所有发放和使用场所收回作废文件受控本 .7.8.2. 文件控制人员按规定的发放范围及时发放文件，以保证有关的场所使用相应文件的 有效版本.7.8.3. 文件控制人员应在《文件分发/回收记录表》中详细登记文件发放和回收情况并应有 文件接收人员的签名；所有发放的质量文件应有编号以便追溯.7.8.4. 受控文件都应盖有相应的红色“受控文件”章；试制用之工程图纸都应盖红色“试 制”章.7.8.5. 除文控人员外，不得私自复印文件；发放范围以外人员、部门需要时，应填写《文件需 求申请表》，经管理者代表审批同意，向文件控制人员领取，同样办理登记手续.7.8.6 .作废、失效的受控本回收后都应及时处理，作为档案或供今后参考而保留的（至少一 份）作废文件，应盖上蓝色“作废”印章以防误用.7.9. 文控中心对顾客提供的技术资料或图纸的收集、整理和归档 ^7.10. 文件与资料保存:7.10.1. 文控中心负责对文件与资料原件保存.7.10.2. 文控中心将保存文件与资料作明显标识.7.10.3. 文件与资料保存在适合的场所，以防变质、损坏和丢失.7.11. 电子文档的管理：7.11.1. 储存丁计算机中的文件和资料都应编制目录.7.11.2. 重要的电子文档（质量体系文件、产品规格书等）应备份保存.7.11.3. 电子文档的保存应设置权限密码.7.11.4. 所有电子档文件均要求形成独立文档进行储存 .7.12. 网络、移动磁盘必须严格控制，防止病蠹侵入，并定期杀.7.13 .夕卜来文件管制：7.13.1. 客户提供的技术资料由业务部确认；相关的法律、法规由行政部收集查核，确认后 的外来文件交文控中心,盖“外来文件”章，再依7.8分发、回收.7.13.2. 外来文件编号以原有的编号为准.7.13.3. 外来文件管制要求建立《外来文件一览表》.大.附件：8.1. 文件制订/修订/作废申请单8.2. 文件管制活单8.3. 文件分发/回收记录表8.4. 文件需求申请表8.5. 外来文件一览表。