行政机关文字工作学习资料汇编.doc

1 -文秘人员提高写作水平需关注两个方面文字资料工作是办公室的重要组成部分，是为领导服务的一个重要方面，给领导当参谋、搞服务是其重要任务和职能不能写，不会写，是当不好秘书的写好一份文件或报告很不容易，不少人眼高手低，说起来容易，写起来难我体会，搞文字写作的人，需要具备较好的理论功底、较高的政策水平、工作经验和写作能力四个方面的本领而提高写作水平，尤需关注以下两个方面 首先，要吃透“ 两头” 即吃透上 头和摸清下 头吃透上头，是解决写文章的观点问题；摸清下头，是解决写文章的材料问题一篇好的文章，就是观点和材料的统一观点哪里来，主要是从吃透上头来的这就需要，一要深刻理解中央和上级有关政策和文件精神，使自己的思想与全国、全省的大气候合拍要养成早晨听广播、晚上看新闻、睡觉前看完当天报纸重要内容的良好习惯，持之以恒，必有收获二要主动与领导多沟通、多探讨，及时了解并掌握领导近一段时间的工作思路和要抓好的重点工作如果还觉得观点不够明确，就从实际材料中来补充和明确，从信息和调研中来解决办公室还要做好信息调研和综合反馈，为领导决策提供依据三要捕捉新意党委、政府的重要会议、领导的重要讲话往往要表达出一种重要理论、重要思想、重大决策，而这些理论、思想、决策并不是凭空想出来的，它有一个酝酿的过程。

在这个过程中，领导会有意无意地流露出来作为领导身边的工作人员，要十分注意捕捉到领导思想的萌芽四要做到“四勤 ”，即脑 勤、手勤、嘴勤、腿勤，多学多看，多跑多 转，多写多练常言道：“ 读书破万卷，下笔如有神 ”书读得多了，知识广博，就能做到心随书走，神随字转办公室人员要发扬钉子精神，挤时间多读点儿书读书是一本万利的事情，也是获得知识的必经之途，同- 2 -时，要不断拓宽知识面要认真学好近期中央重要文件及中央领导人的重要讲话，还要读点儿哲学，提高透视事物的本领，学点儿历史，增强鉴古知今的能力，看点儿文学作品，垫好文字功底，还要尽可能多地熟悉和掌握各项工作的特点和规律，不断写些学习心得体会，力求成为政治上的清醒人、政策上的明白人、工作上的内行人要养成记笔记、写日记的习惯，随时把名言警句、有关资料数据抄录下来要特别注意材料的积累，常言说，“巧妇难为 无米之炊” ，要利用多种渠道广泛搜集信息，整理资料要做“有心人 ”，“每事问” ，对看到的某个事情或现象，要多问几个为什么要及时做好领导讲话和听取下基层工作汇报的记录，即使是非正式场合同样如此同时，要时刻注意搜集整理各方面的典型，在自己头脑中经常储存着几十个甚至更多的活典型，这样无论是搞总结还是写讲话稿，说不定什么时候就会派上用场。

不然的话，平时不用心，不积累，不归纳，到用时就会抓瞎 摸清下头调查研究是掌握实际情况， 获得正确认识的重要前提，也是领导机关和领导干部的基本功，表现在文章里就是观点和材料的有机统一按照唯物主义的观点，材料是从实践中来的，观点是从材料的分析中求得的，材料是第一位的，观点是第二位的如果既有材料又有观点，生动的材料说明观点，观点又统率了材料，自然就是一篇好文章生动的材料从哪里来呢？唯一的途径就是要围绕中心工作，考虑决策需要，关注重点、热点、难点问题，放下架子，扑下身子，经常深入到基层去，深入到群众中去，及时了解掌握真实情况，并潜心研究，然后条分缕析，归纳整理毛泽东在《反对本本主义》一文中形象地把调查研究比喻为“十月怀胎 ”，把决定政策和解决问题比喻为“一朝分娩 ”他 说：“我的经验历来如此，凡是忧愁没有办法- 3 -的时候，就去调查研究，一经调查研究，办法就出来了，问题就解决了陈云也曾指出：“ 领导机关制定政策，要用百分之九十以上的 时间做调查研究工作，最后讨论做决定用不到百分之十的时间就够了调查研究、总结经验，是谋事之基、成事之道，是从方法论的高度解决了主观与客观、理论与实践、感性与理性、个人与群众、历史与现实的关系问题。

不然的话，写起材料来东拼西凑，没有自己的语言和风格，写些粉饰文章，像一杯白开水，既无味也无色，虽然放之四海而皆准，但是什么问题也解决不了为了摸到真实情况，写出好文章，第一，在条件允许的情况下，办公室人员最好分两组，一组顶岗值班，另一组深入基层开展调研第二，办公室工作人员每人结交几位了解实情、敢讲真话的知心朋友，经常与他们保持联系第三，主动上门请教某些方面的专家学者和有经验的同志，在文件起草之前，多听听他们的意见，取得他们的支持 其次，要明确写作的目的机关公文大体有 10 类 15 个文种，即：命令、指令，决定、决议，指示，布告、公告、通告，通知，通报，报告、请示，批复，函，会议纪 要文风体现党风，反映作风，直接关系着办公室工作的实际效果要用心务实，用心求理不论什么材料，首先要注重针对性、指导性和可操作性，一般说来，对上的汇报、报告，讲感染力，多用事实说话、典型说话、数字说话，使上级领导阅后点头称赞、心中满意对下发文、讲话要有号召力，明确指导思想和具体要求，让人一看就懂，一听就明写作程序大体分四步：选材、构思、成型、加工要注意以下几点：第一，开门见山，做到意尽文止，条理清晰，文字精练，切忌穿靴戴帽，言之无物。

草稿拟出后，拿出“一个逗点一滴汗，一个句号一支烟” 的精神，字斟句酌，不 厌其烦，反复推敲，删繁就简，将可有可无的字、句、段毫不吝惜地删去，将- 4 -错别字和使用不当的标点符号改正过来，达到“一字入文中，九牛拔不出”的要求写文章、讲话，是为了传播思想，要打动人，说服人，影响人，让人愿意看、愿意听写长文章、讲长而空的话，往往是没有水平或者水平不高的表现，既浪费笔墨，也是对别人宝贵时间的浪费毛泽东把“ 空话连篇，言之无物”列为“党八股”的第一条罪状，说那些长而空的文章是“懒婆娘的裹脚，又 长又臭” ，应当“赶快扔到垃圾桶里去”他的 许多著作如《为人民服 务》《纪念白求恩》等，字数不多，言简意赅，却生动、幽默、深刻，让人爱读爱看邓小平也倡导“讲短话， 讲实话，讲新话”，收入《邓小平文选》第三卷的文章 119 篇，平均每篇只有 2100 多字第二，在内容和形式上，不论对上对下，都要讲求针对性和可操作性，做到主题鲜明，目的明确，文字简练求深不求全，求新不俗套，即“短、实、新”短，不是浅；实，不是干；新，不是偏习近平同志曾说过：“改进文 风，在三个方面下功夫、 见成效很重要力求简短精练，直截了当，要言不烦、意尽言止，观点鲜明，重点突出。

坚持内容决定形式，宜短则短，宜长则长讲符合实际的话不讲脱离实际的话，讲管用的话不讲虚话，讲反映自己判断的话不讲照本宣科的话在研究新情况、解决新问题上要有新思路、新举措、新语言，力求思想深刻、富有新意第三，时间允许的话，文稿拟出后放一放，想一想，再加工、修改、提炼，然后定稿毛泽东讲过，文章写出来不要急于发表，在抽屉里放一段时间，再拿出来修改、完善这也是反复，为了更符合客观实际 公文写作中的语言艺术公文，顾名思义，它是机关、团体以及企事业单位，用以上报下达或对外联系公务的文件按其用途和形式，可分为报告、讲话、决- 5 -议、决定、通知、通报、简报、调查报告、典型材料等这些公文的种类虽然不同，但在写作语言的原则、方法上，却有一些共同的要求 一要准确公文写作与文学创作有一个根本的不同点，就是文学创作是形象思维，而公文写作则是逻缉思维公文的语言是表述事实和观点的，第一个要求就是准确性作者一落笔，就必须考虑这样表述对不对，准确不准确比如说某项工作“已经打开了新的局面”“取得了很大成 绩”……这些都是“估价”写 这句话时，就要考虑这样“估价” 准确不准确，依据是不是充分，评估是不是科学又如，个别、极个别，少数、极少数，有些、不少、多数、大多数、绝大多数等等，是表示数量的；彻底、不彻底、很不彻底、极不彻底，已经、初步、阶段性，很好、非常好，十分高兴、万分激动，都是表示程度的，这些用语都是有分寸的，落笔时必须考虑怎么写符合实际情况，不可有随意性。

要做到准确，用词用语就绝不能含糊一篇公文主张什么、褒什么、贬什么、提倡什么、反对什么，观点必须鲜明，不能吞吞吐吐、含含糊糊那种空洞无物，模棱两可，无所褒贬，或说了一通却不知所云的公文，都是没有价值的此外，还要注意标点符号的使用，否则也会影响准确地反映实际或原意同样一段话，标点用错了，意思就会错，甚至反了 二要明白这是公文语言最基本的要求和最大的特点大部分公文不是向上级报告什么，就是要下级去做什么上报情况如果写不明白，至少是等于白报，甚至造成严重后果；要下级做什么写不明白，不是无用，就是造成失误因此，文件起草后，作者要以一个普通读者的心态，审慎地阅读，认真地思考：全文以至每一部分和段落，这样表述明白不明白？是否会作别的理解？会不会造成误会？等等随读、随想、随改——要养成这样一种严谨的好文风公文要写得明- 6 -白，但同时又要防止片面强调某个问题或某个方面，这是完全应该的，但要注意辩证地分析问题，恰如其分地科学地论述观点，防止把观点强调到不适当的程度，这样才能做到真明白宋代辛弃疾说：“事无美恶过则为 灾 这话是符合辩证法的不要抓住一点，不及其余不要肯定一切，否定一切不要从一个极端跳到另一个极端。

对所谈的问题，要具体分析，实事求是要讲科学，讲民主，摆事实，讲道理这样的公文才有说服力 三要简练在表述准确、明白的前提下，公文写作用字越少越好，语言越简练越好公文写作不能像说绕口令那样重复啰嗦说话、写文章，语言文字清晰不清晰，简练不简练，有没有逻辑性，是一个人思想文化素养的体现，要不断锻炼提高要做到简练，就不要在文中写与主题无关的话，公文语言与口头语言不同平时说话，多说句少说句，重复几句，都没多大关系，公文语言就不能这样一句能说清的，就不要写两句，可说可不说的话，尽量别写，基本没用的词、字就不要写比如，“ 认真进行学习”“坚决进 行打击” ，把其中的“进行”两字去掉，同样明白、准确再比如，为工会起草一个开会的通知：“各县、市 总 工会：定于 9 月 8 日，召开各 县、市总工会主席会议 报到时间：9 月 7 日报到地点：地区工会招待所这个通知 43 个字，应该说写得明白、准确，没什么问题，但是，如果改成这样：“ 各县、市总工会：9 月 8 日召开各县、市工会主席会议，请 7 日到地区工会招待所报到 这是 34 个字，比改前少了 9 个字，同样明白、准确，何乐而不为呢？ 四要生动在注意简练的同时，还要注意语言的生动，不要只顾简练，写得干干巴巴。

比如写调查报告，其中涉及的一些人和事，要力求写出真情实境，有些关键场面和情节，要写得细些，写得越逼真- 7 -越好，使人读了如闻其声，如见其人公文写作，也要注意文采特别是写调查报告、典型材料，要力求写得生动些，在写实的原则下，可以借鉴一些文学创作的手段比如写一些场面和对话，写真人真事，要写得形象些，逼真些，力求给读者以深刻印象，使人读着如身临其境，亲见亲闻，这就生动了，有文采了刚开始试行包产到户的时候，有一篇调查报告一开头就写了这样一个场面：“有几个农民围坐在村头一棵大树底下，聚精会神地听收音机，听着听着，有位老头儿突然站起来，一拍大腿激动地说：‘这回行啦！电匣子（指收音机）里说啦，可以包产到户，咱们快把地分开吧，别再等啦！’这时有位中年农民摆着手说：‘那不行！咱得到公社问问再说！’接着，大家争论起来有的说是得去问问；有的主张不用去问，先把地分开再说这就是借鉴小说写法写的场面和对话，它形象生动地反映了当时农民对包产到户的热切关注和期望，这比多少概念解读、多少理论分析都更有效果，对辅助和推动决策作用更大一些公文观点虽不错，但平淡俗套，使人读了如同嚼蜡，尝不出什么味道，留不下什么印象，这样的公文也没什么价值。

有人把读这样的文章比喻为喝白开水其实白开水还可以解渴呢，而读没味。