会议管理系统需求说明.docx

会议管理系统需求1.1.系统设计需求系统模块： 会议室管理：包括新增会议室、编辑、启用、停用会议室 会议室资源管理：配置会议室使用的资源 会议室预订：包括查询会议室、预订会议室、管理我的预订 用户管理：（可以对用户进行增、删、改、查维护） 权限管理：（分配用户和管理员具体权限） 注：会议室资源管理，资源包括投影仪、白板、鲜花插、摄像服务等，所有资源被创建后放 置于会议室资源管理这个容器中，每个会议室创建或编辑时可以从会议室资源管理中抽取具有的 资源运行规则： 管理员创建会议室，创建会议室资源，编辑会议室属性，可查看所有会议室预定情况，创建 或编辑用户帐号，配置帐号属性，可帮客户代订会议室分中心管理员（限制权限管理员）：可查看本中心所有会议室使用图表及预定列表，可帮客 户代订本中心会议室，查询所有会议室客户帐号按客户属性分内客和外客，内客用户登陆系统后可直观查看所在楼宇会议室使用情 况，并可自行预定、取消会议室，可选择所选会议室的会议室资源外客用户只能查询会议室可 用资源，无预定会议室功能（无会议室控制列表）会议室预定到期后自动扣减预定帐号的会议时长或金额用户信息由 CRM 导入，每日同步（只导入部分信息），管理员添加新导入帐号的其它信息。

开发平台：待定需求说明1.2.会议室管理模块功能包括会议室新增会议室、会议室资源管理、会议室使用情况统计，模拟界面见EXCEL 表会议室管理l=i新增会议室时包括以下字段：会议室编号、会议室名称、所在城市、城市区域、楼宇名称、所在楼层、房间号、会议室类型、消费类型、等级、会议间隔时长、单价（元/小时）、起订时长、 保洁时长、容量（最大人数）、主要设备、状态、负责人、查看权限、损坏赔偿（金额）、楼宇介 绍、楼宇照片、会议室介绍、会议室照片 注：会议间隔时长，表达的意思是创建会议室时，每天可分割的时间，如有的会议室1天就1 格， 用户看到可以明确知道这样的会议室时间无法分割预订；有的会议室一小时可分割为2 格甚至6ia：oo i9：oo格 ,用户可以精确预订需要的时长；目前本系统需要的间隔时长分别为半小时、1 小时、上下午（9 点至 12 点，中间空 1 小时， 13 点至 18 点）、全天（9 点至 18 点）例：会议室名称：A会议室地址：北京市 朝阳区 京汇大厦 3 层 301会议室类型：董事会会议室 会议室等级：一级会议室费用： 1000 元/小时最小预定时间：半小时容量： 14 人启用/停用/编辑会议室注：会议室状态栏并未显示所有会议室属性，在权限管理中可控制需要显示的项会议室使用情况统计以下图为示例格式查询条件为：预订人姓名、预订公司名称、预订人号、会议室名称（可多选） 状态栏包括：详细信息、使用日期、会议室名称、开始时间、结束时间、预订人、预订公司、 使用费用、使用时长、申请时间、按预订时间正序/倒序显示、按使用时间倒序/正序显示産 会谊室预定»会徴室使用情况统计＞会仪室使用情况统计使用部门：I I :会後室：请选择屈蔭 -使用曰期：^[2013-8-1 ~ 到|2的3七-釦 | 国计重置]点击查看 使用日期 合谊室容称 开始时间结束时间 预走部门 使用费禺 申请.时间点击查看2013-0S-2S09:0013:00f涓策划部2013-0S-26点击查看2013-0S-2S .09:0012:001为资源部2013-0S-26点击查看；2013-0S-2S 匚10:0011:00' 言息管理部2013-0S-2S克击查看2013-08-2S 「一 一09:0013:00右牌管理部2013-08-23点击查看2013-08-28 .09:0016:00言息管理部2013-0S-26点击查看2013-08-2809:0018:40信息管理部2013-06-14点击查看1013-08-2S09:0013:00营誚策划部2013-0S-26点击查看2013-0S-27 厂—14:001800力资源部2013-0S-26点击查看2013-0S-27 ■: „ 一一二二13:5018:10爭肖策划部2013-0S-26点击萱看 2O13-OS-27 a •:.第1页共钳页跳到第GO15:0018:10聿团赤蟄室賈曾页 4上一页2013-0S-20卞一更甘1.3.会议室资源管理分3 类：常规（免费）服务项目、有偿服务项目（公司提供）、有偿服务项目（服务商提供） 编辑栏目包括：产品编号、产品名称、单位、单价参考会议室管理1=1参考会议室管理1.4.会议室预定包括查询会议室、预约会议室、管理我的预约查询会议室查询项包括： 城市、区域、楼宇、会议预订日期、会议时间、参会人数、会议室类型，搜索后列出符合条 件的会议室。

预定会议权限用户（用户信息中“城市”“楼宇名称”与会议室“城市”“楼宇名称”对应）有此项操 作权限，列出本楼宇中的会议室示例见下：预定会议室的显示信息，只用颜色标记，在颜色块上加文字描述，如已预定，正在使 用，已过期，不显示预订者姓名 用户可直接用鼠标左键拖曳时间格即选择需要的会议室时间，松开鼠标，弹出“提交” 确认注 1 ：开始、结束时间，时间间隔根据会议室属性而定注 2 ：选择资源，根据会议室设置的属性而定注 3 ：预定事由，删除外客用户不提供会议室预订的详情，只提供查询，查询示例如下（外客预订功能及界面另附）北京 会议室选择会议室13地点携到20每页▼查看地图哉北京新华保险大厦中心新华保险犬匱15层,建国门外犬街甲12号，朝阳区,北京, 100022搜寻距离：2-11 km北京新华保险大履是地处中央商勞区核心地带的著名高端 写宇楼，紧邻天安门广场和国家政府机关，已经成为长安 街上的标志性高层建筑雷格斯合该:室位于新华保险犬直 15层，部分会议室可以成赏北京全皋更參信息…免费：互联屈接入.；话动挂囹，白板Beijing, China Life - WestWest, 5/F Qiinm Life Tower, 16 Chao Wai Street, Chaoyang District,北京，100020搜寻距离：2-17 kmThe meeting rooms are located in the China Life Tower that is strategically located next to the Beijing East 2nd Ring Road fating the Ministry of Fore更參信息…（*）显示地图0更參信息（*）显示地圉 o更參信息免费：互底网接；M牙动挂图，白板确认预订详情选择会谏室服务会议室类型a标难内部星观(CNYO.OO)眼务和设施午餐供应(CNY70.00 per person)■啡茶戢-廷点(CNY50.00 per person)□夕啡茶戢-饼干(CNY40.00 阿 person)投話仪-曰租(CNY900.00 阿 day)投雪故-时租(CNY180.00 啊 hour)□簇外网络连接(CNY120.00 per item)** If you wish to purchase these services please contact the centre directlv on +8610 8523 3000您的会议室第亍步确认并预订新华保险大直15层，建国门外大街甲12号，朝阳区,北京，100022曰期：12/08/2013房间费用：匚 NY0.000830-0930麗务费用：CNY0.00人埶3总费用：CNY0.00所有价格不含稅/VAT福前—个K|下一个・管理我的预订用户查询自己预约的会议，进行取消。

只能取消自己预约的会议取消条件限制：会议预订后15分钟内可任意取消，15分钟后至会议前X小时取消收取X%压金,会议前 X 小时以内不可取消此文字说明同时在会议室查询和会议室预订界面中显示)1.5.用户管理用户基本信息包括： 编号、帐号、密码、姓名、性别、公司名称、号、座机号、邮箱、会议时长、身份证号、年 龄、所在城市、城市区域、楼宇名称、房间号、是否内客、剩余时间、是否付费、费用金额、付 费方式、会议预订次数、会议使用次数、满意度、预订起止时间、时长、超时时间、会员性质（BO、 BD、 MD 等多选） 界面类似于会议室管理查询/筛选用户信息用户管理中，可输入查询条件显示，或筛选显示查询条件包括用户姓名、、座机号公司名称等筛选条件可多选，可以查询该用户具体信息以及会议室预订情况增加/修改/删除用户信息1.6.权限管理包括：会议室管理设置、用户管理设置、管理员权限设置 会议室管理设置，可预置会议室管理状态栏显示的字段 用户管理设置，可预置用户管理状态栏显示的字段 管理员权限设置，可创建管理员及权限分配 管理员权限包括：创建会议室、创建会议室资源、管理会议室状态（启用、停用 编辑）、新增用户、管理查询用户、代客预订会议室代客预订会议室时，可选择要预订会议室的用户帐号，会议室统计时多一字段“代 订”5、现场服务补偿机制，稍后提供。

用户在预订时未选中会议室资源，到现场后要求提供，管理员提供服务后，在系 统中“新增客户订单”，选择客户使用的会议室资源用户使用会议室后因一些客观原因，要求减免，管理员可以给帐单手工折扣或手 工减免6、折扣、促销规则，暂无7、统计报表，暂无8、界面设计，未定。