建设工程公司项目管理手册综合管理分册.doc

xx 建设工程公司项目管理手册综合管理分册文件编号：ZJJS-ZH-2006版 本 号: 第一版发布日期: xx实施日期: xx分 发 号:目 录1. ZJJS-ZH-01-2006 印章管理办法………………………12. ZJJS-ZH-02-2006 公文处理办法………………………63. ZJJS-ZH-03-2006 档案管理办法………………………184. ZJJS-ZH-04-2006 办公设备及办公用品管理办法……275. ZJJS-ZH-05-2006 公务用车管理办法…………………33印章管理办法（ZJJS-ZH-01-2006）1目的为加强中交建设工程公司（以下简称“公司” ）印章的管理，特制定本办法2 适用范围本办法适用于公文、便函、介绍信、证件、证书、统计报表及对外签署的合同，协议等的用印管理3 职责3.1 公司印章包括公司法人章、法定代表人名章及公司所属各单位、各处管理的印章3.2 公司印章应由公司领导或各单位经理委托专人管理，以下称为印章管理人员，印章管理人员应妥善保管印章，严格执行用印审批、登记制度，填写《用印审批、登记表》（ZJJS-ZH-01-B01） 。

3.3 公司法人章由公司领导签字同意后方可用印，各单位印章须经各单位经理签字同意后方可用印3.4 印章管理人员如因事、病、休假等原因不在岗位时，该单位领导应指定他人代管，交代用印时的注意事项并办理《印章管理授权委托书》 （ZJJS-ZH-01-B02） 管理人员正常上班后，代管人员应向管理人员交接工作交接工作时应严格办理交接手续，并签字备查3.5 印章管理人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印3.6 未经批准或用印件有误的，印章管理人不予用印；经办人拒绝印章管理人审核印件内容的，印章管理员可以拒绝用印，或报告领导处理4 印章的管理4.1 印章的刻制4.1.1 因机构成立、变动需要刻制新章时，各单位须凭批准成立新机构的文件，按照印章刻制审批程序，填写《印章刻制审批表》 （ZJJS-ZH-01-B03） ，由综合事务处统一刻制4.1.2 更换旧章须凭旧章原样向综合事务处申请，经总经理同意后，由综合事务处统一刻制4.1.3 新印章刻制后，各部门在领取新印章时，要认真进行登记，注明签收人姓名、日期及启用新章和旧章作废的时间，并将旧章一并交公司档案管理人员，由其登记造册，妥善保管4.1.4 各单位撤销时，在文件发布之日起 30 日内将所有印章交回综合事务处。

4.2 印章的使用4.2.1 公司法人章：以公司名义发出的公文、函件、对外的各类业务报表、工程承包合同、协议、承诺等，须凭经公司领导签发批准的文件原稿用印4.2.1.1 公司所属各单位使用公司法人章，需由经办人认真填写《公司用印审批、登记表》 ，经相应主管领导签字批准后，综合事务处方可用印原则上不准外单位人员到综合事务处直接用印4.2.1.2 各单位用公司法人章到公司外（本市）用印时，必须由综合事务处印章管理人员或其委托人随同监印，并于当天下午 4：30 以前将印章归还若不能及时归还，经办人须向主办部门领导报告，并同监印人一同向综合事务处主管领导报告，同时写出简要书面说明，按综合事务处主管领导批示办理4.2.1.3 如因特殊需要需将公司法人章带到外埠用印而综合事务处人员无法随同监印的，需由总经理签署印章管理授权委托书，委托专人管理代管人须与综合事务处印章管理员办理交接手续后方可交接印章，用完之后应立即归还，并在代管期间严格遵守公司印章管理办法的规定4.2.1.4 公司公章不得借予外单位人员使用4.2.1.5 加盖印章时，要求用印位置要准确、恰当，印迹要端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致，不得漏盖、多盖。

4.2.1.6 不得在空白介绍信、空白便签、空白证件上用印如有特殊情况必须用印的，必须经公司总经理书面批准，综合事务处详细登记用印数量并留存复印件已使用的空白印笺须将复印件交综合事务处保存，未使用的空白印笺应及时送回综合事务处共同销毁4.2.2 法定代表人名章：4.2.2.1 公司法人代表在公司期间，原则上不使用法定代表人名章，所需签署文件一律送法定代表人签字若确需盖法定代表人名章的，应经法定代表人批准4.2.2.2 法定代表人出差期间，应由法定代表人名章管理部门负责人请示法定代表人同意，或经法定代表人授权其他领导批准后方可盖法定代表人名章4.2.2.3 以公司名义对外签署的各类合同、文件、授权委托书、担保书、对外报表等需要公司领导签字、公司盖法人章的，均需公司总经理签字或公司总经理本人直接通知综合事务处印章管理人后，印章管理人方可用印否则，印章管理人不予用印4.2.3 公司各单位、各处印章：4.2.3.1 和甲方、监理等的往来文件资料，如备忘录、洽商、信函、技术资料等的用印4.2.3.2 公司内部上报下发文件资料（下属单位下发文件主要指对包工队、供货方等除合同外的指令、计划、信函、技术资料等） ，以及公司内部各单位之间的往来文件资料用印。

4.2.3.3 公司内部劳务合同、物资租赁、内部协议、承包合同等的用印4.2.3.4 公司各单位禁止使用各单位的公章对外签订任何工程承包协议、合同、承诺等，如有特殊情况需要，必须报公司有关部门，经授权后方可使用，授权文件应妥善保存、备查未经授权对外签订的各项协议、合同、承诺等均不具备法律效力，给公司造成损失的要追究行政或法律责任4.2.4 联营项目印章：4.2.4.1 联营项目印章包括项目法人章、人名章、财务专用章4.2.4.2 公司指派的项目负责人为印章管理的第一责任人，负责印章的保管和使用使用时，应认真填写《用印审批、登记表》 4.2.4.3 如为重要事项，需报公司职能部门会签，经主管领导批准同意后，方可用印相应记录需保留备查4.2.5 凡因个人原因需要用印的，均由本人填写盖章申请，经相关主管领导批准后方可用印5 附件5.1 《用印审批、登记表》ZJJS-ZH-01-B015.2 《印章管理授权委托书》ZJJS-ZH-01-B025.3 《印章刻制审批表》ZJJS-ZH-01-B03用印审批、登记表ZJJS-ZH-01-B01日 期 用印单位 用 印 理 由 件数 批 准 人 用 印 人 监印人 备 注印章管理授权委托书ZJJS-ZH-01-B02委托单位： 委托人：被委托人： 职务：现委托被委托人 代为管理 印章。

期限为： 年 月 日 时至 年 月 日 时被委托人职责及要求：1、公司法人章带出单位使用时，须总经理签字批准2、严格按照《中交建设工程公司印章管理办法》的规定，在被委托期限内管理印章3、被委托期限内应妥善管理印章，不得公章私用或遗失4、在规定期限内无法正常移交印章的，要请示印章管理单位负责人，并在移交印章时书面注明原因5、将印章带出本单位用印的，须在移交时注明随同人员、用印人、用印原由6、随同人员： 用印人： 用印原由：说明：印章交付签字：（委托人）： （被委托人）：印章归还签字：（归还人）： （接收人）：印章归还日期： 年 月 日 时印章刻制审批表ZJJS-ZH-01-B03单位名称： 印鉴名称：印鉴规格： 样式：刻制原因：单位（部门）负责人：年 月 日财务处审批意见：部门负责人：年 月 日综合事务处审批意见：部门负责人：年 月 日公司领导批示年 月 日备注：随附印章印模公文处理办法（ZJJS-ZH-02-2006）1 目的为提高办公效率，使公文管理工作规范化、制度化、科学化，结合公司实际，特制定本办法。

2 适用范围本办法适用于公司及下属各单位3 职责3.1 公司综合事务处是公司公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作，并负责指导各单位的公文处理工作3.2 公司各处、各单位应配备符合岗位要求的专职或兼职人员负责公文处理工作3.3 公司和各单位要努力提高公文处理工作的效率和质量，严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定，确保国家秘密和公司商业秘密安全4 工作内容4.1 公文种类4.1.1 公司公文种类主要包括：4.1.1.1 决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项4.1.1.2 通知适用于发布规章制度；转发上级机关和不相隶属机关的公文，批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项；任免和调配干部4.1.1.3 通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况4.1.1.4 报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问4.1.1.5 请示适用于向上级机关请求指示、批准4.1.1.6 批复适用于答复下级单位的请示事项4.1.1.7 意见适用于对重要问题提出见解和处理办法4.1.1.8 函适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

4.1.1.9 会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项 4.1.2 公司公文划分为“文件”和“签报” 4.1.2.1 “文件”是指《中交建设工程公司文件》 4.1.2.2 “签报”是公司各职能部门向公司领导请示问题或报告工作的一种形式签报”必须由主办部门负责人亲笔签名，不加盖印章，送主管领导人原件批回不得同时抄送几位领导人或抄送其它单位4.2 公文格式 4.2.1 公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成4.2.1.1 涉及国家秘密和企业商业秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密” 、 “秘密”级公文还应当标明份数序号4.2.1.2 紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急” 、 “急件” 4.2.1.3 公司发文标识为“中交建设工程公司文件” 4.2.1.4 发文字号由公司代字“中交建” 、各处（各单位）代字、年份、序号组成4.2.1.5 上行文应当在首页发文字号右侧注明签发人姓名其中， “请示”应当在附注处注明联系人的姓名和4.2.1.6 公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号公文标题采用前置介词结构形式，通常使用的介词是“关于” 4.2.1.7 主送单位指公文的受理单位，应使用全称或规范化简称、统称除普发性文件外，公文一般只能有一个主送单位应当根据办文意图及受文单位权限确定主送单位，不要多头主送和越级主送4.2.1.8 附件指随文附上的有关照片、图表、统计数字及文字资料，是对正文的补充与参考公文如有附件（不包括被批转、报送件） ，应在正文之后、成文日期之前，注明附件的顺序和名称被批转或转发的文件，也是公文的原件，应随同下发，但不必标明“附件”字样4.2.1.9 公文除“会议纪要”外，应当加盖印章4.2.1.10 成文日期以领导人签发的日期或会议通过日期为准年月日要完整，不。