服务和供应品采购程序.doc

编号：TY-JC-002-07-2013程序文件第 1 页 共 4 页文件名称：服务和供应品采购程序第 2 版 第 1 次修订1 目的对检测质量有影响的服务和供应品采购进行有效控制，以确保检测数据的准确可靠2 范围适用于本中心对检测质量有影响的服务和供应品的选择、采购、验收、储存及其使用的控制3 职责3.1 检测室负责服务和供应品的采购申请的上报、验收3.2 业务室负责组织对合格供方的评价3.3 业务室负责人负责服务和供应品采购申请的审核，中心主任批准3.4 业务室负责组织对服务品和供应品的供应商的评价、验收、存储和发放4 程序4.1 服务和供应品的识别4.1.1 服务是指对检测工作质量有影响的支持服务，如：仪器设备的检定、校准;对检测工作质量有影响的设施和环境条件的设计、制造、安装、调试等;4.1.2 供应品是指对检测工作质量有影响的供应品，如：仪器设备、试剂、消耗材料等4.2 采购申请的编制4.2.1 检测室应根据本室检测工作需要，编制采购申请，采购申请中应包含所需物品的名称、生产厂家、型号规格、等级、标识、图纸、技术指标，如果是采购服务可提出对提供服务人员的资格能力水平的要求，以及对提供服务或所需物品的组织应满足的质量体系标准。

4.3 供应商的评价和选择4.3.1 业务室根据采购申请的要求，对检测质量有影响的重要试剂、消耗材料、供应品和服务的供应商组织有关人员进行评价4.3.2 供应商选择原则a） 遵循优质、优价的原则；b） 供应商应具备相应的资质、良好的质量信誉和资信情况4.3.3 对供应商进行评价的内容如下：a） 被提名供应商的资信能力；b） 供应商的供货业绩；c） 价格；d） 交货情况； 编号：TY-JC-002-07-2013程序文件第 2 页 共 4 页文件名称：服务和供应品采购程序第 2 版 第 1 次修订e） 服务情况4.3.4 业务室根据对供应商评价的结果，应优先选择获得质量体系认证的供应商（如通过第三方质量体系认证或第三方产品质量认证） 4.3.5 没有通过质量体系认证的供应商，应尽量选择能提供国家法定检定、检验机构的产品检定或检验合格证、报告的供应商4.3.6 对于无质量保证能力证明材料的供应商，业务室负责组织对其进行调查、评价，与之签订协议（合同） ，提出质量要求，明确双方责任，并报中心主任审批4.3.7 业务室应填写《供应商评价表》 、 《合格供应商名录》 ，并建立合格供应商档案档案内容为：供方调查、评价记录、服务质量、检验报告（证书） 、协议（合同）等，所建立的合格供应商名录需中心主任批准。

4.4 供应品的申购4.4.1 试剂、消耗材料的申购4.4.1.1 试剂、消耗材料的申购，由使用部门制定采购申请，并填写《试剂、消耗材料申购单》 ，经室主任签字后报业务室4.4.1.2 申购单由业务室负责人审核、经中心主任批准，业务室负责组织及时购置4.4.1.3 选购试剂、消耗材料前，应根据本程序的规定，在获批准的合格供应商中选择4.4.2 仪器设备的申购4.4.2.1 仪器设备的申购按《仪器设备管理程序》执行4.5 供应品的验收4.5.1 试剂、消耗材料的验收4.5.1.1 检测室根据采购文件对所购买的试剂、消耗材料进行符合性检查验收必要时可对重要试剂进行检验或验证，以证实是否符合标准规定的技术指标要求4.5.1.2 验收人员验收时应做必要的记录，并在《合同到货验收会签表》验收栏中签名，再将此单交业务室4.5.1.3 试剂消耗材料的数量符合由业务室完成，试剂消耗材料符合性检查验收：试剂的验收由标液室进行检查验收，消耗材料的验收由质量技术室主管技术人员和各检测室设备员进行检查验收；对重要的试剂由标液室进行检验或验证，试剂经验收不符合要求的消耗材料，由业务室负责与供应商联系退货4.5.2 仪器设备的验收4.5.2.1 仪器设备的验收按《仪器设备管理程序》执行。

4.6 服务的采购及验收4.6.1 仪器设备的检定、校准按《仪器设备测量溯源性管理程序》执行4.6.2 设施和环境条件设计、制造、安装、调试、验收按《设施和环境条件管理程序》执行4.7 试剂、消耗材料的保管4.7.1 贵重物品及剧毒品由业务室负责保管，办理入库手续，并建立台帐，放入保险柜中保管，保险柜钥匙和密码分别由两人掌握4.7.2 其它试剂、消耗材料由业务室负责保管，办理入库手续，并建立台帐，所有物品应按类合理放置，做到摆放整齐，便于领用对易燃、易暴试剂业务室应按其规定存放，不得长期或超量存放4.7.3 标准物质的管理按《标准物质和标准溶液管理程序》执行标准物质的管理4.8 试剂、消耗材料的领用4.8.1 其它试剂、消耗材料的领用由检测室制定相应的领用规定4.8.2贵重物品及剧毒品的领用，应由使用部门提出申请并填写《贵重物品及剧毒品领用申请表》 ，经中心主任签字后到业务室领取，领用时须按用量领取，做好记录，检测室领用须经中心主任批准，业务室确认，检测室使用人、检测室主任两人签字4.9 标液室、检测室应确保实验室用水达到规定的质量要求标液室、检测室应定期对各检测室水净化系统的性能进行检查以确认制备的水满足检测要求并保存检查记录。

实验室用二级水、三级水检测频次为每月 2 次，检测项目按照相应级别规定的项目执行，特殊情况增加频次4.10 记录归档4.10.1 所有记录由相关部门负责收集、整理、交档案资料管理员归档、保管4.10.2 合格供应商档案保存至需更换为止，其他记录保存 3 年，属于设备档案的内容长期保存5 相关文件5.1《仪器设备管理程序》TY-JC-002-24-20135.2《仪器设备测量溯源性管理程序》TY-JC-002-25-20135.3《设施和环境条件管理程序》TY-JC-002-21-20136 记录6.1《试剂、消耗材料申购》TY-JC-003-14-2013编号：TY-JC-002-07-2013程序文件第 3 页 共 4 页文件名称：服务和供应品采购程序第 2 版 第 1 次修订6.2《供应商评价表》TY-JC-003-15-01-20136.3《服务商评价表》TY-JC-003-15-02-20136.4《合格供应商名录》TY-JC-003-16-20136.5《贵重物品及剧毒品台账及领用记录》TY-JC-003-17-20136.6《贵重物品及剧毒品领用申请表》TY-JC-003-18-20136.7《合同到货验收会签表》TY-JC-003-62-2013编号：TY-JC-002-07-2013程序文件第 4 页 共 4 页文件名称：服务和供应品采购程序第 2 版 第 1 次修订 编号：TY-JC-002-14-2013程序文件第 1 页 共 3 页文件名称：记录控制程序 第 2 版 第 1 次修订1 目的对质量记录和技术记录进行控制和管理，为检测技术、管理体系的实施提供有效证据。

2 范围适用于本中心各种质量记录和技术记录的管理和控制3 职责3.1 质量负责人负责组织记录格式的编写3.2 中心主任负责记录格式的批准3.3 档案资料管理员负责各类记录的管理4 程序4.1 记录的分类4.1.1 质量记录:与质量活动有关的记录如:内部审核、管理评审、纠正和预防措施、客户服务与抱怨、服务与供应品的采购、监督记录、不符合检测工作、文件控制等记录4.1.2 技术记录:与检测活动有关的记录.如:合同评审、检验报告、原始记录、人员、设备、实验室间比对或能力验证、分包等记录4.2 记录的格式4.2.1 质量负责人负责组织记录格式的编写，记录格式应包含足够的信息,其审核、批准、更改、控制应按照《文件控制程序》进行4.2.2 记录格式经中心主任批准后方可使用4.3 记录的填写4.3.1 所有的原始记录、数据和计算应在产生的当时予以记录，并能按照要求分类识别、存放4.3.2 应由各项质量活动和技术活动的完成人按照填写要求认真填写，应做到及时真实、字迹清楚，填写内容正确、规范，4.3.3 记录不得使用铅笔填写，记录不得涂改，需更改时应采用“划改法”在划改处签章或签名，并将更改内容写在被更改内容的附近，无内容处应杠化。

记录的所有改动均应有改动人的签名4.3.4 原始检测记录中应有抽样人员、分析人员、校核人员的签名4.4 记录由各项活动的责任部门负责收集，交档案资料管理员编目、归档、保管4.5 记录的保管4.5.1 涉及仲裁检验、重大索赔、理赔案件及司法诉讼的原始检验资料应保存至结案；合格供应商档案保存至需要更换为止；人员、仪器设备档案、检测方法确认相关记录、测量不确定度评定报告长期保存；其余记录保存 3 年4.6 记录的借（查）阅和复制4.6.1 本中心员工因工作需要借（查）阅和复制记录需经中心质量负责人批准4.6.2 外单位人员一般不得借（查）阅和复制记录客户要求查阅记录时，须经中心主任批准,在保证其他客户机密的前提下进行，按《客户机密和所有权保护程序》执行4.6.3 借（查）阅和复制记录应办理登记手续，并填写《文件（记录）借（查）阅申请表》 ，阅后及时交还档案资料管理员4.7 记录的安全和保密4.7.1 记录应存放在指定场所，避免记录的损坏、变质和丢失，并采取保密措施4.7.2 借阅人不得泄密和转移借阅，不得涂改、摘抄记录4.7.3 以电子方式储存的记录,按《计算机及网络控制程序》的要求进行控制,以防止未经授权的人员读取和修改。

4.8 记录的销毁按《文件控制程序》执行4.9 测试原始记录4.9.1 测试原始记录的格式见《测试原始记录》 4.9.2 测试原始记录内容应包括（但不限于）以下内容：4.9.2.1 样品名称；4.9.2.2 检测项目名称；4.9.2.3 检测日期；4.9.2.4 检测地点；4.9.2.5 样品编号及样品状态；4.9.2.6 主要用仪器设备；4.9.2.7 试验人、校核人签名；4.9.2.8 检测项目所需的环境条件及实际测试条件（若标准中有要求） ；4.9.2.9 测试的原始数据、计算公式、报出结果原始记录中应有引用的标准曲线编号、使用的标准溶液编号、色谱系数编号，编码要求如下：a 曲线编码要求：部门代码+曲线代码（QX）+年代号+序列号如化工曲线编号：HGQX2013-001；b 标准溶液编码要求：部门代码+标准溶液代码（BR）+年代号+序列号如编号：TY-JC-002-14-2013程序文件第 2 页 共 3 页文件名称：记录控制程序 第 2 版 第 1 次修订化工标准溶液编号 HGBR2013-001；c 色谱系数编码要求：部门代码+色谱系数代码（SX）+年代号+序列号如色谱系数编号 HGSX2013-001。

4.9.3 某些检测领域对原始记录有特殊要求的应符合 CNAS《检测和校准实验室认可准则应用说明》的相应规定4.9.4 测试原始记录的校核内容：a)数据计算的准确性及数据处理的正确性；b)填写的规范性；c)公式引用的正确性；d)使用仪器设备和环境条件的正确性4.9.5 校核人对发现的问题应与主检人协商认定后由主检人更正校核完成后，校核人在指定位置签字4.10 检测数据的处理4.10.1 产品标准或检测方法中，对读取数值的位数有具体规定的，按标准规定执行，标准中没有规定的若是仪器设备自动显示数据的，按显示的数据读取，非自动显示数据的一般读至最小分度值后再估读一位4.10.2 数值修约与极限数值的判定按 GB8170《数值修约规则与极限数值的表示和判定》执行标准中有特殊规定的，按标准规定执行5 相关文件5.1《文件控制程序》TY-JC-002-01-20135.2《计算机及网络控制程序》TY-JC-002-04-20135.3《客户机密和所有权保护程序》TY-JC-002-05-20136 记录 6.1《文件（记录）借（查）阅申请表》TY-JC-003-02-2013。