成文信息控制程序.docx

细心整理成文信息限制程序〔ISO9001/ISO14001/ISO45001-2018〕1目1.1制定本程序目是规定质量管理体系所要求成文作息限制准那么，以确保在须要场合和时机，均可获文件有效版本，防止误用〔如运用作废文件〕；予以妥当爱惜〔如防止泄密、不当运用或缺失〕2适用范围2.1适用于本公司质量、环境、职业安康平安管理体系要求成文信息限制适用于本公司“工厂质量保证明力要求〔CCC〕”，中规定成文信息限制3术语3.1成文作息：公司须要限制和保持信息及其载体〔成文信息可以任何格式和载体存在，并可来自任何来源3.2文件：信息及其载体〔例如：记录、标准、程序文件、图样、报告、标准〕载体可以是纸张、磁性、电予、光学计算机盘片，照片或标准样品，或它们组合3.3一级文件：质量手册；3.4二级文件：程序文件；例如：成文信息限制程序、内部审核限制程序等；3.5三级文件：管理标准〔制度、方法〕、技术标准〔技术法规、标准〕、工作标准〔标准、规程、规定、流程〕3.6四及文件：质量、环境、职业安康平安管理体系记录3.7外来文件：公司应识别与产品和质量管理体系筹划和运行有关全部来自公司以外文件〔包括与产品有关法律法规、顾客供应图样，产品标准等〕。

3.8文件限制：文件限制是对指对文件编制、评审、批准、标识、检索、发放、运用、贮存、爱惜、更改和再批准、作废、回收等全过程所用活动管理工作3.9版本：同一文件不同文本，一般以文件更改或换版依次为不同版本标记，首次批准发布文件称初版，更改或换版重新批准发布称其次版,随后类推公司规定以大写英文字母A、B、C……分别表示有版本限制文件初版、其次版、第三版……〔用0、1、2、3、4、5代表修改次数，例如A、A1…A5〕假设修改超过第5次或修改内容超过1/3须要更新版本4职责4.1质量部归口负责一级文件限制工作4.2各部门内审员和各部门主管领导负责本部门二级文件限制工作4.3质量部帮助各部门对二级文件进展有效限制4.4探究院负责三、四级技术文件限制4.5各部负责本部门三、四级文件限制5.培训与资格5.1各部门资料管理人员应承受本程序培训,方可从事文件和资料管理工作6.工作程序6.1文件编号和标识6.1.1为了确保文件标识清晰且具有唯一性,各类文件按以下规那么编号:6.1.1.1 一级文件和二级文件统一接受以下编号： Q / ZT ×× ××× － ×××× 发布年号〔如：2017〕 依次号〔001、002…依次取号〕 体系代码〔参照体系分类代码表〕 公司代码〔ZT〕 企业标准代码〔Q〕6.1.1.2三级文件编号构造： ZT － ×× ×× ××× － ×××× 发布年号〔如：2015〕 依次号〔001、002…依次取号〕 体系代码〔参照体系分类代码表〕 部门代码〔参照部门代码一览表〕 企业代码〔ZT〕6.1.1.3 四级文件编号构造： ×× －　 ××　 －　 ××　 －　 A〔B C D……〕　 版本号 依次号 〔001、002…依次取号〕 管理体系要求条款号 公司代码〔ZT〕或部门代码6.1.1.4外来文件编号：外来文件公司内部不再另行编号，按外来文件原始编号执行。

6.1.1.5部门代码一览表序号部门名称部门简称部门代码1DXC高科特种车辆有限公司DXC高科ZT2人事行政部人力HR3财务部财务CW4物业管理部物业WY5质量部技质JZ6选购 部选购 CG7探究院研发YF8物业管理部物业WY9营销中心营销YX10制造部制造ZZ11客服中心客服KF6.1.1.6体系分类代码表体系名称代码体系名称代码质量管理01行政管理09职业安康/平安/环境02生产管理10信息管理03战略管理11研发管理04人力资源12设备能源05营销管理13组织运营06工艺管理14财务管理07工会管理15选购 管理08物流管理166.2文件制订：6.2.1一级文件由质量部工程负责编制，质量部经理负责审核，总经理批准6.2.2二级文件由各部门内审员负责编制，部门领导负责审核，主管副总批准6.2.3三四级文件由各部门负责人负责编制，部门领导责审批特殊要求时主管副总批准6.3文件修改：6.3.1一级文件更改由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，质量部领导审核，副总经理批准，质量工程师统一进展更改6.3.2二级文件更改由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，主控部门领导审核，主控部门内审员负责更改。

6.3.3三级、四级文件更改，由相关负责人提出申请，填写《文件更改申批表》，主管部门领导审枇，由相关负责人进展修改，必要时请主管副总经理批准原那么上由该文件原制定部门更改6.3.4三级、四级技术文件〔包括设计文件〕是与产品质量有关文件，干脆影响到产品质量，相技术文件、图纸更改见《技术文件及图纸管理方法》6.3.5修改后文件需重新批准6.3.6文件更改、换版后一周内,文件归口管理部门资料员须修订《文件、资料限制清单》6.4文件发放6.4.1经批准通过文件，由文件编制人员将文件分发对象及份数通知部门资料员，由部门资料员统一进展发放，发放文件时对每份现行有效文件须盖红色“受控”印章同时填写《文件发放登记表》〔“受控”章必需盖红色印章，以防止各部门随意复制〕6.4.2各部门应将本部门或公司其它部门所发最新版本文件刚好放置到对体系有效运行起重要作用各个办公场所，并依据最新版本文件对部门人员进展宣导6.4.3修订文件发行时，部门资料员回收旧版文件,同时更新《文件发放登记表》，确认正常回收旧版文件〔修改发放文件也必需盖红色“受控”印章，以防止各部门随意复制〕6.4.5三级、四级技术文件〔包括设计文件〕是与产品质量有关文件，干脆影响到产品质量，技术文件、图纸发放见《技术文件及图纸管理方法》。

6.4.6各运用部门不得复印盖有“受控”章正式文件6.5文件清晰和易识别6.5.1文件字迹和图线应易与辨别并保持这种状态当文件污损不易辨别时，应刚好予以调换，任何人不得在受控文件上乱涂乱画或作任何标记6.5.2记录应内容齐全、字迹清晰凡栏目空白、填写错误、涂改、签名不全、未填年、月、日或字迹不清都不符合要求记录不能随意涂改，即使有笔误须要更改时，也只能是划改并加盖责任者印章，切勿涂改6.6文件补发6.6.1文件运用部门需补发文件时,由运用人员填写《文件、资料申请表》经部门领导批准后，向文件归口管理部门提出书面申请，经文件管理部门领导批准后实施补发，必要时经主管副总经理批准6.6.2文件归口管理部门接到申请后，按本程序6.4规定发放文件并做好记录6.6.3当文件以复印件形式分发时，复印件上须盖红色“受控”印章6.7文件保管6.7.1各部门资料管理人员对自己管理文件，制订《文件、资料限制清单》或《质量记录一览表》，然后按类别、编号刚好间依次保存在文件专用柜、架中，做到层次清晰、标记明显、便于查找6.8文件归档：6.8.1执行《组织学问管理方法》6.9文件保存期限6.9.1对公司有长远利用价值为永久保存。

6.9.2依据《缺陷汽车产品召回管理条例》第九条规定：生产者应当建立并保存汽车产品设计、制造、标识、检验等方面信息记录以及汽车产品初次销售车主信息记录，保存期不得少于10年我公司全面贯彻执行此项规定6.9.3以上两条规定以外记录，保存期限不得少于5年6.11外来文件限制6.11.1外来文件证订：公司设计、开发、制造、检验工作须要相关国家、部、行业标准时,把需求信息以邮件形式提报给探究院，由探究院填写《文件、资料申请报告》报公司分管领导批准后征订6.11.2外来文件审批和发布：探究院在收到外来文件后5个工作日内，评审其充分与适宜性，一式二份填写《外来文件评审记录表》评审栏后，报部领导审定6.11.3探究院将“外来文件评审记录表”一份自存，一份交公司档案室评审人员须在通过评审和审核外来文件上盖“设计文件会签章”并签名,通过评审和审核文件经总工程师签发后交探究院资料员发布6.11.4对于经评审不合特殊来文件，评审人员填写“外来文件评审记录表”评审内容和结果栏并签名后，将记录表发给外来文件供方；供方回复处理看法和结果后，原评审人员需进展再评审，如评审仍不合格那么应提出处理看法报部领导审核后，作出相应处置。

假设再评审结果符合要求时，评审人员填写指定栏后，报部领导审核并按本程序6.11.3规定执行6.11.5外来文件更新和更正：6.11.5.1探究院负责国家、部、行业标准修订跟踪，刚好更新公司现有标准6.11.5.2外来工程标准/标准必需由探究院更正,更正、审批要求同本程序6.11.2规定6.12失效和作废文件限制6.12.1文件经更正或换版，归口管理部门资料员须刚好填写《文件发放登记表》并对失效或作废文件盖“作废”印章并从发放或运用场所撤出失效和作废文件,防止误用6.12.3为法律和/或积累学问目,需保存失效和作废文件时,还需对失效或作废文件盖“留存”印章,与现行有效文件分别保存6.13文件处置：6.13.1执行《组织学问管理方法》7流程图〔见附页〕8.相关文件、记录和表格8.1相关文件《质量记录限制程序》《技术文件及图纸管理方法》《组织学问管理方法》8.2记录和表格8.2.1《文件、资料申请报告》8.2.2《外来文件评审记录表》8。