企业合同审查与管理流程.docx

公司协议审查与管理流程第一节公司协议审查流程不管是公司内部法务人员还是外部律师对公司协议进行审查，都必须遵循一定的工作流程，以规范协议审查行为，保证协议审查的准确性和科学性公司需要审查的协议草案重要来源有两个，一是本公司负责起草的协议草案，二是对方当事人提供的协议草案协议草案不管来自于哪一方，都需要遵循同样的审查流程和管理流程协议审查的部门根据协议复杂限度或标的大小，也许会涉及不同的部门对于标的较小、内容简朴的协议，一般由公司内部法务部门审查之后即可交给业务部门签署，但假如是内容复杂、标的较大，或者是根据公司新的业务拟定的新型协议，一般涉及多个部门，例如业务承办部门、审计部门、法务部门、财务部门等，有时还需要外部律师提供法律意见进行确认对于一个大型公司集团而言，由总部的法律服务机构审查所有拟签订的协议草案，既不现实，也不高效因此，对于大型公司而言，建立分级管理的协议审查机制非常重要如何判断哪些协议属于下属单位的法务人员自行审查范围，哪些协议是必须由公司总部的法务人员审查的范围，是拟定协议审查流程的一个前提一般来说，下列协议应当有集团本部法务部门进行审查：(1)集团公司本部签署的经济协议或技术协议；(2)所属公司签订的运用外资协议；(3)所属公司资产抵押、转让、出售、收购、租赁协议；(4)所属公司对外担保协议；(5)所属公司合并、兼并、联营协议；(6)所属公司涉及的土地使用权转让协议、投资协议；(7)所属公司拟签订的标的超过集团公司规定的数额之上的协议；(8)其他重大或所属公司认为有必要由集团公司本部审查的协议。

拟定协议审查分级管理制度后，公司还需要拟定协议审查的工作流程一般来说，公司内部的业务部门先根据格式文本或过去使用过的协议起草并提出一个协议草案，并说明本次协议签订欲达成的目的和协议要点所在，然后呈送协议审查部门对协议草案进行审查，协议审查部门一般是法务部门法务部门对协议草案进行修改完善，并对协议条款进行补充，以保证协议的完整性和合法性，并防止潜在法律风险假如是数额较大、涉外协议或新型协议，还要由公司财务部门对协议中涉及的财务条款进行审查，以保证财务条款可以实际履行，且不违反公司内部的财经制度和银行支付的规定最后法务部门在根据业务部门和财务部门的意见进行最后修改，以拟定最终协议文本因此，可以将公司协议审查流程简化为以下几个环节：一、申请协议审查并提交相关材料公司业务部门或拟签订协议部门向公司法务部门进行协议送审登记，并填写协议审查申请表协议审查申请表上需要写明协议标的、协议拟签订时间、希望协议审查截止时间、协议承办人、联系方式等信息，并将签订本次协议有关的信息资料附随之后，作为协议审查部门了解协议背景进行审查确认的必要文献注意事项】实务中，送审部门应注意以下方面：1．业务承办人向有关机构提交协议草案时，应预留2日以上完整工作日作为协议审查部门审核时间，重大经济协议需预留7个工作日以上作为审核时间。

2．业务承办人应对协议当事人对方进行初步的资格审查，并在提交送审登记时一并提交如下材料：(1)能证明协议对方当事人主体资格合法的文献，例如营业执照或其他主体登记证明；(2)能证明欲签协议标的应符合当事人经营范围文献，涉及专营许可的，应提供相应的许可、等级、资质证书；(3)由对方当事人委托代理人代签协议的，应提交真实、有效的法定代表人身份证明书、授权委托书、代理人身份证明；(4)对方具有相应的履约能力的证明材料，必要时应规定其出具资产负债表、资金证明、注册会计师签署的验资报告等相关文献；(5)对方履约信用的证明文献，如过去三年与本公司经济往来有无违约事实，是否有涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件等在提供上述所列各种文献时，其文本为复印本时，还须加注'与原件核对无误'字样，并由核对人签字3．业务承办人提交本次业务需要关注的问题或协议需要特别保障实现的方面，供送审部门给予特别关注并向送审部门提交以下本次交易的信息资料：(1)协议交易事项（标的）、数量、价款、质量规定；(2)支付方式或履行程序（涉及时间、地点和履行方式）；(3)协议谈判中已经约定的重要条款或重要事项；(4)协议的背景资料，涉及重要邮件、、备忘录、会议纪要等；(5)违约责任或救济手段；(6)本次特别关注的风险以及初步解决方案；(7)如属于涉外协议，对法律合用、争议解决、协议语言等条款的考虑；(8)本次协议文本草案的提供方。

二、法务部门初步审查公司法务部门工作人员对送审协议进行初步审查，进行完善和修订，并出具协议审查法律意见注意事项】公司法务部门对协议的审核内容重要是合法性、严密性、可行性等审查重要涉及：1．合法性：(1)主体合法，签约各方具有签约的权利能力和行为能力；(2)内容合法，签约各方意思表达真实、有效，无悖法律、法规、政策，无规避法律行为，无显失公平内容；(3)形式合法；(4)签约程序合法2．严密性：(1)条款齐备、完整；(2)文字清楚准确；(3)设定的权利和义务具体、确切；(4)相应手续完备；(5)相关附件完备；(6)附加条件适当、合法3．可行性：(1)资信可靠，有履约能力；(2)担保方式切实、可靠4．协议承办形式审核：(1)承办人无误；(2)符合规定程序；(3)各审核部门审核意见书齐备；(4)协议文本文字无误，正副本及附件份数齐备此外，需要注意的是，假如是律师受公司委托，对公司提供的协议文本进行审查，还需要注意不要容易将公司送审的协议整条删除，然后将自己认为完美的范本条款粘贴进去，而是尽也许在送审协议文本上进行外科手术这样做的目的一是尽也许尊重客户的劳动和认知习惯，由于客户对于送审的协议文本比较熟悉，也也许多次使用过，容易理解；二是已经多次履行的协议，其中的约定往往有自身的合理性，律师假如不是发现有法律漏洞或重大法律风险，不要容易否认。

三、相关部门联合审查公司法务部门完毕初步审查后，根据初审结果判断是否进入进一步审查程序，如属于普通协议，公司法务部门负责人复审并签署审查意见就可以发还申请部门如属于疑难内容，则需要报请外部律师进行进一步审查确认，并出具法律意见书如属于重大协议，则需要报请公司领导并建议召集业务部门、法律部门、审计部门、财务部门等相关部门进行集体会审，法律部门根据会审意见出具法律审查意见注意事项】作为业务、财务部门对协议审核重要涉及以下方面：1．协议的经济性：(l)市场需求情况属实；(2)市场需求预测可靠、合理；(3)投入产出核算经济、准确2．协议的技术性：(1)工程技术依据真实、可靠；(2)技术措施完备、可行；(3)技术标准和参数科学、真实、可行3．协议的可行性：(1)整体项目技术具有可靠性；(2)经济效益或社会效益具有真实性；(3)资产、资金使用效果的财务可行性；(4)具有可操作性4．协议的安全性：(1)涉及的知识产权已采用相应的保护或限制措施；(2)无损本公司商誉、商业秘密及其他利益作为审计部门，重要审查协议的以下方面：1．资金、资产的合法性：(1)资金来源合法，资产的所有权明确、合法；(2)资金使用和资产动用的审批手续合法；(3)资金、资产的用途及使用方式合法。

2．价款、酬金和结算的合理性与合法性：(1)价款、酬金的拟定对的合理、合法；(2)资金结算、酬金支付方式明确、具体、合法；(3)与资金、资产等有关的其他事项合理、合法3．索赔条款的合法性四、返还送审业务部门公司法务部门审查完毕后，告知送审部门领取协议审查法律意见五、变更修改送审程序对于已经审查完毕的公司协议草案，假如需要变更或修改，还需要按照以上流程重新进行六、审核签署法律部门结束审核后，应将法律意见书、其他审核机构意见书连同协议草案退还协议承办人，由协议承办人报送法定代表人或授权代表审核签署第二节公司协议管理流程公司协议管理，是指公司按照合法、规范、科学的规定，对公司协议的拟定、修改、审查、签订、履行、协议纠纷解决以及保管、归档等内容进行规范化管理的活动，达成防控公司法律风险，维护公司合法权益的目的根据《公司内部控制应用指引16号--协议管理》(财会(2023)11号）及财政部会计司有关解读，协议管理可以分为协议订立阶段的管理和协议履行阶段的管理两个阶段，协议订立阶段涉及协议调查、协议谈判、协议文本拟定、协议审批、协议签署等环节，协议履行阶段涉及协议履行、协议补充和变更、协议结算、协议登记等环节。

因此，协议审查与协议管理的关系，是部分与整体的关系，协议管理涉及协议审查，协议审查是协议管理的一个环节，协议审查重要体现在协议订立阶段中的审查以下根据财政部会计司对《公司内部控制应用指引16号--协议管理》解读文献，对协议管理流程介绍如下：一、协议调查协议订立前，公司应当进行协议调查，充足了解协议对方的主体资格、信用状况等有关情况，保证对方当事人具有履约能力协议调查的目的是为了避免以下风险：1．忽视被调核对象的主体资格审查，准协议对象不具有相应民事权利能力和民事行为能力或不具有特定资质，与不具有代理权或越权代理的主体签订协议，从而导致协议无效，或引发潜在风险；2．在协议签订前错误判断被调核对象的信用状况，或在协议履行过程中没有连续关注对方的资信变化，致使公司蒙受损失；3．对被调核对象的履约能力给出不妥评价，将不具有履约能力的对象拟定为准协议对象，或将具有履约能力的对象排除在准协议对象之外协议调查阶段方法很多，常见或重要措施如下：1．审查被调核对象的身份证件、法人登记证书、资质证明、授权委托书等证明原件，必要时，可通过发证机关查询证书的真实性和合法性，关注授权代理人的行为是否在其被授权范围内，在充足收集相关证据的基础上评价主体资格是否恰当。

2．获取调核对象经审计的财务报告、以往交易记录等财务和非财务信息，分析其获利能力、偿债能力和运营能力，评估其财务风险和信用状况，并在协议履行过程中连续关注其资信变化．建立和及时更新协议对方的商业信用档案3．对被调核对象进行现场调查，实地了解和全面评估其生产能力、技术水平、产品类别和质量等生产经营情况，分析其协议履约能力4．与被调核对象的重要供应商、客户、开户银行、主管税务机关和工商行政管理部门等进行沟通，了解其生产经营、商业信誉、履约能力等情况注意事项】在完善协议调查阶段工作的同时，公司应建立完善的客户管理制度，做好以下工作：(1)在与新客户签订协议前，公司应对新客户的注册、资信及经营能力等情况进行调查公司还应建立客户档案，对客户资信等级进行评估，予以归类分级，并据以掌握签订协议的条件2)公司应注意防范客户流失在与公司职工订立劳动协议时，公司应明确规定：职工如因故离开公司，在一定期限内不得运用原客户渠道从事与本公司相竞争的业务活动；否则，应承担由此给公司导致的经济损失，情节严重者还将追究法律责任二、协议谈判初步拟定准协议对象后，公司内部的协议承办部门将在授权范围内与对方进行协议谈判，按照自愿、公平原则，磋商协议内容和条款，明确双方的权利、义务。