大学电子文件归档与管理实施细则模版.docx

大学电子文件归档与管理实施细则第一章 总则第一条 为了加强对本校电子文件的归档与管理，保障电子文件的安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）和《高等学校档案管理办法》，结合本校实际情况，制定本细则第二条 本细则所称电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件；归档电子文件（电子档案）是指具有参考价值和凭证作用并作为档案保存的电子文件第三条 我校档案馆须建立相应的计算机软、硬件档案管理系统，管理电子文件，通过该系统实现档案信息资源共享第四条 各单位应将电子文件的归档工作纳入档案管理员的岗位职责，档案管理员应认真积累本单位形成的电子文件，完成电子文件的归档工作电子文件移交前由形成单位负责，移交后则由校档案馆负责第五条 在学校信息化建设和办公自动化系统的功能设计和完善工作中，应考虑电子文件的归档要求，在办公自动化软件中配置电子文件归档接口与档案管理系统对接，保持对电子文件生命周期全过程的有效控制，实现电子文件归档及管理和利用第二章 电子文件的收集第六条 电子文件收集积累的要求（一）凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值的电子文件均应被保留、收集、归档，记录了文件历次修改痕迹和重要法规性文件的历次修改文稿均应被保留、收集、归档。

二）应采取严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动同时应随时对电子文件进行备份，定期存储于能够脱机保存的载体介质上三）收集积累的电子文件格式类型为文本文件、图像文件、影像文件、声音文件、多媒体文件、计算机程序文件、数据库文件和图形文件1、文本电子文件以PDF、XML、DOC、TXT为通用格式2、图像电子文件以BMP、JPEG、TIFF为通用格式3、视频和多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式4、音频电子文件以WAV、MP3为通用格式5、数据库文件以DBF、 XLS为通用格式四）对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等专用软件产生的电子文件原则上要求转换为通用格式，如果不能转换，收集时应连同专用软件一并收集第三章 电子文件的归档第七条 电子文件的归档范围（一）文书档案中的公文要求电子文件与纸质文件同步进行归档；没有电子文件的公文应扫描获得电子文件，与原公文一同归档二）各单位形成的声像档案、数据库文件和相关软件、多媒体课件（各种级别的精品课程、基础课、必修课等）、CAD图形文件等均应归档三）学校信息系统或办公系统中形成的各种电子文件，根据档案管理要求具有档案保存价值的，应能与档案管理系统对接，实现电子文件的归档、查询、利用及备份。

第八条 电子文件的归档要求（一）归档电子文件应与纸质文件在内容、相关说明及描述上保持一致；没有纸质文档的电子文件，必须编制相应的纸质说明文档，说明该电子文件的标题、内容、时间、人物等相关背景信息二）加密文件应在解密后进行归档，压缩文件应在解压缩后进行归档三）保管期限、密级划分和归档时间参照我校各类纸质档案的相关规定执行四）使用电子文件的载体为一次性写光盘不允许用其他介质（如软磁盘）作为归档电子文件长期保存的载体第九条 电子文件的归档方式（一）网络归档：归档单位可登录我校档案管理信息系统对档案信息著录，上载归档电子附件并提交，在系统中打印交接目录（详见附表1）档案馆对提交的电子文件著录信息与电子文件附件信息检查核对、识读，确认无误后，交接双方办理交接手续，交接目录一式两份，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收二）物理归档：归档单位可通过光盘归档，要求一张光盘中只能放同一类档案（如照片、录音文件则分属不同类），同事件（主题）不同内容电子文件放在一个文件夹内，文件夹中要有文字说明性文件（详见附表2），如同一次会议所拍照片，选取有代表性照片放在同一文件夹，说明性文件中写清拍照时间、地点、事件、人物、说明信息、拍摄者等信息（6要素）。

光盘归档时双方要对光盘检验，项目如下： 1、载体有无划痕，是否清洁 2、有无病毒 3、核实归档电子文件的真实性、完整性及有效性 4、核实说明性文件等是否齐全 5、对特殊格式的电子文件，应核实其相关的软件、版本、操作手册等是否完整确认电子文件无问题后，填写交接目录（详见附表1），办理交接手续，双方签字后各保存一份备查，档案馆接收对不符合要求的，应退回形成单位重新制作第四章 归档电子文件的保管、利用和统计第十条 档案馆对归档的电子文件载体的装具上应贴有标签，标签上应注明载体编号一）存放载体的编号方案为：年度-文件格式代码-流水号（如：2009-T-0001）二）文件格式代码为：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等第十一条 归档电子文件的保管应符合下列条件：（一）归档载体应先做电子备份、防写处理，不得擦、划、触摸记录涂层二）单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压三）归档载体应远离磁场，并与有害气体隔离四）归档电子文件载体应专库或专柜集中保存，保管环境应符合防尘、防火、防鼠、防虫要求，保管环境温度选定范围：17℃—20℃；相对湿度选定范围：35％—45％，电子文件载体要避免阳光直接照射。

第十二条 随技术的不断发展，保证电子档案文件不同时期的兼容性和数据处理的方便性，档案馆应定期对电子文件的读取、处理设备更新情况进行检查登记设备更新时应确认库存载体与新设备的兼容性；如不兼容，应及时进行归档电子文件的载体转换，转换后原载体保留时间应不少于4 年，保留期满后，原载体按保密要求进行处置第十三条 对光盘每满4年进行一次随机抽样机读检验，抽样率不低于10％，如发现问题应及时采取恢复措施档案馆应定期将检验结果填入《归档电子文件检验登记表》（详见附表3），并存档第十四条 系统设备更新或系统扩充时，应及时对归档电子文件进行迁移操作，并填写《归档电子文件迁移登记表》（详见附表4）第十五条 利用电子文件时应遵守国家保密规定凡带密级尚未解密或内部使用不宜公开的电子文件不得在互联网上运行对在专网或其他内部网上运行的、具有保密要求的归档电子文件提供利用时，应设置使用权限认证系统或履行使用审批手续第十六条 归档电子文件的封存载体原则上不外借第十七条 应当按年度对归档电子文件的接收、保管、利用和鉴定销毁情况进行统计 第五章 附则第十八条 本办法由大学档案馆负责解释第十九条 本办法自发布之日起施行。

附表1： 大学电子文件移交目录表归档单位归档人提交介质□CD光盘 □ DVD光盘□病毒检验载体运行环境说明操作系统：□通用软件 □其他软件（ ）盘内文件夹数量文件总数序号文件夹名称文件类型文件夹内文件数量是否有说明文件备注123456注：文件类型：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等 附表2：文件夹内说明性文件（电子文件卷内目录）文件夹名称夹内文件数量文件类型主题事件（主题）发生时间事件（主题）发生地点背景说明人物/内容文字说明夹内各个文件是否命名□是 □否（须填写下表）文件名内容文字说明注：文件类型：T—文本文件；I—图像文件；G—图形文件；V—影像文件；A—声音文件；O—超媒体链结文件；D—数据库文件；P—程序文件等附表3：大学归档电子文件检验登记表归档电子文件设备情况登记新设备兼容性检 验磁性载体转存登记盘名（档号）存在问题措施填表人： 审核人： 年 月 日附表4：大学归档电子文件迁移登记表原系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：目标系统设备情况硬件系统：系统软件：应用软件：存储载体：被迁移归档电子文件情况记录数： 字节数：迁移时间：操作者：备注填表人： 审核人： 年 月 日。