仓库软件版操作手册PPT课件.ppt

仓库软件版操作手册一.功能介绍 1.界面概要 5.订单管理 2.参数设置 6.往来单位 3.货品管理 7.分析统计 4.出入库单据 8.常见问题 1、界面概要今日提示显示的是当前信息的提示，如系统中有多少货品信息，今日出入库的货品，有多少货品不足等业务处理与基本信息是常见操作的快捷方式，后面会详细讲解具体是使用方法左边为树形菜单和功能模块儿的导航点击会进入相应的功能界面2.1全局设置全局参数中，可以设置出入库单据，盘点，调拨，采购、销售订单等单号规则一般规则是各单据单号前缀+时间+序号下面是各个功能的开关，打勾选中则是开启功能不打勾则是关闭功能，也可以设置成本算法，库存金额的算法等2.2数据备份数据备份主要用户定期自动备份，可以在误操作时还原近期数据可以设置自动备份的天数，和保留备份记录的次数。

一般默认是自动备份到安装目录下的自动备份文件夹设备文档/图片存储方式设置一般是用于网络版的设置单机版是存在数据库的2.3.1单据定义单据定义是定义货品出入库时的出入库类型单号前缀和全局设置的单号规则是联系在一起的，默认单价算法是关系到出入库是单价的自动显示，按参考价和按出库参考价2，出入库单价按货品信息里设置的参考价显示，按成本价，则按货品信息中的平均成本价，无默认单价不会自动显示单价，按最近一次操作的价格，显示的是这个货品在出入库时上一次的单价如果出入库类型不符合需要，可以在单据定义中添加、删除2.3.2单据定义出入库对象设置：出入库对象设置是结合出入库类型来设置的，关系到出入库单表头显示的对象如：领用还回设置的对象部门，那么入库单据选择此类型时，则显示部门采购入库设置的部门对象想是往来单位，则选择此类型入库时，显示供应商生产入库设置的是往来单位和部门，则选择此类型入库时，显示供应商和部门2.4单位结构单位结构是用来设置部门信息的，可以添加上下级，设置后，可以在出入库单据，订单表头中选择部门信息2.5货品类型货品类型定义是对货品进行分类，可以添加上下级设置后可以在货品管理左边树形菜单根据类型检索货品信息。

在导入货品时也需要现在这里设置好货品类型，具体看后面对货品信息导入的讲解2.6扩展字段扩展字段是针对不同的行业需求的字段不同，可以自定义在扩展字段中设置的字段名称后，会显示在货品详细信息中，也可显示在出入库明细中，具体后面会讲解2.7.1出入库扩展字段——单据信息出入库扩展字段单据信息设置主要是用在出入库单据表头的自定义字段,自定义后，可以在其他选型单据自定义中设置它的内容，每一行一条信息，方便在单据信息下拉菜单选择2.7.2出入库扩展字段——出入库明细出入库明细自定义字段是显示在出入库单据的明细中的，如果明细中需要自定义的字段，则选择要显示的字段打勾，自定义文本1,2和自定义数字1,2是出入库明细的自定义，货品自定义1，2是1.7.1中对货品信息的自定义，如果需要即显示在货品信息中又显示在出入库明细中，需要在扩展字段中自定义，并且将要显示的字段打勾，这里因为显示界面的问题，货品信息扩展字段只支持显示两个字段2.8其他选型其他选型主要是对某些字段设置下拉菜单的内容，如计量单位，每行设置一条计量单位信息，则可以在货品信息中直接下拉选择，不用自己填写可以对计量单位，调拨原因，规格型号，单据自定义等进行设置。

3、货品管理货品管理的添加，删除，修改，入库，出库，即入即出左边树形菜单是货品管理的功能索引，可按仓库，类型等对一类货品快速的检索也可以通过查找，检索指定的货品信息，方便，快捷右边显示的是货品的主要信息，包括货品编码，货品名称，规格型号等，下面则显示的是货品的出入库详细信息，包括出入库的方向，出入库类型，出入库数量等这里可以直接输入货品的名称，编码，规格型号，可对货品进行模糊查询3.1添加，删除，修改货品点击货品管理界面添加按钮，出现货品详细资料，货品类别，计量单位，规格型号都是通过参数设置设置好相应的信息，可以直接通过下拉菜单选择选中货品信息，点击修改，进入详细货品，选中界面左下角的允许修改，可以修改货品信息选中货品点击删除，可以删除货品，如果该货品有出入库明细，则不能删除选中列有复选框，可以选中多个货品进行批量删除，也可以进行多个货品的出入库输出可以导出货品的详细信息，货品的出入库明细，打印条形码注意：添加货品信息时是不能填写库存数的，需要通过出入库来实现先录入货品的基本信息，再添加出入库单据如果货品需要换算数量，则需要填写换算单位和换算比列4、出入库单据（未开启审核）出入库单据是对货品各单据详细信息的管理，左边树形菜单是功能模块，可添加入库单，出库单，盘点单，调拨单，可以根据货品出入库类型或查找检索单据。

右上是单据信息，包括单据的类型，单号，出入库日期，仓库等信息，右下是每笔单据详细的货品出入库明细，包括货品编码，货品名称，出入库数量，单价，金额等4.1添加出入库单4.2出入库记录将出入库单据保存后，会生成一条记录，内容包括单据中的信息：类型，出入库商品，日期，单号等双击单据记录，或选中单据，点击修改，进入单据界面，可修改单据信息点击删除，可删除单据，也可导出出入库明细和出入库记录这里可以选择显示时间范围查看对应时间的单据，可查看近一月，三月，一年，三年，全部单据，也可以按单号查询某一笔单据注意：修改单据不能修改日期，如果时间录入错误，需要将这笔单据删除后，重新添加4.3盘点单4.4调拨单5、订单管理5.1订单管理流程图添加采购、销售订单审核不通过不能执行出入库订单状态：未通过通过订单状态：待出入库执行出入库订单数=执行出入库数生成出入库单据订单状态：已出入库订单数>执行出入库数生成出入库单据订单状态：部分出入库再次执行出入库生成出入库单据输入剩余未执行的数量订单状态：已出入库结束订单数<执行出入库数生成出入库单据订单状态：超量出入库追加订单数量与出入库数量相等工具：重新分析订单状态订单状态：已出入库5.2添加采购、销售订单销售订单、领用申请同采购订单，可作参照5.3订单审核订单保存后，会生成一条订单记录，包括处理状态，订单号、申请时间、供应商等信息，订单状态为待审核状态。

点击审核后，会出现审核对话框，选择通过，订单状态为待出入库状态，可以执行出入库，选择未通过，订单状态为未通过状态，不能执行出入库5.4执行出入库1.部分执行：当订单中的货品超过一条，不需要全部执行出入库时，可以点击部分执行选择要执行出入库的货品，确定后进入出入库单据界面执行出入库，保存后，订单状态为部分出入库，如果对所有货品都执行出入库，但是只执行部分数量的货品，订单数大于执行数量时，订单状态也是为部分出入库2.执行出入库：直接进入出入库单据界面，包含所有订单货品信息如果订单数量等于执行数量，则订单状态为已出入库，如果订单数量大于执行数量，订单状态为部分出入库，如果订单数量小于执行数量，订单状态为超量出入库6、往来单位7、分析统计8、常见问题1.数据怎么备份与还原？在菜单系统中可进行数据备份和还原，数据备份会把当前的所有数据备份到一个文件中，用户可以把这个文件拷贝到其他目录或Ｕ盘，如果数据丢失，可通过数据还原的功能恢复到某个历史状态，数据备份还原一般会用在用户需更换到另一台电脑使用软件时使用注意：备份文件不是双击打开，而是需要将文件还原到数据库中，在软件里才能看到数据２.怎么设置多帐套？　　在系统中选择更换帐套，进入帐套管理界面，点击有“＋”符号的模块，出现帐套设置的对话框，数据库名称是默认的，输入帐套名点击确定，新的帐套就创建好了。

一个帐套就是一个数据库，每个帐套的数据都是分开管理的如果右下角选中了开机选择帐套，每次在启动软件时，会先弹出帐套管理界面，先选择您要进入的帐套，再输入登录账户进入系统３、怎样导入货品信息？（1）在软件中参数设置中添加货品类型，在仓库信息中添加仓库名称2）在菜单中点击导入，选择导入库存商品，进入导入货品信息界面，选择导入的文件，点击蓝色字体“自动分析对应关系”，如果导入的信息中有库存，则必须要选择仓库信息和导入的日期，一般导入的是总库存和总金额，单价是通过总金额除总库存计算出来，填好信息后点击确定开始导入（3）如果是自己制作的文档，并且文档中设置的字段名称和软件的名称不对应，如软件中的名称为货品编号、货品名称、规格型号，文档中的为商品编码、商品名称、规格则需要在导入的时候，手动选择货品属性字段和excel列对应的关系，excel列和表格中的A,B,C....列需对应起来，才行将对应的货品信息内容导入到软件中4）如果提示没有导入成功，看下您否安装了office办公软件，如果安装的是比较简单的内存占用比较小的，也是不能导入的，再检查导入文档是否有空白行，设置的行数是不是和表格中的货品信息行数未对应，如果部分信息未导入进去，查看货品属性字段和excel列是否是对应起来的，或是没有选择对应的excel列。

4.出入库单据审核需要先在参数设置中将“出入库单需要审核”选择后保存出入库审核：添加出入库单单据点击保存后，单据为待审核状态，再点击审核，审核通过后，货品出入库，数量发生变化，单据状态为通过，审核未通过，货品数量不改变，单据状态为未通过未通过的单据可以继续审核为通过状态，未通过的单据可以直接修改单据信息，通过的单据修改需要将单据改为反审核，反审核后状态为待审核状态，可以修改单据，修改后单据还需要通过审核才能出入库5.如何设置管理员和分配不同权限？在设置中选择管理员设置，进入管理员设置界面，设置管理员基本信息：用户名和密码可设置货品类型和仓库权限，只能指定一个货品类型和一个仓库，指定了货品类型和仓库，用户就只能查看指定类型和仓库的货品信息，不能查看其他类型和仓库的货品信息模块权限是具体到某个功能，某个操作的权限设置，如：货品管理模块可以对添加、修改、删除，进行权限设置，打勾的模块，可以对该功能进行操作，没有打勾的则没有对应的操作权限注意：设置的第一个用户一定要有所有权限，或是要有系统管理权限，系统管理权限有数据备份还原，管理员设置的权限，拥有管理权限的用户才能给不同的用户设置权限6、怎样在单据中直接通过货品编码选择货品？ 如果在出入库时，货品编码栏为灰色不能选择。

需要在参数设置中将商品编码必须唯一选择，出入库编码检索这里选择仅货品信息或货品信息+总数，或货品信息+分仓库数，选择确定后，重启软件就可以通过货品编码选择货品7.怎样在出入库时使用粘贴录入的功能？在出入库单据页面的右下角都有一个粘贴录入的按钮，这个粘贴录入功能快速出入库之粘贴录入功能主要解决了在进行出入库的时候，从Excel表格等文档中将出入库的商品信息，数量等明细拷贝过来，实现快速录入的功能粘贴录入可实现对出入库明细的单列信息的粘贴，对期初货品库存数的导入和创建以及一次出入库货品总类多的比较方便粘贴录入的货品一定是在货品管理中存在的在粘贴录入前可以在货品管理中导出货品信息，直接从货品信息中复制货品编号，货品名称等信息，也可以通过自制的excel表，把要出入库的货品在excel表中记录下来再复制粘贴操作步骤：（1）点击出入库单据中右边的“粘贴录入”按钮，进入excel粘贴界面选择粘贴录入规则，如：货品编码（2）从excel中选择需要出入库货品的编码，复制粘贴在excel粘贴界面的空白处3）复制粘贴了后，点击确定，在出入库单中就会显示出货品编号对应的货品名称，规格4）单价和货品信息一起读取出来，是因为货品有设置入库参考价，而采购入库的单价的是用参考价的，如果没有设置的话，也可以通过粘贴录入进来。

最后点击保存，一张单据就做好了另外，对于没有货品编码的，而且货品的名称没有出现重复的，可以只粘贴货品名称（5）如果没有货品编码，但是货品名称又有重复的，就需要将货品名称和规格型号两列都拷贝过来8.计量单位换算通常，双计量单位的关系有两种情况：1，有固定的换算比例，如每箱24瓶，那一般主单位是瓶，换算单位是箱2，无固定的换算比例，如钢材，有根的数量，也有重量，但是每根的重量可能是不确定的，所以出入库时，是直接在出入库时输入2个计量单位的数量 如果是固定比例的情况，通常货品详细信息中设置换算比例如，一箱牛奶为24瓶，小单位作为计量单位，大单位作为换算单位，换算比列则为24设置好计量单位，换算单位，换算比列后，在出入库时，选择启用换算单位，可以输入任意一个单位的数量，自动会得到另外一个单位的数量如果不是固定换算比例，则两个计量单位的数量可以分别输入9.库存预警库存预警功能可以查看众多货品中库存不足和超过库存数量的货品信息在货品详细中设置货品的库存上下限如果货品的库存数小于库存下限或是货品库存为负，在点击库存不足预警后，右边会显示出库存不足的货品详细信息，如果货品的数量是大于库存上限，在库存上限预警这里会显示出超过库存上限的货品详细信息。

10.如何统计出一段时间出入库金额，期初金额，期初金额，期末金额？进入分析统计，找到月、季、年报表，点击出现货品报表设置，可以选择某段时间，或是指定货品类型，某个仓库来统计出货品的出入库笔数，金额，期初、期末库存，期初、期末金额11.如何查询一段时间的所有出入库明细？进入分析统计，找到出入库明细，点击后弹出出入库查询界面，可以随意选择某时间段，通过多种查询条件，如：单号，出入库类型，部门，经办人等信息来查询符合条件的出入库明细可只查询入库明细，也可只查询出库明细12.如何统计一个部门（或者一个人）领用了多少东西，剩余未还回？在分析统计中选择按出入库货品汇总进入出入库查询界面，选择需要统计的部门或者个人以及其他的条件，点击确定以下是统计结果：可以统计出入一个部门或是一个人领用了多少东西，剩余多少未还回13.定制显示定制显示分为两部分，一是在货品管理中可以设置货品信息字段的显示/隐藏，二是在出入库单据中可以设置货品出入库明细字段的显示/隐藏，打勾则会在货品管理界面或出入库单据界面显示对应的字段信息及其内容，不打勾则不显示14.如何调整表格，按需要的格式显示？软件中可以设置字段的列宽，点击列的边缘不动，拖动可以改变字段宽度大小。

也可以点击某字段名称不动，拖动可以改变列的顺序15.往来单位显示在进入往来单位界面中，默认显示的是近30日有出入库的单位信息，如果某单位在30日内都没有出入库信息是查找不出来的，需要点击“全部”才能查找出所有单位信息新添加的单位信息也是要选择全部才能找到，包括在30日内有出入库和没有出入库的单位，如果单位信息量比较大，可以通过输入框模糊查询15.条码打印在设置中可以找到条码识别和打印设置，条码打印设置可以设置打印条码的份数，和设置条码打印输出时采用的货品信息字段，可以是货品编码也可以是条形码条码识别设置是设置条形码和货品的对应关系，读入条码时可以与货品编码或是条形码进行完全匹配或模糊匹配点击输出按钮可打印条形码可打印当前的所有货品的条码，也可以选择部分货品打印条码16.入库单时间比结账时间早，如何修改结账时间？结账时间的目的是防止用户乱修改单据，比结账时间的目的是防止用户乱修改单据，比如随意的插入或者修改上月的单据等如随意的插入或者修改上月的单据等如果要修改如果要修改2014-9-1日的单据，但是结账时日的单据，但是结账时间是间是2013-8-31日了，那就不能修改的，这种日了，那就不能修改的，这种情况下，如果确实需要修改，则要先调整结情况下，如果确实需要修改，则要先调整结账时间，通常调整为指定日期结存，指定到账时间，通常调整为指定日期结存，指定到比要修改的单据日期更早，比如比要修改的单据日期更早，比如2014-8-1，，这样就可以修改这样就可以修改2014-2014-9-1日的单据了。

日的单据了17.出库时，如何自动生成单价，自动计算金额？我们可以分为这么几种情况：（1）完全不需要关心单价和金额的客户，可以在系统初始化，或参数设置中，将财务信息关闭，以后在软件中就只会要求输入货品的出入库数量（2）如果作为进销存管理时，用户在采购入库，销售出库时，按照实际发生的单价录入，如果采购和销售时的单价基本一致，可以设置为出入库参考价，选择商品后，单价默认按参考价填写；（3）如果是领用出库等内部的出入库，通常可以按照成本价作为默认单价（成本价由系统自动计算，先进先出法或移动平均法）另外，如果单价比较固定，也可以按照参考价计价需要提醒用户注意的是：成本计算时，平均成本仅和商品入库价有关，不管出库时的单价是多少，都不会影响货品的平均成本例如：A商品（移动平均法）第一笔：入库12个，每个成本1元， 库存总额=12元，成本单价1元第二笔：入库20个，每个成本1.2元， 库存总额=12+20*1.2=36元，成本单价1.125元第三笔：销售出库20个，销售价2元， 库存总额=36-1.125*20=13.5元，成本单价1.125元（注意库存金额与销售价无关）如果A商品为先进先出法，上述例子中，第三笔出库的出库总额=12*1+8*1.2=21.6元， 库存总额=36-21.6=14.4元，库存成本单价=1.2元（就是成本计算时，按购入单价和所剩数量依次出库）注意，上述计算过程中，销售价始终是不参与成本计算的，否则很快您的商品就因为有盈利变成负成本了。