电子表格软件Excel.doc

第4章 电子表格软件Excel 2010Excel 2010 是Microsoft公司推出的电子表格软件，也是Microsoft Office 2010办公集成软件的重要组成部分，它是专门为电子报表的制作而编制的软件，用来帮助用户完成信息存储、数据的计算处理与分析决策、信息动态发布等工作Excel 2010不仅继承了以前版本的所有优点，而且在其基础上还增加了新的功能，具有更加齐全的功能群组，可以高效地帮助用户完成各种表格和图的设计，进行复杂的数据计算、清晰的分析与判断，提供生动活泼、赏心悦目的操作环境，达到易学易用的效果Excel 2010已经广泛应用于财务、金融、经济、统计、审计和行政等众多领域Excel 2010的缺省文件扩展名是.xlsx4.1 Excel 2010 概述4.1.1 Excel 2010的主要功能与特点Excel 2010 是当前流行的、强有力的电子表格处理软件，它具有与Internet网络共享资源的特性，提供了绘制图表和宏功能，具有人工智能特性和数据库管理能力此外，它还提供了友好的人-机交互界面Excel 2010的主要功能与特点如下所述：1．友好的图形界面Excel 2010提供了友好的图形界面，它是标准的Windows窗口形式。

大多数操作只需使用鼠标单击窗口上相应的按钮，极大地方便了用户的使用2．丰富的表格处理功能Excel 2010表格处理功能包括工作表中的数据编辑，可以进行表格的边框、字体、对齐方案、图案等多项设置的丰富的格式化命令，工作簿与工作表的管理功能等3．强大的数据处理能力Excel 2010提供了强大的数据处理能力，主要体现在以下两个方面：（1）提供了强大的函数库，其中包括财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数和逻辑函数等；如果内部函数不能满足要求，还可以使用VB建立自定义函数2）提供了功能齐全的数据分析与辅助决策工具，例如统计分析、方差分析、回归分析和线性规划等4．完善的图表功能Excel 2010提供了丰富的图表, 图表类型有柱形图、折线图及饼图等数十种可供选择，高级图表中，添加窗体控件可以实现图表动态的效果以此为基础，用户只需按照向导操作即可制作出精美的图表此外，在工作表建立数据清单后，还可以创建相应的数据透视表、数据透视图或一般图表，以便更直观、有效地显示与管理数据5．突出的数据管理功能Excel 2010具备很强的组织和管理大量数据的能力，以及进行筛选、分类、汇总的功能。

6．预防宏病毒的功能Excel 2010 在打开可能包含病毒的宏程序工作簿时将显示警告信息这样，用户在打开这些工作簿时可以选择不打开其中的宏，预防感染宏病毒与Microsoft Office系列软件的以往版本相比，Excel 2010还具有以下新特点：1．增强的功能区界面Excel 2010采用了功能区用户界面，让用户可以快速访问命令，同时用户还可以根据工作习惯自定义选项卡，不必像在以前版本中需要通过一级级菜单下选择操作命令2. 形象的图形功能【迷你图】是在这一版本 Excel 中新增加的一项功能，使用迷你图功能，可以在一个单元格内显示出一组数据的变化趋势，让用户获得直观、快速的数据可视化显示3．增强的函数功能在新的函数功能中添加了【兼容性】函数菜单，以方便用户的文档在不同版本的Excel中都能够正常使用4．更加丰富的条件格式在 Excel 2010 中，增加了更多的条件格式，点击【开始】选项卡【样式组】的【条件格式】下拉按钮，在【数据条】组中新增了【实心填充】功能，实心填充之后，数据条的长度表示单元格中值的大小在效果上，【渐变填充】也与老版本有所不同5．新增的公式编辑器点击【插入】选项卡|【符号】组中新增加的【公式】下拉按钮，在这里包括二项式定理、傅里叶级数等专业的数学公式都能直接打印。

同时，它还提供了包括积分、矩阵、近代数学运算符等在内的数学符号，能够满足专业用户的录入需要4.1.2 启动与退出1．Excel 2010 的启动启动中文Excel 2010的方法有几种，用户可根据自己的习惯和具体情况，采取其中的任何一种方法1）通过【开始】菜单启动：点击【开始】︱【所有程序】︱【Microsoft Office】︱【Microsoft Excel 2010】2）通过桌面快捷方式启动：双击桌面上的Excel 2010快捷方式图标3）通过【文档】启动：双击计算机存储的某个Excel 2010文档2．Excel 2010 的退出用户在使用完Excel之后，需要退出Excel退出的方法有以下几种：（1）双击标题栏左侧的【控制菜单】图标2）单击标题栏右侧的【关闭】按钮3）右击标题栏，在弹出的快捷菜单中单击【关闭】按钮4）单击标题栏左侧的【控制菜单】图标，在弹出的下拉菜单中选择【关闭】按钮5）打开【文件】选项卡，单击【退出】选项6）按组合键【Alt+F4】4.1.3 工作界面Excel 2010 工作界面由标题栏、快速访问工具栏、功能区、名称框、编辑栏、工作表编辑区和状态栏组成，如图4-1所示：图4-1 Excel 2010工作界面1．功能区选项卡功能区选项卡包含了【文件】、【开始】、【插入】、【页面布局】、【公式】、【数据】、【审阅】、【视图】和【加载项】等功能区供用户使用。

2．功能区功能区能帮助用户快速找到完成某一任务所需的选项，这些选项组成一个组，集中放在各个选项卡内每个选项卡只与一种类型的操作相关，Excel 2010的功能区主要包括【开始】、【插入】、【页面布局】、【公式】等选项卡1）【文件】选项卡该选项卡包含了Excel的许多基本操作，例如【保存】、【另存为】、【打开】、【关闭】、【信息】、【最近所用文件】、【新建】、【打印】、【保存并发送】、【帮助】和【选项】等选项2）【开始】选项卡启动Excel 2010后，在功能区默认打开的就是【开始】选项卡该选项卡中包括【剪贴板】组、【字体】组、【对齐方式】组、【数字】组、【样式】组、【单元格】组和【编辑】组在选项卡中有些组的右下角有一个按钮，比如【字体】组，该按钮表示这个组还包含其他的操作窗口或对话框，可以进行更多的设置和选择3）【插入】选项卡该选项卡包括【表格】组、【插图】组、【图表】组、【迷你图】组、【切片器组】、【超链接】组、【文本】组和【符号】组，其主要用于在表格中插入各种绘图元素，如图片、形状和图形、特殊效果文本、图表等4）【页面布局】选项卡该选项卡包含的组有【主题】组、【页面设置】组、【调整为合适大小】组、【工作表选项】组和【排列】组，其主要功能是设置工作薄的布局，比如页眉页脚的设置、表格的总体样式设置，打印时纸张的设置等。

5）【公式】选项卡该选项卡主要集中了与公式有关的按钮和工具，包括【函数库】组、【定义的名称】组、【公式审核组】和【计算】组函数库】组包含了Excel 2010提供的各种函数类型，单击某个按钮即可直接打开相应的函数列表；并且，将鼠标移到函数名称上时，会显示该函数的说明6）【数据】选项卡该选项卡中包括【连接】组、【排序和筛选组】、【数据工具】组及【分级显示】组等7）【审阅】选项卡该选项卡中包括【校对】组、【中文简繁转换】组、【批注】组和【更改】组8）【视图】选项卡该选项卡中包括【工作薄视图】组、【显示】组、【显示比例】组、【窗口】组和【宏】组还有一些特殊的选项卡隐藏在Excel中，只有在特定的情况下才会显示例如，【开发工具】选项卡提示：在Excel中，按快捷键Ctrl+F1可隐藏|显示功能区3. 快速访问工具栏Excel 2010已把一些常用的按钮显示在快速访问工具栏中，以方便用户的操作用户还可以通过【自定义快速访问工具栏】增添快速访问按钮如图4-1所示，在Excel 2010标题栏的左侧是快速访问工具栏，除【控制菜单】图标以外，默认的按钮为【保存】、【撤销键入】、【重复键入】键单击快速访问工具栏右侧的小箭头，即可打开【自定义快速访问工具栏】菜单，选中菜单中有关选项，即可将其加入快速访问工具栏。

例如，要将【快速打印】按钮放入快速访问工具栏，可单击快速访问工具栏右侧的小箭头，然后单击弹出菜单中的【快速打印】，即可将其添加到快速访问工具栏中4. 右键快捷菜单在Excel 2010中继续沿用了快捷菜单功能，右击要操作的对象便可打开快捷菜单，菜单内容会根据所选内容和鼠标指针的位置有所变化5. 状态栏状态栏用于显示当前工作区的状态，默认情况下，状态栏显示“就绪”字样，表示工作表正准备接受新的信息在单元格中输入数据时，状态栏会显示“输出”字样；当对单元格的内容进行编辑和修改时，状态栏会显示“编辑”字样默认情况下，打开的Excel工作表是普通视图，如要切换到其他视图，单击状态栏上相应的按钮即可，还可以单击“+”和“-”按钮改变工作表的显示比例，如图4-2所示图4-2 状态栏4.2 工作簿与工作表的基本操作4.2.1 基本概念1．工作表工作表是在Excel 2010中用于存储和处理数据的主要文档，也称为电子表格工作表由排列成行、列的单元格组成，列号按字母排列，A~XFD共16384列，行号按阿拉伯数字自然排列，计1~1048576行，可以视作无限大，远大于Excel 2003的列、行数工作表总是存储在工作簿中。

2．单元格工作表行和列交叉的矩形框称为单元格单元格的使用是通过引用单元格地址来实现的单元格地址由列号和行号共同组成，如B8，列号在前，行号在后3．工作簿工作簿是包含一个或多个工作表的文件，该文件可用来组织各种相关信息，可同时在多张工作表上输入并编辑数据，并且可以对多张工作表的数据进行汇总、分析计算4.2.2 工作簿的操作在Excel 2010中，工作簿是计算和存储数据的文件，每一个工作簿可以包含多个工作表，用户可以在一个工作簿文件中管理各种类型的相关信息1．创建工作簿（1）利用菜单命令创建空白工作簿：打开【文件】选项卡，单击【新建】按钮，出现如图4-3所示的界面2）选择【可用模板】|【空白工作簿】，双击【空白工作薄】或单击右下角【创建】按钮，即可创建一个新的空白工作薄图4-3新建空白工作薄界面2．打开工作簿（1）找到要打开的工作簿文件，直接双击打开2）找到要打开的工作簿文件，单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择【打开】选项3）启动Excel 2010 应用程序后，利用菜单打开工作簿：打开【文件】选项卡，单击按钮，弹出【打开】对话框，如图4-4所示，选择要打开的工作簿文件，单击按钮 图4-4 【打开】对话框3．保存工作簿在使用Excel过程中，保存工作簿非常重要。

及时进行保存，可以避免计算机突然断电或者系统发生意外而非正常退出Excel时造成的数据损失1）保存新建工作簿若工作薄是新建工作簿，在以前还未进行任何保存操作，则在保存时操作步骤如下：① 打开【文件】选项卡，单击按钮② 单击【快速访问工具栏】上的【保存】按钮③ 利用【另存为】对话框：a. 使用快捷键【Ctrl+S】，此时会弹出如图4-5所示的【另存为】对话框图4-5 【另存为】对话框b. 在左侧【导航窗格】选择文件保存路径c. 在【文件名】下拉列表框中，输入工作簿的名称d. 单击图4-5右下角的【保存】按钮，保存工作簿2）保存已有工作簿如果活动工作簿已经被命名。