office 2007实用办公技巧.doc

Office 2007概述Office 2007是微软公司推出的最新的Office系列软件，也是微软Office产品史上最具有创新性与革命性的一个版本它不仅在功能上与使用上进行了优化，而且还提高了安全性和稳定性Office 2007集成了Word、Excel、PowerPoint、Access和Outlook等常用办公软件，其功能设计比早期版本更加完善，更能提高工作效率本章主要介绍Office 2007的特色、新功能及其帮助与语言功能，从而帮助用户了解该办公软件的使用方法与技巧Office1.1Office 2007简介Office 2007是庞大的办公软件和工具软件的集合体，其全新的设计界面、稳定安全的文件格式，以及无缝高效的沟通协作功能，博得了广大用户的青睐Office 2007为适应全球网络化需要，它不仅融合了最先进的Internet技术，具有更强大的网络功能，而且还针对汉语的特点，增加了中文断词、添加汉语拼音、中文校对、简繁体转换等中文方面的新功能Office 2007中的图像功能可以帮助用户创建精美外观且感染力极强的文档、电子表格与演示文稿其中，高级的数据集成功能可帮助用户筛选、分类、可视化与分析数据；强大的管理任务与日程日历的功能可以帮助用户筛选、分类、排序邮件。

Office 2007具有改进的菜单和工具、增强的图形和格式设置功能、新增的时间和通信管理工具，可以帮助用户快速、高效与轻松地完成各种艰巨的任务Office1.2Office 2007新增功能与特色Office 2007新开发的用户界面美观且实用，使用户可以快速简便地找到相应的功能与命令，它除了新增的功能区之外，Office 2007相对于老版本还新增了许多新的功能1．创建具有专业水准的文档Office 2007为用户提供了很多编辑工具，可以轻松地创建出精美且具有专业水准的各类文档下面将通过Word 2007来介绍Office 2007的这一新增功能l 新增功能模块新增的“功能区”是Office用户界面的一个亮点，其主要特点是将所有的工具按任务分组，并将使用频率最高的命令以组的形式组合在一起Office功能区的名称及作用如表所述功能区名称作 用选项卡是按面向任务设计的选项组在每个选项卡中，都是通过组将一个任务分解为多个子任务按钮每组中的命令按钮都可执行一项命令或显示一个命令菜单l 引入构建基块该功能主要用于处理特定模板类型（如报告）的文档用户可以直接使用Word 2007提供的格式封面、页眉和页脚等内容。

l 极富视觉冲击力的图形效果新的图表和绘图功能包含内置样式（如形状和文本框样式）、三维效果、阴影效果以及其他效果通过上述效果，不仅提高了用户的工作效率，而且还可以使文档中的形状与图表更具有立体感l 轻松避免拼写错误Word 2007在默认情况下，会自动启用【键入时检查拼写】与【键入时标记语法错误】功能当用户输入文字或编辑时出现错误时，Word 2007会自动以“红色”或“绿色”波浪下划线标出错误 之处其中，“红色”的波浪线表示拼写错误，“绿色”的波浪线表示语法错误当文档中出现错误时，在窗口底部的状态栏上将会出现【校对】功能按钮，该按钮上显示出红色的叉号“”，表示发现校对错误用户可以在【审阅】选项卡【校对】选项组中，执行【拼写和语法】命令此时，文档中的拼写或语法错误将会显示在【拼写和语法：中文（中国）】对话框中，用户可以选择忽略或其他的处理方式用户可通过执行【Office按钮】菜单中的【Word选项】命令，在【Word选项】对话框的【校对】选项卡中，启用【在Word中更正拼写和语法时】中的【键入时检查拼写】与【键入时标记语法错误】复选框，来启用标记显示在【Word选项】对话框中，其更正拼写和语法功能的含义如表所述。

名 称含 义键入时检查拼写启用该复选框，当输入文字出现拼写错误时，将以“红色”波浪线标记若禁用该复选框，则出现拼写错误时，无标记键入时标记语法错误启用该复选框，当输入文字出现语法错误时，将以“绿色”波浪线标记若禁用该复选框，则出现语法错误时，无标记2．新的文件格式Office 2007除了在界面上发生巨大的变化之外，在文件格式上也有所创新其中，Office 2007程序中引进了一种基于XML的全新默认文件格式，该格式可以形成.docx、.pptx 与.xlsx等形式的文件扩展名在装有Microsoft Office 2007的计算机上默认保存的文件，将无法在Office其他旧版本的计算机上打开3．安全共享文档在用户发送文档草稿以征求其他人的意见时，Office 2007会帮助用户有效地收集和管理他们的修订和批注另外，在用户准备发布文档时，Word 2007会帮助用户确保所发布的文档中不存在任何未经处理的修订和批注4．添加数字签名或签名行可以通过向文档中添加数字签名来为文档的身份验证、完整性和来源提供保证在Office 2007中，用户可以向文档中添加不可见的数字签名，也可以插入Microsoft Office签名行来捕获签名的可见表示形式以及数字签名。

在【插入】选项卡【文本】选项组中，执行【签名行】下拉列表中的【Microsoft Office签名行】选项，在弹出的【签名设置】对话框中输入相应的信息，即可在Word文档中创建签名行选择创建的数字签名行，右击执行【签署】命令在弹出的【签名】对话框中，输入签署姓名，单击【签名】按钮，即可在文档中显示签署的姓名5．超越文档在使用Office进行各种文件的处理与操作时，用户需要将文档存储于容量小、稳定可靠且支持各种平台的XML文件格式中Office 2007在XML支持的发展方面实现了新的突破，基于XML的新文件格式使Office 2007的文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成6．Office 2007诊断与恢复Office 2007提供了经过改进的诊断与恢复功能，用于在Office发生问题时恢复文档Office 2007的诊断功能包含一系列的诊断测试，可帮助用户发现计算机崩溃的原因这些诊断测试可以直接解决这一问题，并可以确定解决其他问题的方法Office 2007诊断代替了Office 2003以下功能：检测并修复以及Microsoft Office应用程序的恢复功能。

Office 2007的恢复功能，是指在计算机异常关闭时，重启计算机后Office便会自动恢复程序，可避免因异常问题而造成文件的丢失Office1.3Office 2007组件简介Office 2007是微软公司推出的主流办公软件，其应用程序包含了应用于各个领域的多个组件，下面来简单介绍几个最常用组件的窗口界面1．Word 2007Word 2007是Office应用程序中的文字处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要提供编辑、排版、打印文本等工作运用Word 2007可以帮助用户制作图文混排、图表混排等具有专业水准的文档另外，Word 2007中丰富的审阅、批注与比较功能，可以帮助用户快速收集和管理来自多种渠道的反馈信息2．Excel 2007Excel 2007是Office应用程序中的电子表格处理程序，也是应用较为广泛的办公组件之一，主要用来进行烦琐计算任务的预算、财务、数据汇总、图表、透视表和透视图等制作3．PowerPoint 2007PowerPoint 2007是Office应用程序中的演示文稿程序，可用于创建动感美观且具有专业外观的颜色文稿其中，PowerPoint 2007的新增功能包括创建并播放动态演示文稿、共享信息、保护并管理信息等功能。

4．Outlook 2007Outlook 2007是Office应用程序中的一个桌面信息管理应用程序，为用户提供了一个管理电子邮件、日历和联系人等信息的平台其中，通过新增的日历共享功能、信息访问功能，可以帮助用户与朋友、同事或家人安全地共享存储在Outlook 2007中的数据Office1.4Office 2007的帮助功能在使用Office 2007的过程中，用户会在多个位置找到Office帮助程序用户不仅可以使用Office自带的帮助信息，还可以使用Microsoft Office Online中的帮助信息另外，用户也可以指定要搜索帮助的位置，将搜索范围限制为联机、脱机或程序中的特定类别1．搜索 Microsoft Office Online直接单击Microsoft Office（Microsoft Office Word、Microsoft Office Excel）视图中的【帮助(F1)】按钮，即可打开相应的帮助窗口，在该窗口中可搜索帮助信息l 搜索Microsoft Office Online在【Word帮助】窗口中，单击【搜索】下拉按钮，在【来自Office Online的内容】栏中执行相应的命令。

然后在【键入要搜索的字词】文本框中输入要搜索的内容，单击【搜索】按钮，即可在该窗口中显示搜索出的信息当【已连接到Office Online】信息显示在帮助窗口的右下角时，表示用户正在从Office Online进行搜索并获得帮助当【脱机】信息显示在右下角时，表示用户正在从存储在计算机上的文件中搜索并获得帮助l 搜索计算机上的帮助内容Office Online提供了各种有用的资源，当用户无法连接到Internet时便需要使用脱机帮助了在脱机状态下，用户可以搜索来自此计算机的内容单击【搜索】下拉按钮，在【来自此计算机的内容】栏中执行相应命令，即可查找到脱机状态下本地计算机中的帮助信息l 在联机帮助与脱机帮助之间切换当用户要查看Office Online上的帮助时，可在【帮助】窗口右下角的【连接状态】菜单中执行【显示来自Office Online的内容】命令当用户要查看计算机上的帮助时，可在右下角的【连接状态】菜单中执行【仅显示来自此计算机的内容】命令2．从支持服务中获取帮助用户不仅可从微软公司支持专业人员那里获取个性化的解答，支持选项包括 、聊天或电子邮件帮助，而且也可以直接转到Office帮助和支持网页，或者在Office中执行下列操作。

l 联机获取帮助执行【Office按钮】菜单中的【Word选项】命令，弹出【Word选项】对话框选择【资源】选项卡，并单击【联机】按钮然后，在弹出的IE窗口中，选择【帮助和使用方法】选项卡，并在【帮助和使用方法】文本框中输入要搜索的帮助内容，单击【搜索】按钮，即可搜索到所需帮助信息l 脱机获取帮助在【Word 选项】对话框中，选择【资源】选项卡，并单击【关于】按钮在弹出的【关于Microsoft Office Word】对话框中单击【技术支持】按钮，在弹出的【Microsoft Office 2007系统产品支持】窗口中可获取脱机下的帮助信息Office1.5Office 2007的语言功能Office 2007还为用户提供了翻译文字与简繁转换的语言处理功能其中，翻译文字是把一种语言在保持内容不变的情况下转换为另一种语言的过程，而简繁转换是将文字在简体中文与繁体中文之间相互转换的一种过程1．翻译文字选择文字，在【审阅】选项卡【校对】选项组中，执行【信息检索】命令在弹出的【信息检索】任务窗格中，执行【搜索】下拉列表。