巧用ERP总账系统中的辅助核算功能.docx

巧用ERP总账系统中的辅助核算功能doi : 10.3969 / j . issn . 1673 - 0194.2009.20 .002在用友ERP总账系统中，辅助核算的种类多，狭义地说有 部门核算、个人往来、客户往来、供应商往来、项目核算,广义 地说还包括外币核算、数量核算、以及指定会计科目中的现金 总账科目、银行总账科目、现金流量科目设置、支票登记等,而 且由于辅助核算的设置操作前后关联性高,设置并使用得好则可 以发挥出高效、准确的核算作用，因此要充分利用辅助核算的功 能，为会计核算及财务管理服务一、完善的基础设置是开展辅助核算的前提条件期初会计 科目辅助项的设置是日后开展辅助核算的前提，基础设置必须完 善、全面,下面分几大类来阐述1. 对于如原材料、库存商品、主营业务收入、主营业务成本 等科目均要设置数量金额账页形式，特别是对于库存商品、主营 业务收入、主营业务成本科目，其单位和格式应一致，只有在格 式和单位一致的前提下，期末才能进行销售成本的转账定义和生 成2. 在建立账套的过程中，对于有外币业务核算的单位要选 择有外币核算；增加专用的外币核算科目时，选择专门的外币金额式账页3. 对于进行围绕某一项目的项目核算时，如在建工程、在产 品成本、技术改造等项目,要分别设定项目大类、进行相应的项目 分类定义和项目目录维护，并指定相应的核算科目。

4. 在定义往来核算辅助项目时,如部门核算、个人往来、客 户往来、供应商往来时,对于部门、个人、客户和供应商的基础信 息一定要详尽录入5. 期初余额除录入总账科目余额外，对于有辅助核算功能 的科目，要录入辅助核算类别的有关期初余额如有外币核算的 科目，需要录入期初的外币余额；具有数量核算要求的，则要录入 期初的数量；对于项目核算、供应商、客户、部门等期初余额录入 应在项目核算期初、客户往来期初、供应商往来期初等中通过增 加期初余额录入二、填制凭证中辅助核算的录入是进行辅助核算的来源1. 录入中在填制凭证的过程中，只要基础设置中已经进行 过辅助核算的设置，将原材料、主营业务收入科目设置为数量核 算,将应收账款和应付账款定义为客户和供应商往来，在填制凭 证过程中就会有辅助项录入的提示分别以采购原材料和销售产 品为例，采购和销售均为赊购和赊销，形成了应付账款和应收账 款，这两笔会计分录在填制凭证中均会出现不同的提示语，在原 材料录入时,提示输入数量和单价,在应付账款录入时提示选择 供应商、业务员、时间；而在销售产品时，在应收账款录入时， 提示选择客户和时间，在主营业务收入录入时,应同时录入数量、 单价的辅助信息。

2. 录入后凭证录入以后,发现辅助项录入有误,这时将光 标定位到要修改的科目，然后将光标移动到凭证下方显示的要修 改的辅助项处，出现“修改笔”时，双击后出现辅助项的修改界 面，然后删除原有内容进行修改3. 月末转账定义生成在期末转账自定义时,只要具有完 善的初始设置，月末分别根据对应结转、自定义结转、销售成本 结转、汇兑损益结转等就能进行自动结转,这时的辅助核算就不 需要在填制凭证时进行录入三、充分发挥辅助核算的功能为会计核算及财务管理服务1. 减轻工作量，提供翔实资料辅助账的核算种类多，工作 量大,以原材料为例，企业的原材料种类有几十种甚至几百种,既 要核算数量又要核算金额，业务量大且烦琐，容易出现差错，通过 ERP系统中的辅助核算功能，在基础设置完善、凭证填制中辅助 项录入齐全，凭证经审核记账后，相应的总分类账、明细账都已 进行平行登记，故省却了烦琐的手工辅助账登记工作，极大地提 高了工作效率,并且减少了差错,同时可以通过存货预警的设置, 控制存货的最高和最低数量，能够提供翔实的数据资料以出纳 工作的月末银行对账为例，在进行银行对账时，将银行对账单逐 一录入并进行对账，如结算方式和票号等信息越详尽和完备，对 账的工作就越省力便捷。

2. 有利于控制费用、降低成本通过项目核算与管理，有利 于即时掌握项目的费用情况，通过各部门费用的控制，有利于即 时了解部门经费的使用情况，因此便捷的成本控制、经费控制为 生产、管理部门控制成本费用和节能降耗提供了方便，还有利于 对成本项目、费用支出等进行结构性分析3. 有利于提高财务核算能力，高效进行财务管理，为动态掌 握资金的运作情况服务以往来核算为例，在客户往来中，可以 及时掌握客户的信用情况，对客户进行分类管理,及时进行账龄 分析,加强应收账款的管理，同时随时掌握企业的资金动态，进行 现金流量分析和财务状况分析，为企业投资、经营等活动提供分 析。