GI-Z01-01文件格式与编码工作指引.docx

GI-Z01-01 文件格式与编码工作指引第 1 页 共 3 页1 目的为体系文件编写的格式与编码提供指引2 范围适用于区域/分公司的质量/环境管理/职业安全健康管理体系文件格式和编码3 内容与要求3.1 文件内容格式1.目的——阐述编制该文件的作用2.范围——指明该文件适用的部门和领域3.职责——明确在该活动或过程中部门或相关人员的职责4.定义——对文件中不好理解或容易产生歧义的名词术语给予解释（可删减）5.内容与要求——对过程中各环节的工作内容方法和要求进行详细阐述6.相关文件——在该文件实施中涉及到的其它文件（可删减）7.记录表格——在该文件实施中需要用到的记录表格（可删减）3.2 页面格式3.2.1 页面设置： 页边距上 下 左 右2.54 厘米 2.54 厘米 1.91 厘米 1.91 厘米页眉及页脚 装订线设置页眉 页脚 装订线1.5 厘米 1.75 厘米 0 厘米3.2.2 页眉：页眉内容为文件名称，文本右对齐，字体要求宋体，字号要求五号；3.2.3 文本要求： 字体 字号 段前 段后 行距宋体 小四 0 行 0 行 1.5 倍行距注：每一大内容标题加粗3.3 质量记录表格格式3.3.1 表头模版GI-Z01-01 文件格式与编码工作指引第 2 页 共 3 页表格名称（宋体，小二号，加黑）编号： 版本： 表格生效期： 序号：（宋体，五号，加黑）3.3.1.1 编号和版本号来源于质量体系文件；3.3.1.2 表格生效期填写体系颁布日期；3.3.1.3 序号填写办法：项目名称拼音首个字母大写- 年 月-顺序号（阿拉伯数字） ；如：金地格林小镇 JDGLXZ-201312-013.3.2 体系文件中表格本身跨页的，须在表格的正下方标明页码和页数，第二页起可不加表头；3.3.3 增加附页须在原表格相应栏目中标明“见附页” ，在附页的表格名称后标明“（附页） ”二字，并标明页码；3.3.4 因内容多而导致表格页数增加，第二页起可不加表头，但有栏目的须在第一行列明栏目名称，并在表格正下方标明页码和页数。

3.4 编码方式3.4.1 管理手册GM-□□章节号，序号自 01 起编号管理手册分类标识GM: Gemdale Property Management Manual File示例：GM- 05 即管理手册第五章3.4.2 程序文件GP- * □□对应的程序文件序号,序号自 01 起编号对应的业务类别编码，按业务类别编码规则对应程序文件分类标识GP：Gemdale Property Management Process File业务类别编码规则：Q—前期 K—客服 G—工程A—安全 H—环境 Z—职能GI-Z01-01 文件格式与编码工作指引第 3 页 共 3 页示例：GP-G03 即工程类 03 号程序文件3.4.3 作业指导书GI- *□□-□□作业指导书序号，自 01 起编号对应的程序文件编码及序号作业指导书分类标识GI ：Gemdale Property Management Instructions File示例：GI-G03—05 即工程类 03 号程序文件下的 05 号作业指导书作业文件名称通常分为三类：1）制度/规定：主要表述公司内部管理要求须相关单位按要求执行；2）规范：主要表述涉及服务管理要求或服务标准；3）指引/要点/方法/办法：主要表述内部管理要求或服务活动的具体操作要求与步骤。

3.4.4 质量记录表单RF- *□□-□□记录表单序号，自 01 起编号对应的程序文件编码及序号记录表单分类标识RF: Record Form示例：RF-G03—02 即工程类 03 号程序文件下的 02 号质量记录3.4.5 其他规定3.4.5.1 针对同一类型设备或活动而建立的作业指导书，采用同一文件编码，附加阿拉伯数字序号的方式进行分类标识，如:GI-*□□-□□（□□）；3.4.5.2 计划性、临时性文件，原则上不需要建立编码4 相关文件GP-Z01 文件和资料管理程序。