关于公司文件编号的管理办法.doc

公司****（总）字〔****年〕第***号关于公司文件编号的管理规定公司各部门为便于文件的识别，追溯和控制，加强管理，提高管理的科学化、规范化，特对公司的制度、流程、表单、合同以及模板管理方面的文件实行统一编号，实现文件编码唯一性，特制定本管理办法：一、编号管理规则（一）适用种类：适用于企业在经营管理活动中所有的表单、文件、合同、制度、资料载体的编号等二）编号规则：文件号由公司代码、部门代码、年份代码、文件类别代码、文件流水号5组代码组成1、公司代码：**********公司：SM2、部门代码:部门代码由部门名称前三个字的汉语拼音首字母大写组成，部门代码分别为：表单合同人事聘用证件服务行政采购BDHTRSPYZJFWXZCG施工设计制度SGSJZD总经办办公室财务部经营部工程部设计部安全科采控部项目监管部事业发展部ZJBBGSCWBJYBGCBSJBAQKCKBJGBFZB3、文件类别代码：文件类别代码由文件类别所属前两个字的大写汉语拼音组成，分别为：4、文件流水号代码：所有文件流水号由三位阿拉伯数字组成，序号由001开始三）编号种类：1、表单类：公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号总经办为：SM-ZJB-BD***办公室为：SM-BGS-BD***财务部为：SM-CWB-BD***经营部为：SM-JYB-BD***工程部为：SM-GCB-BD***设计部为：SM-SJB-BD***安全科为：SM-AQK-BD***采控部为：SM-CKB-BD***项目监管部为：SM-JGB-BD***2事业发展部为：SM-FZB-BD***2、合同类公司代码-文件类别代码-年份代码-文件类别代码-文件流水号建设工程施工类合同：SM-SG-[2***年]-HT***设计类合同：SM-SJ-[2***年]-HT***采购类合同：SM-CG-[2***年]-HT***分包类合同：SM-FB-[2***年]-HT***聘用类合同：证件：SM-PY/ZJ-[2***年]-HT***人事：SM-PY/RS-[2***年]-HT***服务咨询类合同：SM-FW-[2***年]-HT***行政类合同：SM-XZ-[2***年]-HT***3、文件制度类公司代码-部门代码-文件类别代码-文件流水号二、编号管理程序1、表单类：由各部门拟好表单初稿后，编制部门负责人进行审核编号，编号后方可使用，同时将编号后的电子版文件上传至群空间或共享，便于各部门了解、使用和管理。

所有部门的电子表单每年汇总一次到办公室存档2、合同类：建设工程施工类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理设计类合同：由经营部主导设计部配合修订并由经营部负责人进3行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理采购类合同：由采控部主导修订并由采控部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由采控部统一归档管理分包类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理聘用类合同：证件：由事业发展部主导修订并由事业发展部负责人进行统一编号，签章后的合同原件由事业发展部统一归档管理人事：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理服务咨询类合同：由经营部主导修订并由经营部负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理行政类合同：由办公室主导修订并由办公室负责人进行统一编号，签章后的合同原件移交至事业发展部统一归档管理所有的合同台账每年汇总一次交至总经理处存档备查3、文件制度类由总经办经办人拟好初稿后，由总经理审批编号后方可使用。

本规定自颁布之日起实施，与本规定有相抵触者，以本规定为准主题词：编号 规范 办法抄送：公司各部门**********公司总经办 二零一三年三月三十日印发4共印2份5。