秘书随从事务的工作程序.docx

秘书随从事务的工作程序 随从事务的类型很多，诸如随领导进行商务调查研究、随领导出席会议、谈判、商务出访（出县、出省、出国）随从事务，往往内容不一样，时间有短长，但其工作程序全部大致雷同以随从领导出访为例，其工作程序大致可分为三个阶段：　　1、准备阶段　　当领导确定出访后，秘书要在出发前做好充足的准备工作，包含思想、组织、物质和资料等方面的准备工作　　（1）思想准备秘书要了解商务出访的意图、目标；出访的内容和关键；邀请单位和对象；参与出访的相关人员；出访的大致日程安排；期望邀请单位做哪些准备工作等　　（2）组织准备秘书要做到：依据领导指示拟制出访方案；通知相关部门确定参与出访的随从人员名单，并进行编组和分工；组织全部人员参与预备会，听取领导有关预备工作的指示，学习相关文件，部署详细任务；印发出访方案和日程安排；和邀请单位联络，使其有所准备　　（3）资料准备秘书要搜集：邀请单位的历史沿革，领导班子，目前工作发表及评价的资料；同出访工作相关的领导指示政策，法规性文件；同出访中心内容相关的理论和经典经验方面的资料；出访地域相关地理、气候、交通情况和风土人情方面的资料　　（4）物质准备秘书要携带：办公用具、常见药品、差旅费和摄影机、收录机等文化用具。

　　2、出访阶段　　（1）做好组织安排领导商务出访免不了有察看商品生产现场，召开座谈会或部分访问等形式这就要求随从秘书为之安排好时间、地点和相关人员不论哪种活动，随从秘书全部要做好统计，方便事后分析、研究　　秘书看到、听到的情况要立即、正确地向领导汇报　　（2）主动提出提议在出访阶段，随从秘书如发觉问题，应主动向领导提出怎样处理的提议　　（3）立即同企业联络在领导出访期间，秘书要同原企业立即沟通信息如将外出领导的活动情况立即用通讯工具通知企业，使企业留守领导者掌握外出领导的状态同时也要从企业内部获取信息，使外出领导立即了解领导的主要指示，和原企业的工作动向，确保领导信息灵通，以利实施不间断的指挥　　（4）处理好日常事务随从秘书要主动处理日常的事务工作在组织安排中碰到人事、时间、地点等方面的矛盾，要主动协调，尽可能做好事半功倍，提升效率还要尽可能确保首长的生活和休息，使之身心健康、精力充沛地投入工作　　3、结束阶段　　随从秘书要做好出访活动的善后工作，这个阶段关键有：　　（1）做好返程安排联络安排好返程的交通工具，预定好车、船、机票，安排好途中食宿，确保领导的安全　　（2）整理调查资料回企业后，要把出访中发觉的问题整理归纳成条，提出改善工作、处理问题的提议。

　　（3）抓紧相关问题的落实在出访时，领导答应办的事，回企业后秘书要立即通知、督促相关部门抓好落实，做到言而有信，件件有着落，事事有回音　　（4）报销差旅费随从秘书要帮助领导结算开支、报销差旅费、偿还预借款　　（5）回顾总结随从秘书工作要对自己跟随领导出访期间的工作进行回顾总结，主动征求领导的批评、帮助，这对秘书本身的提升不失为一个有效的措施　　秘书在整个跟随领导外出活动期间要时刻注意维护领导的威信，实施政策，遵守纪律，谦虚谨慎，平易近人，为领导、也为秘书本身树立良好的形象秘书工作　　。