公安机关常用公文写作与处理ppt课件.ppt

常用公文写作与处理 大队内勤业务培训班 第二章公安文书的格式及行文规则 第三章几种常用公文的写法及范例 第一章公安文书的概念及特点 第一章公安文书的概念及分类 一 公安文书的概念 公安文书是各级公安机关在从事行政管理 事务管理和业务管理工作 依法撰制的内容真实 表述平实 语言庄重 结构稳定 格式规范 又具有极强的政策性 法律性和强制性的公务文字的材料 二 公文的分类 根据 国家行政机关公文处理办法 第九条规定 国家行政机关公文种类包括 命令 令 议案 决定 指示 公告 通告 通知 通报 报告 请示 批复 函 会议纪要 共12类13种 通常按行文方向将以上文种分为三类 上行文 请示 报告 议案 平行文 函 下行文 命令 决定 指示 公告 通告 通知 通报 批复 会纪议要 一 公安文书的特点 一 内容上具有鲜明的政治性和政策性 二 格式上具有特定性和惯用性 三 作用上具有辅助性和参考性 四 应用上具有广泛性 二 公安文书的作用 一 领导与指导作用 二 规范约束作用 三 公务联系作用 四 凭证依据作用 五 宣传教育作用 第二章公安文书的特点及作用 三 公文的语言特点A 严密的解释和周密的限制 确保读者的理解完全符合作者的要求 B 大量使用介词结构 使文意的表达更加明确 严密 C 多用联合词组作句子成分 以增文势 D 多用肯定或否定判断句式 E 外在形式多条例化 如几要 几不准等 F 语言质朴无华 真切庄重 四 公文中约定俗成的惯用语1 开头词语 常用的有 依照 遵照 根据 据查 经 批准 为了 鉴于 由于 等 用以表明行文的依据 目的 原因 如 根据 发 2003 号文件精神 我处已建立了 个指纹远程查询站 经中央批准 今后县 乡两级选举的日常工作 由民政部门负责 2 引叙词语 批复 复函等答复性公文 在开头引叙来文的发文文号 标题或主要事由时 经常使用 前接 近接 收悉 谨悉 等词语 如 你处 铁公办 2003 号请示收悉 南铁公安局 3 承启词语 用于前言的最后 起有承接上文 提领下文的承上启下作用 下行文常用的承启词语有 现批复如下 现将有关情况通报如下 现将有关事项通知如下 现答复如下 等 上行文常用的承启词语有 现提出如下意见 建议如下 我们的意见是 等 4 结尾词语 下行文常用的结尾词语有 特此公告 此令 请贯彻执行 等 上行文常用的结尾词语有 特此请示 妥否 请批示 请批复 特此报告 等 主要作用是请求上级机关对 请示 或 报告 事项给予答复和关注 平行文常用的结尾词语有 在致函中 向对方提出要求 希望时 常用 望早日见复 盼予函复 请大力协助为荷 等 在复函中常用 此复 特此函复 等 一 公文的格式一般包括三部分内容 公文的书面格式 公文的用纸格式 公文的印装格式 一 公文的书面格式 由眉首 主体 版记组成 置于公文首页红色线以上的各要素统称眉首 置于红色线以下至主题词 不含 之间的各要素统称主体 置于主题词以下的各要求统称版记 二 公文的用纸格式 一般采用国际标准A4型 210mm 297mm 左侧装订 公文用纸天头 上白边 为37mm 1mm 公文用纸订口 左白边 为28mm 1mm 版心尺寸为156mm 225mm 不含页码 三 公文的印装格式 文字从左至右横写 横排 正文用3号仿宋字体 一般每页排22行 每行排28个字 第三章公安文书的格式及行文规则 二 公安行政文书的眉首部分 一 秘密等级和保密期限秘密等级简称密级 指公安秘密程度的等级 分为绝密 机密和秘密三级 保密期限指文书的保密时间 未标明或未通知保密期限的 其保密期限按照绝密级30年 机密级20年 秘密级10年认定 秘密等级和保密期限一般同时标注 用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第一行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 秘密等级两个字之间空一个字 二 紧急程度紧急程度又称缓急时限 处理时限 是对公文送达和办理的时间限制 紧急程度分为特急件和急件 标识紧急程度用3号黑体字 顶格标识在版心右上角第一行 两字间空一字 如需同时标识秘密等级和保密时限 秘密等级顶格标识在版心右上角第一行 紧急程度顶格标识在版心右上角第二行 三 发文机关标识发文机关标识应当使用发文机关全称或规范化简称 四 发文字号发文字号是由发文机关编排的文件代号 又称发文号 文号 发文字号由机关代字 年份和序号组成 在发文机关标识下发标明 年份 序号使用阿拉伯数码标识 年份使用全称 序号不编虚位 如 湘公交高 2010 12号 五 签发人签发人指对即将发出的文稿进行最后审定并签署准予印发的机关首长 上报的公文应当注明签发人 签发人姓名平行排列于发文字号右侧 三 公安行政文书的主体部分 一 标题行政文书的标题由发文机关 事由和文种组成 公文标题应当准确简要地概括文件的主要内容 公文标题中除法规 规章名称加书名号外 一般不使用标点符号 公文标题有回行时 要做到词意完整 排列对称 间距恰当 标题一般用方正小标宋2号 不加粗 二 主送机关主送机关指文件的主要受理机关 也是发文机关要求办理或答复这份文件的对方机关 应当使用全称或规范化简称 命令 和 决定 一般没有主送机关 请示 和 批复 只有一个主送机关 主送机关的排列按与文件内容相关的密切程度排列 关系密切的在前 关系一般的在后 密切程度相同的 按级别高低排列 标注时应当注意 一要顶格写 二当单位不是一个性质时 要将顿号改成逗号 主送机关于标题下空一行用3号仿宋体标识 回行时仍顶格 最后一个主送机关名称后标全角冒号 如主动机关名称过多 公文首页不能显示正文时 应当将主送机关名称移至主题词之下 抄送机关之上 标识方法同抄送机关 三 正文正文用3号仿宋体字 文中如有小标题 可用3号小标宋体字或黑体字 一般每页排22行 每行排28个字 正文从主送机关名称下一行开始排布 数字 年份不能回行 结构层次序数 第一层为 一 第二层为 一 第三层为 1 第四层为 1 一般第一层的小标题用3号黑体不加粗 公文中的数字 除成文日期 部分结构层次序数和在词 词组 惯用语 缩略语 具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外 应当使用阿拉伯数字 四 附件公文附件是某些文件根据需要附加的重要组成部分 通常作为对正文的补充说明或参考资料 可以是照片 图表 统计表或其他文字材料 公文如有附件 应当在正文之后 成文日期之前 用3号仿宋体字注明附件顺序和名称 附件顺序使用阿拉伯数码标识 附件名称后不加标点符号 附件名称如有回行 回行后的首字应当与附件名称首字对齐 附件全文应当在成文日期之后 主题词之前印制 五 成文日期成文日期即文件的生效日期 应当以本机关负责人签发的日期为准 联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准 会议决定的事项以会议通过日期为准 电报以发出日期为准 党委文件成文日期使用阿拉伯数字 并标全年 月 日 行政公文成文日期使用汉字 并标全年 月 日 零写成 O 六 印章印章是文件制发机关对文件生效负责的凭证 行政文件除 会议纪要 和以电报形式发出的以外 应当加盖印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文一行之内 端正 居中下压成文日期 印章用红色 联合上报的文件 由主办机关加盖印章 联合下发的文件 发文机关都应加盖印章 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务必使印章与正文同处一页 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 七 附注附注用于说明文件中在其他区域不便说明的各种事项 如需要加以解释的名词术语 或文件的传达范围 使用方法等 上报的请示性公文 应当在附注处注明联系人的姓名和 四 公安行政公文的版记部分 一 主题词指用以说明文件内容的主旨 特征 重点及文种 经过规范化处理的词或词组 标引主题词应先归纳文件主题思想 并浓缩为几个有限单词 接着将浓缩词与主题词报表上的词靠拢 按词的涵义由小到大选择恰当的 正式的主题词 最后将选择到的主题词按文件主题涉及的主体 事由 文种的顺序进行标引 也即按类别词 属别词和文种的顺序标引 主题词在公文的抄送栏之上 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空一字 不加标点符号 二 抄送机关抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关 应当使用全称或规范化简称 统称 抄送机关的排列顺序也有一定的规律 通常上级排在前 依次是平级 下级 层次变了 就要换行 抄送机关标识域在主题词下一行 左右各空一字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 三 印发机关和印发日期印发机关应当用全称或规范化简称 统称 印发日期以公文付印日期为准 用阿拉伯数码表示 印发机关和印发日期位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词下 占一行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空一字 印发日期右空一字 四 印制份数和页码印制份数应当在印发机关名称和印发日期右下方标明 份数使用阿拉伯数码标识 页码使用4号半角阿拉伯数码 置于版心下边缘之下一行 单页码居右空一字 双页码居左空一字 空白页和空白页以后的页不标识页码 五 公安行政文书的行文关系行文关系 即党和国家各级机关在公文往来中 行文要正确反映发文机关和受文机关的隶属关系 它是根据隶属机关的隶属关系和职权范围来确定的 一 上下级之间领导与被领导的关系或是业务指导关系 上级向下级行文 行文方向属于下行文 二 下级向上级请求指示的被领导与领导之间的关系 行文方向属上行文 三 没有隶属关系但有业务往来的同级之间的关系 行文方向属于平行文 第三章常用公安应用文的写作 一 通知 概念 通知是上级机关向下级机关布置工作时所用的一种简易文书 它的功能主要是布置工作 告知事项 是一种下行文 通知主要有五种类型 指令型通知 转发型通知 事项通知 会议通知 任免和聘用通知等 写作 首先要搞清楚写什么 要写的主旨和内容 再考虑怎么写 文章的体裁格式 通知一般由标题 主送机关 正文和落款四部分组成 标题 由发文机关 事由 文种组成 公安局关于 工作的通知 主送机关 对谁发通知 正文 主要包括通知原因 通知事项 通知要求三部分 通知原因 首先要写明主要依据 即为什么要发通知 如根据上级 文件 会议精神或根据 工作的需要等 根据 文件精神 依据 结合本局实际 针对性 找出文件与工作之间的结合点 为更好地搞好工作 通知意义 现将有关事项通知如下 过渡语 引起下文 通知事项 交待工作任务 阐明具体措施 这里事项要具体 重点要突出 可分条写出 1 2 3 简单的通知可不分条 一次性陈述写出 通知要求 对有关政策界限 完成期限 怎样上报等提出具体要求 最后以 特此通知 请认真贯彻执行 等惯用语结束 要求 通知的开头导语要说明通知的根据 针对性提出问题和要达到的目的 按照提出问题 分析问题 解决问题的思路 通知的正文不需要举例和议论 只需明确 做什么 和 怎么做 就行了 结尾部分要简明扼要 切忌长篇大论 冲淡主题 二 通报 概念 通报是上级向下级表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况的一种公文 属下行文 通报或分为表彰性通报 批评性通报和重要情况通报 写作 一般由标题 受文机关 正文 落款 日期组成 表彰性通报 正文内容通常由叙述事实 说明主旨 做出决定 提出要求四个部分组成 叙述事实是表彰性通报的主要部分 应用时间 地点 人物 事件 结果五大要素反映清楚明确 同时应突出重点 表彰性通报常常因事及人 透过客观事实看精神境界 凡是体现精神境界的事实和情节 应当作为重点 下功夫写好 说明主旨 就是说明先进事迹所反映的精神境界和思想风貌及其意义 主要经验和值得发扬的是什么 做出决定就是根据先进事迹作出表彰或奖励的决定 提出要求即提出向先进人物或集体学习的号召 批评性通报 一般分为四个部分 一是介绍事实 具体陈述起因 经过 后果 造成的影响或损失情况 有关人员的责任等 对错误事实的交代要清楚 简练 二是指出错误的性质 危害 分析产生错误的主。