三、质量体系文件编码管理标准作业规程.doc

三、质量体系文件编码管理标准作业规程1 目的确保公司内部所有的质量体系文件得到统一的编码，规范文件和资料的管理2 适用范围适用于公司质量体系文件和资料，包括质量手册、程序文件、质量计划、作业指导书、质量记录以及被纳入公司质量体系的相关外来文件的编码3 职责品质部负责质量体系文件和资料编码的归口管理4 程序要点（1）文件和资料的除有行业特殊规定外，均按以下条款规定进行2）文件分类与编码规则a) 质量手册（采用“A”作代码）编码格式：×××/A—※※—※※文件发布年号、标准要素号、质量手册代码、公司名b) 程序文件（采用“B”作代码）编码格式：×××/B—※※—※※文件序号、标准要素号、程序文件代码、公司名c) 各类计划（采用“QP ”缩写）编码格式：×××/A—※※—※※—※※计划序号、部门代码、标准要素号、质量计划缩写、公司名d) 标准作业规程（采用“C”作代码）编码格式：×××/C—※※—※※规程序号、部门代码、规程代码、公司名e) 质量记录★程序文件要求的记录编码格式编码格式：×××/B—※※—※※—※※该文件记录表格、该要素文件的序号、标准要素号、程序文件代码、公司名★标准作业规程要求的记录编码格式编码格式：×××/C—※※—※※—※※该文件记录表格、规程序号、部门代码、规程代码、公司名f) 其他文件资料编码：★审核报告（采用“IQR”缩写）编码格式：×××/IQR—※※—※※评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名★管理评审报告（采用“MQR”缩写编码格式：×××/MQR—※※—※※评审年号、评审报告序号、评审报告缩写、公司名（3）代码a)公司代码用英文全称×××表示。

b)文件和资料名称代码：质量手册——A 程序文件——B 标准作业规程——C质量计划——QP 外来文件—— ED 审核报告——IQR管理评审报告——MQRc)要素号与 GB/T19002——1994idtISO9002：1994 第 4 章“ 质量体系要求”中的条目编号一致d)部门代码：品质部及公司通用——G·S 部门共用——G·Y 公共事务部——A·W保安部——B·A 行政部——X·Z 人事部——R·S财务部——C·W 消防管理中心——X·F 机电维修部——J·D园林绿化部——Y·L 保洁部——B·Je)受控代码：总经理——01 管理者代表——02 副总经理——03行政部——04 人事部——05 财务部——06品质部——07 经营部——08 管理处经理——09管理处副经理——10 公共事务部——11 机电维修部——12保安部——13 消防管理中习——14 园林绿化部——15保洁部——16注：如果一个部门发放的文件超过 2 份及以上时，应在上述编号后加分编号，例如机电维修部发放 3 份文件则受控编号为 12—1、12—2、12—3 以此类推4）文件条款的a)文件条款用阿拉伯数字和小写英文字母来表达；b)文件条款以四个层次为限，分别是条、款、项、眯。

5）文件的标识a) 文件版本的识别：A / O版本识别字母“A”为首版， “B”为第版，以此类推b) 文件更改状态的识别：A / O更改状态识别数字“O”为此页文件首版，以此类推5 记录6 相关性支持文件《质量体系文件和资料管理标准作业规程》《质量体系文件编制标准作业规程》。