电子档案系统操作手册.docx

电子档案管理系统操作手册 浙江安普利通信技术有限公司二○一四年六月书目1．前言 31.1导言 31.2适用对象 31.3公司地址 32.起先运用 42.1登录系统 42.2系统主界面介绍 53.电子档案管理操作指南 63.1首页 63.2档案查询 6个人查询 6单位查询 6业务查询 73.3档案采集 8历史采集 8事后采集 9实时采集 103.4影像管理 10建档 10归档 11变更 11销毁 113.5档案管理 11收集 12整理 12登记 12借阅 12归还 13催还 144.系统管理操作指南 154.1接口管理 15业务系统 15档案属性 16接口协议 164.2库房管理 17物理位置 174.3系统管理 17组织机构 17角色管理 19用户管理 20菜单管理 21权限管理 21服务器配置 21服务器监控 22日志管理 22电子档案管理系统操作手册1．前言1.1导言电子档案系统是以电子影像技术为支撑，将纸质档案转化为电子信息进行管理，从而对实现纸质档案的信息化管理和电子信息的档案化管理。

本手册介绍了电子档案管理系统V1.0（以下简称电子档案系统）操作及运用，主要包括两部分，第一部分涉及到从纸质档案的采集，电子档案的建立，到电子档案的查询借阅等一系列的流程化管理功能，其次部分主要针对系统管理员讲解对于系统用户、权限、接口等方面的相关配置，它涵盖了系统首页、档案查询、档案采集、影像管理、档案管理、接口管理、库房、系统管理八个模块的运用说明1.2适用对象本手册适用于电子档案系统管理员等技术支持人员，进行档案管理工作的档案管理员，以及须要进行档案上传、借阅等操作的其他工作人员1.3公司地址浙江安普利通信技术有限公司通信地址：杭州市西湖区金祝北路21号西湖物资大楼5楼联系：0571-88035555号码：0571-88035555转811232.起先运用2.1登录系统打开阅读器，在地址栏中输入权力运行工作平台的网址，如 ://XXXXX:7001/erecord（其中IP地址和端口以当地应用地址为准），进入登录窗口如下图2-1所示：图2-1电子档案系统登录界面示意图输入用户名和密码，回车或点击【登录】即可进入系统主界面如下图2-2所示：图2-2 电子档案系统主界面示意图2.2系统主界面介绍图2-3 系统主界面介绍示意图主界面如上图2-2分为登录信息栏、业务菜单栏和工作台这三个信息块：登录信息栏：可查看当前登录的用户信息，点击【退出】可以切换其他用户登录；点击【修改密码】可以对自己帐号的密码进行修改。

业务菜单栏：为用户的模块栏（此栏目视用户权限的不同而不同，图片中展示的是超级用户权限，即显示出系统全部模块）用户可以点击不同的模块进入对应模块所显示的信息界面主要有首页、档案查询、档案采集、影响管理、档案管理、接口管理、库房管理和系统管理八个模块其中前面五个模块是电子档案系统的档案维护相关的功能，后面三个模块式电子档案系统的系统管理相关的功能工作台：是用户的进行系统操作的主要区域，也是系统信息展示的主要区域3.电子档案管理操作指南3.1首页正在建设中3.2档案查询图3-1 档案查询子菜单界面示意图【档案查询】模块是对系统中全部已采集档案的检索和查询，当鼠标移动到【档案查询】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-1，分别为【个人查询】、【单位查询】、【业务查询】3.2.1个人查询正在建设中3.2.2单位查询正在建设中3.2.3业务查询图3-2 业务查询界面示意图选择【档案查询】->【业务查询】，进入如图3-2所示的业务员查询界面l 档案检索：先选择档案类别，然后依次选择我们所需的其他关键词，如档案编号，档案上传人等，点击“查询”就可以检索出我们所须要的档案，并以列表的形式显示其简略信息；l 具体信息查看：对于检索出的每条档案记录，点击其操作栏下面的“”按钮，在下面就会显示这条档案的具体信息，如图3-3所示，在这里点击“附件”，即可查看该档案上传的映像附件。

图3-3 档案具体信息示意图3.3档案采集图3-4 档案采集子菜单界面示意图【档案采集】模块是利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为“电子文件”上传到系统中，之后可以对这些“电子文件”进行“建档”、“归档”等操作，使之转化为可以进行预览和借阅的电子档案当鼠标移动到【档案采集】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的三个子菜单，如图3-4，分别为【基础采集】、【历史采集】、【事后采集】、【实时采集】3.3.1基础采集正在建设中3.3.2历史采集【历史采集】是针对系统创建之前已经入库的纸质档案，利用各种电子影像技术，将纸质档案转化为电子文件上传到系统中选择【档案采集】->【历史采集】，进入如图3-5所示的界面图3-5 历史采集界面示意图² 档案增加：点击“增加”弹出如图3-63所示的窗口，先选择档案类别，然后依次录入该类别档案所需的相关信息，如档案编号，档案上传人，上传人身份证号等等，点击“附件”，上传该档案相关的影像资料；图3-6 档案增加示意图² 在采集档案修改、删除：对于处于“采集”状态（指还没有建档的档子文件）电子文件，的 “查询”按钮，找到须要进行处理的电子文件，如图3-7，点击列表中的“”和“”对电子文件进行相应修改和删除；图 3-7 档案修改、删除示意图² 建档：对于已采集的电子文件，同样点击“查询”按钮，可以检索到这些电子文件，此时它们的状态 为“采集”，点击“建档”按钮，如图3-8，管理员填入审核信息，这些电子文件就转变为较正式的电子档案，流转到“建档”环节中，这些电子档案的相关信息不能在进行修改和删除。

图3-8 采集文件建档示意图3.3.3事后采集【事后采集】是针对我们业务系统中产生的档案进行采集，当本系统与业务系统做好接口对接后，业务系统产生新的档案时会录入该档案的唯一标识信息，包括档案编号等等，这些信息会传递到我们系统中，依据与历史采集相像的操作方法，把这些唯一的标识信息录入系统，在系统中形成与业务系统相对应的电子档案，实现电子档案共享事后采集除录入档案信息时必需与业务系统一样外，其他操作与历史采集相同，这里不再过多介绍，详情参照章节3.3.13.3.4实时采集正在建设中3.4影像管理【影像管理】模块是将已建档的电子档案进行归档，系统管理员将纸质档案入库，纸质档案与电子档案完全对应，形成正式的电子档案，同时还供应废弃档案销毁和原始档案变更的相关功能当鼠标移动到【影像管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的四个子菜单，如图3-9，分别为【建档】、【归档】、【变更】、【销毁】图3-9 影像管理界面示意图3.4.1建档选择【影像管理】->【建档】，进入如图3-10所示的建档界面图3-10 建档界面示意图² 查询已建档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息；² 撤销建档：电子档案一旦建档则不能被修改和删除，假如我们须要对档案信息进行编辑，则须要点击“撤销建档”，使该档案由“建档”状态变为“采集”状态；² 归档：档案管理员将纸质档案入库后，选择相应的建档信息，点击“归档”，输入相关审核信息，则形成正式的电子档案。

3.4.2归档选择【影像管理】->【归档】，进入如图3-11所示的归档界面图3-11 归档界面示意图² 查询已归档档案：点击“查询”，选择档案类型及相关关键字，检索所需的档案信息；² 撤销归档：点击“撤销归档”，使该档案由“归档”状态变为“建档”状态；3.4.3变更选择【影像管理】->【变更】，进入如图3-12所示的归档界面图 3-12 变更界面示意图² 提交变更申请：点击“变更申请”，输入要变更档案的档案编号，以及档案变更信息和要变更的附件；² 审核变更：选中变更申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后档案信息和内容正式变更；3.4.4销毁选择【影像管理】->【销毁】，进入如图3-13所示的销毁界面图3-13 销毁界面示意图² 提交销毁申请：点击“销毁申请”，输入要销毁的已归档档案的编号，依次输入所属机构，销毁缘由等相关信息；² 审核销毁：选中销毁申请记录，点击“审核”按钮，审核通过后该档案的全部信息都会清除；3.5档案管理【档案管理】模块是依据档案管理的相关规定，采纳流程化方式对电子档案实施和纸质档案进行统一化、规范化的档案管理主要包括收集、整理、登记、借阅、归还、催还等覆盖案卷运用和维护的各环节管理。

当鼠标移动到【档案管理】模块上时，在菜单栏中显示出该模块的六个子菜单，如图3-14，分别为【收集】、【整理】、【登记】、【借阅】、【归还】、【催还】图3-14 档案管理界面示意图3.5.1收集选择【档案管理】->【收集】，进入如图3-15所示的收集界面图3-15 收集界面示意图【收集】模块是由档案形成部门提交档案至档案管理部门，要对提交的档案资料作一个记录，并可以跟踪这批资料的后续处理过程点击“增加”按钮，依次填入相关的收集信息后保存3.5.2整理选择【档案管理】->【整理】，进入如图3-16所示的整理界面图3-16 整理界面示意图【整理】模块是对已收集但未整理的档案材料进行整理，并且修改材料的处理状态点击“增加”按钮，依次填入相关的整理信息后保存3.5.3登记选择【档案管理】->【登记】，进入如图3-17所示的登记界面图3-17 登记界面示意图【登记】模块对已整理的档案材料进行登记，并且修改材料的处理状态点击“增加”按钮，依次填入相关的登记信息后保存3.5.4借阅选择【档案管理】->【借阅】，进入如图3-18所示的借阅界面图3-18 借阅界面示意图² 查询已借阅档案：点击“查询”按钮，依次选择业务系统、档案类型及档案编号，查询“待审核”和“审核通过”的档案借阅信息；² 借阅档案：点击“增加”按钮，弹出图3-19所示的界面，依次录入档案相应的业务系统，档案类别，档案编号及借阅人资料，借阅目的，预料归还时间等信息后，点击“确定”，该档案状态变为“申请中”，并将该条借阅信息提交给档案管理员；图3-19 借阅信息界面示意图² 审核借阅档案：档案管理员对于借阅信息查看后进行审核，审核通过后转交申请者纸质档案，该档案的状态变为“审核通过”，则其他人不得在进行借阅。

3.5.5归还选择【档案管理】->【归还】，进入如图3-20所示的归还界面3-20 归还界面示意图² 查询归还档案信息：点击“查询”按钮，依次录入借阅编号和档案编号，查询“待归还”、“已归还”、“已催还”的档案信息；² 审核归还档案：借阅人归还纸质档案，档案管理员确认无误后，点击“审核”按钮，则该档案变为“已归还”状态；² 催还档案：点击“催还”按钮，可以对随意一条未归还的档案进行催还，催还后该条档案进入催还列表，可以再催还列表中查看3.5.6催还选择【档案管理】->【催还】，进入如图3-21所示的催还界面图3-21 催还。