服装外贸的工作流程.docx

从接单到出货整个服装外贸的工作流程一、 工艺单1先对工艺单进行文字处理，翻译成中文2参照和对照往年的工艺单进行核对（主要指老客户），研究是否有新的变化或者是有不对的地方，着重 看一下有无特殊要求，工艺单指示不明的地方要及时和客户沟通，如客户有不明白的地方可按照订单常规 操作要求处理3对着工艺单进行逐项检查：（1）首先是主料，如面料的品种、纱支、结构、克重、颜色（特别注意特殊 色，如麻灰）；（2）辅料，包括拉链（是否特指，如YKK）、绳、扌扣、风眼、花边、松紧带、梭织布（应 注意是否需要染色）、横机罗纹、主标、水洗标、吊牌、装饰牌等4对照工艺单认真研究英绣花及其它处理方式，如面料丝光、水洗、扎染等（有关HTP订单中对英绣花方 面没有详细的资料，甚至在最初打样时连印花颜色、印花尺寸也没有明确指示，客户只有一个要求：效果 好就行虽然客户把这个权利给了工厂，但也给工厂带来一定难度，要揣测客户的心态，自己要主动去创 新设计一些东西在这点上，应尽快适应客户的这种要求）二、 核价认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把 关的没把好关的要负首要责任；建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后 核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，英绣花价格最好也有价格一览表。

1核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实 确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱 支与克重的对比，方便用料的核算2工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况（特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂 家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异）进行详细解说，问明客户哪些辅 料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明3生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸 上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知（最好是书 面）生产部门，以便尽可能核算准确4汇总资料，核算价格由于核价员习惯于按照自己知道的资料进行核价，因此在客户有特殊要求的时候， 一定要有明确指示并做相关提醒，如面料有特殊要求（有无水洗等），辅料比较奇特，英绣花价格等所 有这一切,都必须详细准确的写到核价资料或者是工艺单里，以便以后备查.5报价时如对某些辅料及英绣花价格不明确的，报价时要注明所列辅料及英绣花的价格，如百家好事订单 经常会指定辅料厂，而唯嘉、欧美订单牵扯到面料检测及成衣检测（客户指定辅料，跟单员一定要注意， 如果跟单员没明确标注，跟单员要负主要责任；所有担当学会看核价单上的资料，一定要看清楚，把经手 的资料要做到心中有数；有特殊要求的，一定要告诉核价员）。

三、备样一般来说，报完价后，如客户觉得价格接近或者是可以接受，会要求安排备样（原则上先谈价格，后打样; 对新客户原则上不备样，备样要收样品费）备样时主要注意（备样时关键在于保证交期及质量，因此我 们经手的资料务必要准确，与客户要求一致，才能保证样品及时得到确认，避免重复返工）：（一）样品1款式样，一般来说款试样主要是看做工的，可以用代替面料，但当有配色时,一定要搭配合适才行，尺寸做工 完全按照客供指示及要求2确认样，作为确认样，客户看重的是，颜色要对，辅料要齐,印绣花也要按照要求的去做，特别是代表大货面料, 一定要好•因为一般来说，确认样是给设计师看的，所以一定是好的和准确的，符合设计师口味的，此项工作非 常重要•如果做得不好，可以说前功尽弃，一切都是白费.3产前样，一般来说是在大货面料出来以后，为了保证大货的准确性，在裁剪前，做给客户看得样品，代表大货水 平，也是客户对大伙的检验•为了生产的方便，要求产前样必须符合客户对大货的一切要求，避免出现生产损 失，安排起来一定要快对于HTP订单，大货下来后，再安排做大货产前样，待产前样确认后，进行大货 生产HTP订单不要求打英绣花样4广告样，广告样一般来说是在订单确定后，大货出货前，客户用来扩大宣传，增加销售量的样品，齐色齐码，夕卜 观效果要好,一定要起到门面作用（广告样必须提前安排，不能临近再下备样）。

5齐色样，此项要求的客户比较少,可以灵活掌握对于HTP的订单，客户要求在工艺单下达后，安排做销 售样，而且对于不好找的辅料可用类似或接近的代替，样衣发走后，安排核价、报价，然后等客户确认意 见6水洗样，要保证成衣水洗尺寸，必须做好前提工作面料缩水率7船样，大多数客户船样要并到大货里，如该并入大货收费的船样未并入大货，跟单员应负主要责任色样1色样制作要好看、及时，保存要完整，一式三份：自已必须留存一份，以免以后的生产过程中，对大货的颜色 进行核对，问明客户是在自然光还是在灯光下对色，以便及时确认2纱样3布样如麻灰：如客户指定麻灰色号时，可与客户沟通直接进行大货生产，如有客户布样，可找一些颜色比较相 近的布样待客户确认色样在涉及到麻灰或烟灰色时，最好是让客户指定华孚或金兰纱卡上的色号，便于采供部门购纱英绣花样首先是要求尽可能用正确颜色的布、线打样，特别是绣花，绣花线一定要用正确颜色，如确有难度，可以 与客户沟通，变通安排英绣花资料必须保证准确，如颜色搭配、花型等，要及时同客户沟通不明确的地 方，争取缩短确认周期（英绣花打确认样时间：原则上从业务员将英绣花资料转交外协员后三日内应将确认 样转业务员，外协员要注意打确认样布料的颜色一定要正确，确认样原则上要检验合格后才能出厂，对确 认样跟单员也要进行检查，由跟单员将确认样寄给客户确认，客户确认后的确认样要及时转生产厂，并做 好交接记录）。

外协员要对以前及以后外加工的英绣花价格等资料进行汇总，便于以后出现同类加工业务时 方便查询辅料由于我们的辅料开发有一定局限性，因此安排辅料时一定要尽可能广如同行、客户及其它部门，在此特 别指出的是网络查询，重点是快！！光客户要求的辅料确有一定难度时，及时与客户协商处理意见辅料 管理员要对以前及以后采购的辅料价格等资料进行汇总，便于以后出现同类辅料时方便查询对于HTP的 订单，辅料多而且杂，要特别注意染色问题，如梭织布，人字带等；还有一些辅料虽然好找，但达不到辅 料厂的起订量，工厂不愿意做，本着客户一般确认销售样上的辅料的作风，因此，应在打样时，就考虑找 一些好做•好找的辅料，减少大货生产不必要的麻烦辅料总体要求为价格低及质量好，因此广泛汇总各辅 料厂资料是非常必需的，以后再遇到此类辅料时能有据可查辅料打确认样时间：原则上从业务员将打辅 料确认样的资料转交辅料管理员后三日内应将确认样寄给客户确认四、 合同的执行在征得客户同意或签定合同并确认客户已执行合同后（如开L/C、电汇、预付款等），以L/C结算的，要 尽快催信用证，以预付款结算的，款要及时催，以电汇结算的，风险较大，通常适用于老客户。

下达生产 通知单，生产通知必须尽可能资料齐全、完备、正确，并在指令下达后落实相关部门在合理的时间内接收 到了正确的指令，并已开始执行向生产厂要生产计划，监督生产指令在各环节中的进行，保证其顺畅 如有客户资料未到时，要及时与相关部门和客户进行沟通和调解，做出最合理的生产计划五、 确认在合同签定后，对于担当来说，确认工作是最重要的在安排确认时，要掌握以下几条原则：a）首先排列 生产计划，盘查确认点，首先要清点好辅料，核对好来料颜色是否一致，特别是对主、辅料的盘查，保证 生产安期顺利开始b） 监督和督促生产计划，确认所有保证生产顺利进行的有关指示，书面或实物已交待到有关部门的责任人 心中，并已得到认真执行如正确的工艺单、样品、印绣花样、客户的最终确认意见或修改意见要及时传 达，对生产中出现的各种问题进行监督、反馈，对于生产中出现的问题要及时和客户进行沟通和处理c） 核对所有来物，与客户确认意见相符一致d） 要注意客户的变更，如面料颜色、合同数量，如出现变更，要在第一时间内通知生产部门，减少不必要的损失六、 合同的跟踪在合同的执行过程中，要准时填报跟单表，及时给客户报告生产进度，并要及时汇总资料，整理订单，避 免出现疏漏的地方，并及时与客户和生产部门沟通，对出现的意外情况要及时处理，如上报、与客户协商 拖期、协调有关部门采取补救措施等。

在临近交期时，如生产过程中如有防碍大货交期无法按合同顺利执行时，必须事先通知客户；当大货生产 过程中，缝制、印花、绣花等出现防碍生产顺利进行时，一定要及时通知客户（同时发样给客户）采取有 关补救措施为了大货生产能够顺利进行，首先要及时去生产厂看每天的生产情况对于客户确认迟缓或者提供一些资 料不及时，除了沟通之外，还应有书面形式于客户或者把生产进度情况告诉客户，并提醒有可能影响 交期，同时，要排查生产环节中还可能存在的问题，要及时汇总情况，尤其是辅料品管主管要会同品管员一起在大货交货前对产品进行检验，并出具验货报告单（对于发现的问题要提出整 改建议和防范措施）；客户来我司验货时，品管主管或品管员要陪同客户一起验货，并做好记录七、 出货根据合同的规定及与客户协商的最后结果，及时安排出货（HTP的客户可能不止一个，他对于箱唛、条形 码、包装袋会有不同要求，应当引起注意，并以书面形式下达给车间）1出货时间、数量、入货时间，及 时通知相关部门（根据入货通知时间及时安排发货，如不能保证交货，衣时同船运公司或客户协商处理）2 订舱、报关3办理内部发货手续4船样及相关事宜，船样一般在大货出货前一周给客户寄出。

八、 发票的开具及货款回收国际业务部单证员负责外销产品发票的开具，并负责填写开具外销发票的相关表格；国际业务部核算员负 责内销产品发票的开具，由跟单员负责填写开具内销发票的相关表格跟单员负责内销货款的回收，及时督促客户办理，加快我司的资金周转对于外销产品货款的结算方面， 信用证结算的，由跟单员督促客户及时为我司开具信用证，单证员负责对信用证的内容进行审核；电汇方 式结算的，要在发货后，及时督促客户付款，避免坏帐损失的发生九、 报帐对于我部门负责的采购及加工业务，要及时与生产厂进行对帐，在业务结束确认无误后，让对方开具符合 我司要求的增值税专用发票，并按我司相关文件规定进行及时报帐对于费用方面的报帐：差旅费，出差归来后，要及时报帐，具体按公司文件执行；其他费用的报帐，力求 在费用发生的当月进行报帐，避免费用跨月报帐，影响公司及部门的利润核算十、资料的整理与归档 本部门所有人员对于自己负责的所有资料要及时进行整理并归档，保持桌面清洁、资料摆放有序，分配到 个人的档案橱要及时进行整理，保持资料的整体外观和实用性，不准乱放；对于公用部分的办公用品等， 要及时进行整理，个人的资料、样品、样布等不准随意乱放，如发现随意乱放者，将对责任人进行处罚。

务员(跟单)工作职责(1) 业务接单工作是公司组织生产的第一环节，业务员工作的好坏直接关系到公司的形象，关系到公司接单 的数量因此业务员必须树立以客户为中心的思想，为客户做好服务工作，为公司组织生产做好资料收集 和信息传递工作2) 业务员要及时收发各种资料收到客户样衣打样单后首先要对打样单进行登记，如打样技术资料不全则 及时通知客户提交相关的打样技术资料，并对收到的打样技术资料进行登记业务员通过打样通知单来通 知技术中心打样，通知单上要明确打样计划完成时间，并在打样单登记表中填写实际完成时间和客户批文 时间在打样期间业务员要做好客户和技术中心的沟通工作，及时把各自的信息传递给对方业务员要关 注技术中心的打样情况，在客户交期内寄或送。