平安邮件文化.ppt

平安的邮件文化平安普惠房交所山东省分公司平安普惠房交所山东省分公司目目   录录•平安的邮件文化平安的邮件文化•邮件礼仪邮件礼仪OUTLOOKOUTLOOK平安的邮件文化平安的邮件文化    邮件文化是平安重要的核心竞争力之一，从根邮件文化是平安重要的核心竞争力之一，从根本上改变了公司内部的沟通交流方式，大幅提升本上改变了公司内部的沟通交流方式，大幅提升工作效率工作效率    全体员工都应习惯并规范拟写并发送邮件，全全体员工都应习惯并规范拟写并发送邮件，全面掌握邮件处理技能养成通过邮件开展工作、面掌握邮件处理技能养成通过邮件开展工作、进行沟通交流的良好习惯，学会并习惯用邮件安进行沟通交流的良好习惯，学会并习惯用邮件安排工作、汇报请示、交流重要信息、确认沟通结排工作、汇报请示、交流重要信息、确认沟通结果、归档邮件并进行工作的交接传承果、归档邮件并进行工作的交接传承邮件礼仪邮件礼仪一、主题一、主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。

样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性1．一定不要空白标题，这是最失礼的2．标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…….才能显示完你的标题3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理5．可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼6．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要回复一大串二、正确认识收件人，抄送，密件抄送二、正确认识收件人，抄送，密件抄送1.收件人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应 2.而抄送的人则只是需要知道这回事，没有义务对邮件予以响应，当然如果抄送人有建议，当然可以回Email 3.而密送，即你不希望收信人看到你将此邮件发给的人这个可能用在非常规场合，也是尽量不去使用的 4.只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源5.转发邮件要突出信息在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息除此之外，转发敏感或者机密信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。

如果有需要，还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息不要将回复了几十层的邮件发给他人，让人摸不着头脑 三、称呼与问候三、称呼与问候1． 恰当地称呼收件者，拿捏尺度    邮件的开头要称呼收件人这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、各位    如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“xx总”；如果不清楚职务，则应按通常的“xx老师” 2． Email开头结尾最好要有问候语    最简单的开头写个”你好”；结尾写个”祝您顺利”之类的也就可以了    俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待四、正文四、正文1.Email正文要简明扼要，行文通顺 如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明保持你的每个段落简短不冗长 2. 注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系或者邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适3. 尽可能避免拼写错误和错别字。

在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误4. 合理提示重要信息不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度五、附件五、附件1.如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件2.2. 附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名3.3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时4.4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件5.5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用6.6. 如果附件过大（不宜超过2MB），应分割成几个小文件分别发送，六、六、 回复技巧回复技巧1.及时回复Email   收到他人的电子邮件后，理想的回复时间是2小时内，特别是对一些紧急重要的邮件   对每一份邮件都立即处理是很占用时间的，对于一些优先级低的邮件可集中在一特定时间处理，但一般不要超过24小时   如果事情复杂，你无法及时确切回复，那至少应该及时的回复说”收到了，我们正在处理，一旦有结果就会及时回复，云云”   如果你正在出差或休假，应该设定自动回复功能，提示发件人，以免影响工作。

2. 进行针对性回复   当回件答复问题的时候，最好把相关的问题抄到回件中，然后附上答案不要用简单的，那样太生硬了，应该进行必要的阐述，让对方一次性理解，避免再反复交流，浪费资源3. 不要就同一问题多次回复讨论，不要盖高楼   如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次，这只能说明交流不畅，说不清楚此时应采用沟通等其他方式进行交流后再做判断电子邮件有时并不是最好的交流方式5 5．区分单独回复和回复全体．区分单独回复和回复全体．区分单独回复和回复全体．区分单独回复和回复全体   如果只需要单独一个人知道的事，单独回复给他一个人就行了    如果你对发件人提出的要求作出结论响应，应该回复全体，让大家都知道；不要让对方帮你完成这件事情    如果你对发件人的提出的问题不清楚，或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，不要当着所有人的面，与发件人讨论你们讨论好了再告诉大家不要向上司频繁发送没有确定结果的邮件6. 主动控制邮件的来往（主动控制邮件的来往（ 点击点击“回复全部回复全部”前，要三思而行！）前，要三思而行！）   为避免无谓的回复，浪费资源，可在文中指定部分收件人给出回复，或在文末添上以下语句：“全部办妥”、“无需行动”、“仅供参考，无需回复”。

ERD谢谢大家谢谢大家。