办公自动化第三讲幻灯片.ppt

第三章 文件管理,重点内容,认识文件 创建和打开文件 管理文件和文件夹,3.1 文件和文件夹,3.1.1 文件、文件夹、和磁盘 文件：电脑中最基本的数据存储单位 文件夹：电脑中文件的集合，为文件提供存储系统 磁盘：为文件和文件夹提供存储系统 文件、文件夹和磁盘具有从属关系3.1.1 文件、文件夹、和磁盘,1、文件 定义：是一个完整的、有名称的信息集合，最基本的数据存储单位 文件名：文件名称+扩展名例：课件.ppt 文件名禁止使用的特殊字符： 英文引号（” ） 斜线（\ /）英文冒号（:） 垂直线（|） 星号（*）问号（？）左右尖括号（）,3.1.1 文件、文件夹、和磁盘,2、文件夹 定义：文件夹是用于图形用户界面中的程序和文件的容器，在屏幕上用一个文件夹图标表示 文件夹名禁止使用的特殊字符： ： 英文引号（” ） 斜线（\ /）英文冒号（:） 垂直线（|） 星号（*）问号（？）左右尖括号（）,3.1.1 文件、文件夹、和磁盘,3、磁盘 定义：在所有的计算机中，磁盘是通过相对应的通道或“驱动器”进行存取的在用户的计算机范围内，磁盘由字母和后续的冒号来标定3.1.2 常见文件类型,1、程序文件：此类文件可直接在Windows中运行。

可执行文件，扩展名为.exe； 系统命令文件，扩展名为.com； 批处理文件，扩展名为.bat3.1.2 常见文件类型,2、支持文件：此类文件在可执行文件运行时起辅助作用，而不能直接运行 动态链接文件，扩展名为.dll ； 系统配置文件，扩展名为.sys ；,3.1.2 常见文件类型,3、文档文件：此类文件可以直接用文字处理软件来进行编辑 文档文件，扩展名为.doc或.docx ； 普通文本文件，扩展名为.txt；,3.1.2 常见文件类型,4、多媒体文件：此类文件是以数字形式存储的视频或音频信息 .wav .mp3 .avi .midi,3.1.2 常见文件类型,5、图像文件：此类文件由图像处理程序生成，可通过图像处理软件编辑 .jpg .bmp .gif .png,3.1.3 文件的属性,文件属性 定义：文件的属性是指文件的一些基本信息每个文件都有属性页，其中显示诸如大小、位置以及文件的创建日期之类的信息 如何查看文件属性：右键单击文件，在快捷菜单中选属性 ★例3.1 在Windows XP下查看我的文档中的文件“中国简史.doc”,3.2 创建和打开文件和文件夹,3.2.1 创建文件和文件夹 创建文件夹：右键单击桌面或文件工作区域的空白部分→新建→文件夹。

创建文件：右键单击桌面或文件工作区域的空白部分→新建→文件 ★例3.2 在Windows XP的桌面上创建一个文件夹，命名为“秘密花园”，并在文件夹中创建一个文档“办公室言语.doc”,3.2 创建和打开文件和文件夹,3.2.2 打开文件 用当前程序打开文件： 方法1：左键双击文件； 方法2：右键单击文件→打开； 方法3：曾使用过的最近文档可以 开始菜单→文档 ★例3.3 在Windows XP下打开最近使用过的文本文档“购物单.txt”,3.2 创建和打开文件和文件夹,3.2.2 打开文件 用其他程序打开文件： 方法：右键单击文件→打开方式 ★例3.4 在Windows XP中用Windows图片和查看器打开“图片收藏”文件夹中的BMP图像文件“动画截图.bmp”,3.3 管理文件和文件夹,3.3.1 选择文件和文件夹 选择单个文件或文件夹：左键单击 选择多个文件或文件夹：按住Ctrl键，同时逐个单击文件或文件夹 选择连续排列的多个文件或文件夹：选择第一个文件或文件夹，按住Shift键再选定最后一个文件或文件夹 选择一个区域内的文件或文件夹：按住鼠标左键不放，在屏幕上拖动出一个矩形选定框。

选择文件夹中所有文件或文件夹：在文件夹窗口中单击鼠标，按下Ctrl+A，或者按下Alt+E+A 3.3 管理文件和文件夹,3.3.2 移动和复制文件和文件夹 1、移动文件和文件夹：在选定文件和文件夹之后 在同一分区里面移动文件和文件夹：鼠标拖动 在不同一分区里面移动文件和文件夹：按住shift鼠标拖动 选择“编辑”→“剪切”，然后切换到目标文件夹窗口，选择“编辑”→“粘贴” 右击选定文件或文件夹，选择“剪切”，然后切换到目标文件夹窗口，右击空白部分，选“粘贴” 按Ctrl+X组合键，切换到目标文件夹窗口，按下Ctrl+V 在文件夹窗口左侧点击“文件和文件夹任务”窗格中的“移动这个文件（夹）”链接 选择“编辑”+“移动到文件夹”或Alt+E+V,如果要取消最近所做的移动，可在文件夹窗口的空白处点右键，从弹出的快捷菜单中选择“撤销移动” 或者在文件夹窗口中按下Ctrl+Z3.3 管理文件和文件夹,3.3.2 移动和复制文件和文件夹 2、复制文件和文件夹： 按住Ctrl的同时，鼠标拖动到目标位置 ，选中对象，选择“编辑”→“复制”，然后切换到目标文件夹窗口，选择“编辑”→“粘贴” 右击选定文件或文件夹，选择“复制”，然后切换到目标文件夹窗口，右击空白部分，选“粘贴”。

选中对象，按Ctrl+C组合键，切换到目标文件夹窗口，按下Ctrl+V 在文件夹窗口左侧点击“文件和文件夹任务”窗格中的“复制这个文件（夹）”链接如果原来位置和目标位置不在头一个分区，可以不按Ctrl,,选择“编辑”+“复制到文件夹”或Alt+E+V 选择“编辑”+“复制”或Alt+E+C,如果要取消最近所做的复制，可在文件夹窗口的空白处点右键，从弹出的快捷菜单中选择“撤销复制” 或者在文件夹窗口中按下Ctrl+Z3.3 管理文件和文件夹,3.3.3 发送文件和文件夹 发送实际上就是快速将选定的对象复制到常用的位置在桌面或者文件夹窗口中右击一个文件或文件夹，弹出的快捷菜单中会有一个“发送到”命令，其子菜单中列出了可以将文件或文件夹发送到的位置，选择所需命令，即可将文件或文件夹发送到指定的位置3.3 管理文件和文件夹,3.3.4 搜索文件和文件夹 在Windows XP下搜索： Windows XP提供了“搜索”窗格，用于快速查找所需文件所在的位置，并可在搜索结果窗格中打开所需文件在任意文件夹窗口中单击标准按钮工具栏中的“搜索”按钮，即可在窗口左侧显示“搜索”任务窗格 ★例3.5 在Windows XP中搜索我的电脑中的“动画截图”文件。

3.3 管理文件和文件夹,3.3.5 文件和文件夹的删除与还原 1、删除文件和文件夹 右击要删除的文件或文件夹，从弹出的快捷菜单中选择“删除”命令 按Delete键 在文件夹窗口中选择“文件”→“删除”命令或Alt+F+D 在文件夹窗口中的“文件和文件夹任务”窗格中单击“删除这个文件（夹）”链接 直接将要删除的文件或文件夹拖到回收站永久删除：在执行删除文件时按住Shift3.3 管理文件和文件夹,3.3.5 文件和文件夹的删除与还原 2、还原文件和文件夹 在桌面上双击“回收站”图标，打开“回收站”窗口，在窗口左侧单击“回收站任务”窗格中的“还原所有项目”链接，可将所有被删除的项目恢复到原来的位置若只还原某一个项目，则可右击该项目，从弹出的快捷菜单中选择“还原”命令警告：P42,3.3 管理文件和文件夹,3.3.5 文件和文件夹的删除与还原 3、清空回收站 在回收站中右键点击要删除的项目，选删除 在回收站窗口左侧任务窗口中单击“清空回收站”或者选“文件”→“清空回收站” 桌面右击回收站图标，选择“清空回收站”,警告：P42,3.3 管理文件和文件夹,3.3.6 重命名文件和文件夹 右击要重命名的项目，从弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令。

在文件夹窗口中选择“文件”|“重命名”命令 在文件夹窗口左侧的“文件和文件夹任务”窗格中单击“重命名这个文件（夹）”链接 执行上述任一操作后，所选对象的名称文本处于可编辑状态，键入新的名称替换原有名称，然后按Enter键即可警告：P43,Windows XP基本操作补充知识,熟悉Windows XP桌面,桌面图标,桌面区,任务栏,熟悉Windows XP桌面,桌面图标,用来管理计算机上的所有文件,用来临时存放删除的文件,用来访问局域网中的资源以及设置局域网,用来放置一些个人文档，不建议使用，是系统区,自定义桌面图标方法： 1、桌面—右击—属性—桌面选项卡---自定义桌面 2、开始菜单—程序—发送到快捷方式,熟悉Windows XP桌面,任务栏,窗口操作,窗口组成,窗口操作,排列窗口 右击任务栏的空白处，从弹出的快捷菜单中选择相应的命令，如下图所示窗口操作,切换窗口 作用：当打开多个窗口时，用户只能对当前窗口进行操作，此时便需要将某些窗口切换为当前窗口 方法1：使用鼠标 方法2：使用键盘组合键【Alt+Tab】,窗口操作,关闭窗口 作用：当打开多个窗口时，用户只能对当前窗口进行操作，此时便需要将某些窗口切换为当前窗口。

方法1：使用鼠标右上角“关闭” 方法2：若程序出现假死现象， 按【Ctrl+Alt+Delete】组合键打开 “Windows任务管理器”窗口，在“应用程序”选项卡的“任务”列表框中选择要关闭的程序，然后单击“结束任务”按钮，即可关闭指定的应用程序文件操作,一、浏览文件的五种方式： 大图标：以多列，大图标（上），只显示文件夹或文件名（下）的方式查看 小图标：以多列，小图标，只显示文件夹或文件名的方式查看（图标与名字并排） 列表：以多列，小图标，只显示文件夹或文件名的方式查看，并根据窗口的大小调整列数 详细资料：以单列方式显示内容，并显示文件的长度、类型、最后建立或修改的日期等详细资料 缩略图：图标显示显示方式改变的操作步骤： ① 单击“查看”菜单或右键点击文件夹的空白部分→查看 ② 单击“大图标”或“小图标”或“列表”或“详细资料”或“缩略图”文件操作,二、查看隐藏对象的方法： 单击“工具”菜单 单击“文件夹选项” 单击“查看”命令 选择“显示所有文件和文件夹” 单击“确定”即可文件操作,三、隐藏文件扩展名的方法： 单击“工具”菜单 单击“文件夹选项” 单击“查看”命令 选择“隐藏已知文件类型的扩展名”。

单击“确定”即可文件操作,四、修改文件的只读和隐藏属性： 右键单击文件 选择“属性” 选择“常规”选项卡使用应用程序,安装应用程序 在存放软件的文件夹中找到Setup.exe或Install.exe（也可能是软件名称）安装程序，双击它进行安装操作，下图所示为常用安装程序图标使用应用程序,启动应用程序 方法1：单击“开始”按钮，选择“所有程序”，便可以找到应用程序，单击它即可运行例如，要启动Word 2003应用程序，可选择“开始”“所有程序”“Microsoft Office”“Microsoft Word”菜单项 方法2：在桌面上双击应用程序快捷图标使用应用程序,卸载应用程序 方法1：从开始菜单卸载，如图： 方法2：从控制面板卸载开始→控制面板→添加删除程序压缩和解压缩,一、基础知识 为什么要压缩和解压缩文件：通过压缩文件可以节省文件所占用的存储空间此外，当需要在Internet上传输文件时，最好先将其压缩压缩后的文件不能直接打开，需要解压缩后才能打开它们 常用的压缩解压缩工具：主要有WinRAR和WinZIP等压缩和解压缩,二、压缩文件 方法1：用鼠标右击要压缩的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“添加到×××.rar”项，WinRAR会自动将该文件夹压缩到目前的文件夹中，并以“×××”命名，如下图所示。

压缩和解压缩,二、压缩文件 方法2：用鼠标右击要压缩的文件或文件夹，在弹出的快捷菜单中选择“添加到压缩文件”项，可以选择压缩文件的名称、目标位置、密码等压缩和解压缩,三、解压缩文件 方法1：用鼠标右击压缩文件，在弹出的快捷菜单中选择“释放到这里”或“释放到×。