文件控制知识培训.ppt

文件控制培训,,培训内容,1、文件系统简介；2、管理制度的控制；3、体系文件的控制；4、文件编制；5、文件的使用；,一、文件系统简介,公司文件分为两大类：1、管理制度：公司领导和各职能部门按职责发出，要求必须强制执行的行政命令；2、体系文件：直接涉及质量、环境和职业健康安全的管理的文件；,体系文件简介,体系文件分外部文件和内部文件：外部文件指：来自公司外部的文件，主要指CTL文件和法律法规、外部标准等；内部文件指公司建立、实施和推进QES管理体系过程中形成的文件；包括： A、 一阶文件：QES综合管理手册； B、二阶文件：37个程序文件，程序文件是指为规定某项活动或过程 如何进行的途径而形成的文件； C、三阶文件：规范、作业指导书、产品管理计划、标准等； 规范是指说明要求的文件，通常是支持某项活动或过程运作的具体操作性要求，或程序文件的实施细则； 作业指导书是指导某岗位具体工作方式的文件； 产品管理计划是指工程部和品管部联合编制的规划产品生产和质量控制全过程的文件； 标准是指衡量物料、产品等是否可接收的准则，一般包括工艺标准和检验标准D、四阶文件：体系文件引用的各种表单文件系统结构图,,全部文件,,管理制度,,,,体系文件,内部文件,外部文件,,,,,行政命令,综合管理手册程序规范标准产品管理计划作业指导书表格,CTL文件外来标准法律法规和其他要求,,,,二、管理制度的控制,1、管理制度是公司领导和各职能部门按职责发出，要求必须强制执行的行政命令，发文之前须经部门主管/经理或更高级别领导批准。

2、管理制度是不纳入QES体系的文件，其内容不直接涉及质量、环境和职业健康安全的管理有异议时由QSM最终判定例如：出差管理制度、 作业员薪资管理制度 3、按ZDQ05001 《管理制度发文规范 》进行控制，由HR负责主导；4、管理制度(行政命令)和直接涉及质量、环境和职业健康安全的内容不能编在同一份文件里；,三、体系文件的控制（一）,3、1外部文件的控制：1、CTL文件的控制；2、法律法规及其他外部文件的控制；,三、体系文件的控制（二）,3、2内部文件的控制：1、综合管理手册的控制；2、程序文件的控制；3、规范的控制；4、作业指导书的控制（包括临时技术性文件）；5、PQMP的控制；6、标准的控制；7、表格的控制；,综合管理手册和程序文件的控制,1、综合管理手册A、编制由QSM负责，通过文控发行；B、如有不同意见可以填写《文件新增/修改申请单》要求修改；2、程序文件A、由QSM负责规划公司的程序文件，目前有37个程序文件，不得随意增加；B、各程序文件的责任部门应对本部门负责的文件负责及时更新；C、当文件不适合现行体系可更新程序文件；,规范文件的控制,1、规范是指说明要求的文件，通常是支持某项活动或过程运作的具体操作性要求，或程序文件的实施细则； 2、体系按过程方法进行规划，将应控制的过程形成文件；反过来说，制定文件前先要适当地识别、确定过程。

3 、规范的控制原则上是在没有新的过程增加的情况下不得形成新的规范；对于已经出现但目前还没有识别、确定的过程可以在识别、确定后尽量更新已经发行的规范文件，难以融合到文件中时可以同QSM确认；4、规范文件的审批：部门经理和QSM审核，分管领导批准；,作业指导书文件的控制,1、作业指导书是指导某岗位具体工作方式的文件；2、审核是工程师级以上人员，批准由部门负责人或授权人；3、临时技术性文件A、编制的条件：1）指ER、PR阶段及量产后紧急状态时（包括CR阶段）2） 紧急状态：指生产现场急需文件，按正常流程发行文件会造成生产现场停产的情况B、有效期：1）ER、PR阶段：由技术部门根据生产完成情况确定其有效期，应在ER、PR生产结束时回收作废2）量产后紧急状态时（包括CR阶段）：文件有效期为48小时，有效期过后将自动失效；若临时文件在48小时后继续生效，编制部门应将临时技术性文件升级为正式文件发行产品质量管理计划的控制,1、产品质量管理计划是指工程部和品管部联合编制的规划产品生产和质量控制全过程的文件；2、文件的审批：部门经理和QSM审核，分管领导批准；,表格的控制,1、空白表单应作为所支持的二、三阶文件的附件，与二、三阶文件一起发行；填写了内容用于指导其他工作的四阶文件，必要时可单独发行。

2、如果记录或表格文件是本部门编制的主要用于支持该文件，未在其他文件内附带发行，应在发行本文件时附带发行；3、如果该记录或表格已在其他文件内附带发行，应在该附件文件名称后注明，例如：（详见Q2PF001《文件控制程序》）4、文件人编制文件时应查看公共盘：S:\DeptFiles\DCC\查询目录下的程序、规范类文件涉及表格清单，以确认文件应附的附件（如有更改经QSM确认后应通知文控）；5、作为附件的表格版本升级可通过抽换页的方式实现，如要增加新的表格直接修改相应的程序、规范文件；,文件的解释,对于在使用文件中出现的分歧由QSM负责归口解释，文件规定必须执行，除非管理者代表或总经理特许四、文件编制及发行,1、文件编制A、文件的封面格式和内容要求；B、正文要素；C、文件设置；D、文件编制流程图；E、S盘的查阅使用功能；2、文件发行A、文件发行要求；B、文控表格的使用；,4.1-A文件封面（指程序、规范、PQMP）,内容要求,（1）公司名称：“创新科技（山东青岛）有限公司”，采用三号楷体_GB2312，字体颜色加粗2）文件编号：采用小四号Time New Roman 字体 例：Q2PF001（3）版本：采用小四号Time New Roman 字体。

例： B（4）文件标题：采用四号楷体_GB2312，字体颜色加深 例：文件控制程序（5）页数：中文字体采用小四号宋体，阿拉伯数字采用Time New Roman 字体，首页（封面）为第1页，依次增加页数，不含附件 例：共3页（6）制定人、制定部门：采用小四号宋体 （7）实施日期：采用小四号阿拉伯数字Time New Roman 字体 （8）有效日期：采用小四号阿拉伯数字Time New Roman 字体或小四号宋体例：2006-5-6或至变更时止（9）文件核准：采用小四号宋体 例：部门经理审核（10）文件更改记录：采用小四号宋体和小四号阿拉伯数字Time New Roman综上(1)公司名称三号 和（4）文件标题四号是采用楷体_GB2312，且字体颜色加粗，其他均为小四号宋体或Time New Roman,4.1-B正文要素（指程序、规范）,1）目的：阐明编制文件的目的及文件所控制的事项，2）适用范围：范围应简要说明该文件的主题内容（明确文件的对象和所涉及的各个方面），不应包含要求；范围应指明文件的适用界限，必要时可能指出不适用的界限。

3）参考文件：编制或执行文件时须参考的其它文件，需注明所参考文件的编号及标题；4）工具和仪器：执行文件所规定的事项时需要的辅助工具和仪器；5）术语和定义：为便于文件理解和使用，解释文件中用到的必要的专用或专业词语，6）职责：主要规定为实现文件中所规定事项各机构/人员的工作范围、责任与权限以及有关部门的分工界限应明确规定执行文件的各机构/人员及他们应担负的责任，可有明确具体的数量、质量和期限的要求7）流程图：直观表达文件中规定事项所需的过程及其协作部门/单位与相互关系；8）程序内容：文件内容在此部分叙述 9）附件：列出执行该文件时需要的记录或表格文件；,正文内容要求 （指程序、规范）,1）正文内容的字体：中文采用“宋体”，字母和阿拉伯数字采用“Times New Roman”，字号一般为“12号”或“五号”标题字体颜色加深2）段落：在9个大标题之间需隔行，在同一大标题下不需隔行9个大标题间对齐，以后各层的标题号（数字或字母等）与第一层的第一个字对齐；各层文字与本层第一个字对齐7、流程图8、程序内容 8.1 ABCDEF 8.1.1 ABCDEF ABCDEF 8.1.1.1ABCDEF ABCDEF,4.1-C文件设置（指程序、规范）,（1）页面设置：上下边距2.54cm,左右边距为2cm，装订线为0.4cm,装订线靠左。

2）字体间距：封面字体间距参照标准格式，正文内容字体间距为标准间距3）行距为固定值：行距设置值为18磅,出现需求,,查阅S盘受控文件,,,,,向文控或部门文件管理员申请编号,查阅S盘当前的受控版本,新增,更新,,查阅S盘的受控文件确认参考文件,,确认并编制应附带的表格,,确定发行范围,,审核、会签、批准,,提交可编辑的电子档给文控,,文件原件和发行记录表交文控发行,,查阅S盘的受控文件确认参考文件和应附带的表格,,查阅S盘确定发行范围,,审核、会签、批准,,提交可编辑的电子档给文控,,文件原件和发行记录表交文控发行,文件编制流程图,文件新增或更新时需注意的事项,满足文件编制的要求（文件封面、审批、会签、格式等）；编制文件时应对文件的全文负责，确保文件涉及的所有内容（文件涉及的表格和参考文件等）符合现行体系；引用参考文件时注意所引用文件的受控性（S:\DeptFiles\DCC\查询目录下的内部文件控制总览表），确认所引用文件的内容是否符合要求；文件的发行范围：新发行文件应覆盖所有需要的部门；文件更新时应覆盖旧版的发行范围（S:\DeptFiles\DCC\查询目录下的内部文件控制总览表）；,S盘的使用,路径：S:\DeptFiles\DCC内容：查询目录：内/外部文件控制总览表 查询目录：程序、规范类文件涉及的表格受控文件：体系文件夹和CTL文件（分类）,文件发行要求,A、审批权限符合；B、提交文件符合要求；,文件的审批权限,提交文件的要求,对于QES体系内的所有以纸档形式提交文控中心的文件，提交时应符合以下要求：A、纸档文件提交文控中心前提交可编辑的电子档（WORD或EXCEL格式）文件，电子档提交到S:\Temporary\QA\DCC文件夹中；B、提交的纸档文件的原件必须采用未使用过的纸张打印，不允许有任何手写的迹象（审核、批准除外）；C、对于彩色WI须提供足够的份数（出现特殊情况使用部门/单位申请补发时，由发文部门打印）；D、文件应在文件实施日期前一天提交文控中心，特殊情况需在文件生效当天才能送到文控中心的，应提前通知文控中心专员并不得晚于当天下午三点二十分提交，否则文件发行记录表需经管理者代表加签批准；D、若文件涉及两个以上部门，编制、升级版本时需要会签，需提交各部门会签过的Q4FM075《文件会签单》；,文控表格的使用,1、文件抽换页通知单（原文件临时更改通知单）2、文件回收申请单3、文件新增/修改申请单（原文件修改申请单）,文件抽换页,当文件需要紧急更改或更改内容较少（在同一页，更改不影响其他页的内容）时，可通过抽换页的方式更新。

文件进行抽换页时应由编制部门填写Q4FM004《文件临时更改通知单》，并在替换页的右下角注明替换时间与“抽换页” 字样（字体大小：宋体四号）（附件除外）填写更改通知单后按文件的审批权限审批，交文控中心内部文件管理员进行处理（提交可编辑文件） 每份文件可抽换的页数不超过文件总页数的三分之一；附件的更改处理：附件版本升级通过抽换页（审批权限同文件）；增加附件通过文件版本升级；,文件回收申请,当文件使用部门确认不需要此文件时，可填写此单将文件回收当文件已不适宜于体系运行且不能通过修改来完善时，文件编制部门可填写此单经涉及部门同意后后按照文件的批准权限经批准后将文件回收作废申请文件回收时，需确保管理体系的完整性。