公文处理程序.docx

公文处理程序公文处理程序指机关公文的传递、签收、登记、分办、拟办、承办、催办、办结、立卷、归档和销毁 公文处理必须做到准确、及时、安全，各个环节,应力求当日事当日毕一般应在十五天内办理完毕， 并答复报文单位因问题复杂，十五天内难以办结的，应向报文单位说明情况紧急文件随到随办有 时限要求的文件，必须在时限内办完具体有以下几个环节：①签收、登记:首先应建立严格的收文签 收、登记制度，加强对公文运转的管理,保证收到的公文件件有着落收文的签收、登记一般由秘书部 门负责指对来自本机关外部的公文所实施的处置与管理1 •第一阶段：公文的收受与分流(1) 签收指履行规定的确认、清点、核对、检查、签注手续后，机关设置的外收发人员、通讯人员从发文机关、邮政部门、机要通信部门、文件交换站，或通过自备通信设备收取公文2) 外收文登记即由外发人员在完成签收工作后，对收文情况做出简要记载3) 启封即外收文登记完成后，公文送至机关统一或分别按内部机构设置的内收发部门(或人员)，由其签收后，统一启封或径送有关领导者亲启4) 内收文登记即由内收发人员对收文情况做出较详细记载5) 分办即经对收文进行分类筛选后，由指定的有关人员根据公文的重要程度、各部门职责分工及有关程序规定将公文分送有关领导、有关部门工作人员阅知办理。

6) 摘编由文件管理人员对部分准备投入办理过程的重要文件进行的加工活动，主要是 针对这些文件写文摘、提要、综述，汇集有关数据资料等2 •第二阶段：办理收文(1) 拟办由部门负责人或有关具体工作人员经过对公文进行认真的阅读分析，提出建议 性的处置意见，供有关领导者审核定夺2) 批办即机关领导者或部门负责人对公文提出处置意见3) 承办即有关工作人员按批办意见具体处置公文所针对的事务和问题4) 注办即由承办人签注公文承办情况，以备忘待查3 •第三阶段：组织传阅与催办查办(1 )组织传阅指独份或份数很少的公文需经多部门或多位工作人员阅知处理时，使公文在他们中间得到有效传递和阅读2) 催办由公文处理管理机构根据承办时限和其他有关要求对公文承办过程实施的催促 检查3）查办由公文处理管理机构或其他专门组织对重要公文实际执行情况所进行的核查协 办工作4 •第四阶段：处置办毕公文包括：立卷归档、清退、暂存、 销毁等1 •拟办拟办是一项辅助决策活动，目的是为决策活动提供可供选择的方案作好拟办应注意： （1）认真研读公文，真正弄清对方的意图、问题的性质与实际情况 （2）意见要简明、具体、得体3）如同时提出两个或两个以上方案时，应讲究它们的排列次序，一般应将倾向性意见放在前 面，以提高效果。

4）意见应工整、清晰地写在《文件处理单》相应的栏目中，并签注拟办人 姓名与日期5）当公文所涉及的问题较易处理，对领导者采纳自己的方案有一定的把握时， 也可直接草拟复文文稿供审核定夺，以加速办理过程2•批办批办是一项由法定责任者履行法定事务处置权的决策性活动法定责任者即机关或部门的 领导人批办的要求是：（1）不得越权批办公文2）严格控制批办范围，不经批办同样能 得到有效办理的公文，已批办过统一的处置意见的公文，他人已有合法、明确而有效批办意见 的公文，均不再批办，由有关部门直接处理3）批办意见务须明确、肯定、具体，前后一致， 切实可行4）采取有效措施监督批办意见的执行结果5）批办过程中，如发现公文所涉 及的问题是自己无权或确实无法处置的，可将批办改为拟办在此过程中一定要实事求是地弄 清事件的情况6）批办意见应工整、清晰地写在《文件处理单》或《文件传阅单》的有关栏 目内，并务须签注批办人 姓名、年月日3 •承办只有经过承办，公文才能产生切实效用，它是公文办理中的中心环节在承办时应注意：（1）熟悉与公文内容有关的法律、法规、方针政策和上级有关公文，熟悉有关业务 2）为 使公文所针对的问题得到有效处理，必须深入实际，加强调查研究。

3）加强协商，努力协调 各方面关系4）有效运用面谈、会议、沟通、现场办公等多种承办方式5）分清主 次，区别缓急，科学安排承办次序6）各级领导积极参与承办7）注重对承办结果的检 查与监督4•注办注办的主要作用是备忘待查，为日后查考提供依据注办由承办人随手完成，即随着承办活动的进行随时将反映承办情况的一些内容记录在 《文 件处理单》相应的栏目内签注的项目通常包括：是否办复，复文号及复文日期；召开会议的 名称，与会范围，决议与结果；沟通时对方的受话人、通话内容与日期；现场办公的参加 者、解决问题的方法措施与结果；主要阅件人、承办人姓名、签注日期等等收文管理活动的方法要点（1） 签收签收是收文办理的第一道程序，指收到文件后收件人在对方的文件投递单或送 文簿上签字，表示收到其作用，一是为明确交接双方的责任提供一种凭证；二是为了保证文 件运行安全2） 登记登记的形式主要有簿式、卡片式、联单式三种登记时应注意：收文与发文， 平件、密件与急件一般应分别进行；分清轻重缓急，急件随到随登，平件分批登，但也应当日 到当日登；登记序号应不留空号，不出重号；字迹工整、不滥用简称；所有登录项目都应完整 准确；对于无标题文件应代为拟出简明、确切的标题。

3） 启封启封应由专人负责；标明亲收的亲启件，由领导人亲启；启封后应检查公文的 完整情况4） 分办即为公文确定运转方向这是一项事关公文是否准确、迅速得到办理的决定性 工作依据文件的性质、重要程度、涉密程度、时限要求、内容所涉及的职责范围，及机关各 部门、各级工作人员的分工、有关程序、惯例送交办理分办应有专门登记，有关责任者应同收件人履行交接手续送出公文前应根据需要将《文 件处理单》、《文件传阅单》等附上，使其随文运转《公（5 ）公文摘编在重要公文投入办理之前对其所作的加工目的是为办理公文提供方便， 节省办公时间文摘、提要可以附在公文上一并送领导者或其他工作人员阅处，也可刊载于 文信息》、《来文摘报》等刊物上综述、数据资料汇集一般则单独成文提供，也可刊载于《信 息快报》等刊物上6 ）组织传阅在组织传阅时应注意：①选择合理的传阅路线形式②正确排序，随情况 变化做适当调整③适当分流，如复制若干副本④积极利用并发展多种传阅形式，可开辟阅 文室、召集阅文者集中阅文、利用现代化手段传阅文件等⑤建立传阅登记手续⑥及时检查 阅读情况，有效落实有关领导者阅后的批示7） 催办根据承办时限和有关要求对公文承办过程实施的催促和检查过程。

催办工作的一般过程为：明确对象与对承办工作的要求（时限、方式、原则等）；将有效 进行催办工作所需要的情况以《文件催办单》等形式记录在案，作为催办依据；定期或随时向 承办部门或人员催询、检查承办工作进展情况；及时协助制订和实施解决问题的方法、措施， 保证公文迅速有效地运转；验收办毕公文，综合反映承办工作实际情况与结果，注销已办结公 文8） 查办公文查办是指核查重要公文执行情况，督促并协助承办单位全面、具体地落实 公文精神，解决有关问题的活动公文查办与催办都是带有监督性质的管理活动，但两者的区别也是比较明显的：①催办是 对承办公文过程的监督控制，重点在于使公文按“时”办毕，查办则不仅要监控承办过程，还 要管公文产生实效的全部过程，按时、按质、按量地将有关事务办毕；②催办一般是以一份具 体公文为单位展开，查办则是以一件“事情”为单位进行，在若干份公文反映同一“事情”的 情况下，查办往往就围绕这样一组公文而展开查办工作的一般过程是：立案，即确定查办对象；交办，向有关部门布置查办任务；向承 办部门催询办理情况；反馈，由查办人将查办情况和结果反映给领导者；销办，注销已获结果 的承办事项，对办毕公文做出处理。

公文的发文办理发文办理“发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、 用印、登记、分发等程序”；为了提高发文办理工作的水平和质量，下面就发文办理各个环节 中需要特别注意的问题及有关程序性工作，作些介绍，供参考一）草拟公文在区办公室办理文件过程中，我们发现草拟公文方面主要存在这样几个 问题一是使用文种不当；二是行文目的不够明确，原因不够充足，依据的政策不够全面或不 准确比如，一些已经停止执行的文件或政策有时还作为行文依据；三是引文、结构层次序数、 计量单位和数字应用等不够规范等针对上述几个方面的问题在草拟公文过程中，应该注意 以下几点：1、要认真学习与研究有关的政策法规，准确把握政策界限各部门办公室人员在接受一项 具体的写作任务后，首先应该翻阅上级的有关文件，学习党和国家有关的方针、政策，深入理 解其精神实质和政策界限并根据本部门的实际情况有效地贯彻上级精神，正确地提出执行的 具体措施和办法，确保草拟的公文“符合国家法律、法规及其他有关规定”如提出新的政 策、规定等，要切实可行并加以说明”这就要求我们在草拟公文时，要充分阐述提出“新政 策、规定”的目的、原因以及所依据的政策、法规，做到有理有据，又符合实际。

2、要认真领会机关领导的意图公文是为解决具体问题而制发的机关领导决定撰写某一文稿或是制定某 一制度，目的就是为了根据本单位的实际情况贯彻执行党和国家的方针政策，执行上级的要求， 提出解决具体问题的措施和办法因此，公文草拟者要结合本机关、本单位的实际，将上级某 项政策、精神加以具体化，十分重要的途径就是要认真领会领导的意图领会领导意图，具体 说来，就是要搞清楚以下几个问题：（1 ）领导布置这个写作任务的目的、背景是什么？（2）领导要求在文稿中提出什么问题，解决什么问题？（3 ）领导对文稿的内容提出了什么要求？（4）领导对文稿的文种有什么要求？（5 ）受文对象是谁？（6 ）受文对象曾提出过什么问题？发文者的态度和意见是什么？如果在动笔之前，能够把 这些问题准确地理解和掌握，那么，我们所撰写的文稿就有可能较好地体现领导的写作意图 对领导意图，凡属正确的要坚决执行，不完善的要补充或诚恳地提出自己的不同看法，努力做 好参谋但是，要注意把握好角色，从属性、服务性是机关文秘工作者的本份，若有异议，只 能提出建议，不能擅作决定，也不能以自己的看法代替领导意图3、 要正确使用文种文种的使用刚才已经讲过。

4、 引文、结构层次序数、计量单位、数字、紧急程度等一定要规范《公文处理办法》对 这些方面均有明确的规范要求，但实际执行中也还存在不少问题比如：公文中只引文号，不 引标题，或标题文号倒引；层次序数混乱，不知是哪一条哪一款；计量单位习惯于用“斤”， 而不用“公斤”；数字应用前后不一，或该用阿拉伯数码的却用汉字；公文的紧急程度随意等 等这些都是草拟公文中的最基本、最常识性的问题希望各部门办公室的同志要认真学习，认真对待，以提高公文的质量，保持公文的严肃性二、 公文涉及内容的协调拟制公文过程中，对涉及其他部门职权范围内的事项要进行协商， 取得一致意见后方可行文这在发文办理中是一个非常重要的问题，必须高度重视三、 公交审核公文送工管委领导签发前，需经办公室进行审核负责核稿的人员，必依据 《公文处理办法》和《细则》，坚持实事求是、执行政策、精减、高效、精益求精的原则，及时审核，严格把关审核的重点是：一是行文是否确需行文，行文方式是否恰当二是政策 是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规 定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他 部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一。