用公式为折页文件设置自动页码.doc
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在日常办公中，经常需要用 Word 打印一些需要折叠的文件(比如数量很少的说明书、员工手册等，A4 纸对折为 32 开规格装订的情况最多)，我们在“页面设置”中把页面变成横向后，使用 Word 的“分栏”功能很容易排出这样的版面(如图 1)但是在给这些文件插入页码的时候问题就出现了：因为我们所规定的两页对于Word 来说其实是一页，所以 Word 的插入“页码”在这里就失效了如果这时候要为每个页面(不是 Word 的页面)插入页码，当然可以在“页眉和页脚”视图中采用手动插入的方式实现，但是如果文档长度很长，这种手动的方式就非常吃力了图 1笔者经过反复摸索，发现我们可以在 Word 里面使用域的公式为分栏的页面根据栏数实现自动页码功能首先我们分析这个自动编码的算法：假设分为 n 栏、在每个 Word 页面中要插入 n 个页码，假设 Word 的页码为 m，那这一页要插入页码就应该是 n*m-(n-1)、n*m-(n-2)、n*m-(n-3)……n*m-(n-n)，比如说三栏的情况下，第二个 Word 页面要插入 3*2-(3-1)、3*2-(3-2)、3*2-(3-3)即 4、5、6 这三个页码。
自动编排页码的算法搞清楚了，接下来就看我们看如何实现这个功能在“域”当中，PAGE 是可识别的变量，但是在公式中这个变量是不可识别的，这时候如果在公式中强行使用 n*PAGE 的方法，Word 会给出“!未定义的书签，PAGE”的提示笔者查遍了能找到所有的资料，都没有关于如何将 PAGE 变量引入到公式中的方法后来经过探索发现，如果我们把该页的 Word 页码定义为书签 PAGENUM(或其他任何合法的名称)，我们在插入“域”公式时就可以使用 PAGENUM 作为想插入的人工页码的“依据”变量了以一个三栏的 Word 文档为例：首先我们还要利用 Word 的页面编码作为变化的依据，我们在“插入”菜单中选择“页码”，然后在“页眉和页脚”视图中选中这个页码，再在“插入‘书签”中给这个页码一个名字叫做“PAGENUM”(如图 2)，点“添加”按钮图 2回到"页眉和页脚"视图中，在"插入"菜单中点"域"后弹出如图对话框(如图 3)，在"域名"中选中"=(Formula)"(如果列表中没有出现这个选项可以在"类别"下拉菜单中选中"全部")，然后点击右侧出现的"域属性"中的"公式"按钮，出现输入公式的对话框(如图 4)，在"公式"中输入"=3*PAGENUM-(3-1)"，然后确定，这样我们就为第一个栏输入了页码。
用同样的方法为第二栏、第三栏分别输入"=3*PAGENUM-(3-2)"、"=3*PAGENUM-(3-3)"的公式，把它们用空格键或 Tab 键分割后调整到合适的位置(如图 5)，这样我们的工作就完成了，所有的 Word 页面在页脚中都插入了以栏为单位的"页码"，而且在不同的 Word 页面中自动变化有兴趣的读者可以点中这些"页码"、按右键菜单中的"切换域代码"，你会发现这些域里面的公式就会以原始的形式展现在你的面前图 3图 4图 5最后，我们把此前插入的 Word 页码变为不可见(注意：千万不要删除，否则PAGENUM 的变量就没有了，Word 会重新给出"!未定义的书签，PAGENUM"的提示)选中这个 Word 页码，将它的字体颜色变为与底色相同的颜色(默认为白色)我们在"文件"菜单中选取"打印预览"，发现最终打印出来的文件完全符合我们的希望。
