印章使用及管理审计简报-管理层回复.docx

印章使用及管理审计简报1、公章经核准作废后，保管部门未按照公司规定将原印章销毁审计发现：按照公司最新版《公司印章使用与管理暂行办法》3.3.5规定，印章如经核准作废，保管部门应将印章实物销毁：销毁情况应做记录，并经保管部门主管签字确认然而实际操作中，EP章如经核准作废，保管部门并不将印章实物销毁，而是直接交给行政部文员蒋秋林另行分开保管从而存在作废的印章被重新启用的风险审计建议：建议将经核准作废的印章尽快销毁，销毁前应和作废清单核对一致，且销毁时要有专人监督管理层反馈:反馈开始执行时间负责人2、《携带公章外出中请表》上未对同行人进行要求审计发现：按照公司最新版《公司卬章使用与彳复理暂行办法》3.4.6规左，外出用印必须由两划以上本公司职员共同进行但在实际操作中，部分《携带公章外出申请表》等相关资料上只有用章中请人一人，并未标注同行人故当一人外出用章时，存在无第二人监督的情况审计建议：用章申请人在《携带公章外出申请表》上标注好用章者的具体同行人员并由印章保管人负责在用章申请人和同行人外出前才转交印章管理层反馈:反馈开始执行时间负责人3、《公章统计表》记录未及时更新审计发现：在依据《公章统讣表》检查财务处印章时发现，在《公章统汁表》列示的应由本公司财务保管的章有的己经转至上海财务处。

例如新法人章SURYANTYLAUAN是由财务秘书周新莲于2011年9月签收保管，但在实际审计抽查时此章己流转至上海财务李荔审计建议：重新更新《公章统汁表》管理层反馈:反馈开始执行时间负责人4＞印章交接无单独交接手续审计发现：在查看《公章统计表》时发现，公司职员之间的印章交接只在《公章统讣表》上签收，并未有单独的交接程序，包括双方在《印章保管（交接）确认书》上签字留底备查等《印章保管（交接）确认书》样本详见附件1审计建议：及时建立印章交接制度，完善好印章交接资料具体可参考印章交接SOP0当交接完毕后及时将最新的交接信息告知印章保管员，印章保管员据此更新《公章统讣表》管理层反馈:反馈开始执行时间负责人5、存在由总经理/总监签字后的文件需要盖公章时不再填写《用印申请表》的情况审计发现：我司在一般情况下，经总经理/总监签字后的文件（依据具体的核决权限）需要盖公章时不再填写《用印申请表》即可直接盖章但查看公章保管员的用章记录本时（《公司印章使用与管理暂行办法》3.5.1项要求），发现并未记有审批至和领导一栏即，当事后实际追查某个没有对应的《用印申请表》的盖公章文件时，是无法确认此文件当时是否真的由总经理/总监签字。

审计88议：1、由总经理/总监签字后的文件需要盖公章时所填写的《用印中请表》只需审批至主管级领导，不必再由总经理/总监签字（简化、有效）；2、在公章保管员的用章记录本内加一栏〃审批至**领导”管理层反馈：开始执行时间负责人附件1:《印章保管（交接）确认书》样本本人（身份证号/护照号：），-（任职公司全称）一（所任职务全称）一，现确认已移交本公司_（保管印章需称）一一枚，样式如下所示:（印章留样）本人（身份证号/护照号：），一（任职公司全称）一（所任职务全称）一，现确认在一（时间/日期）一收到并开始保管本公司一（保管印章划称）一一枚，样式如上所示本人（新保管者）并确认，在木人休假、出差或其它需长期离开本公司办公地点情况期间，上述印章由（身份证号/护照号：），一（任职公司全称）一（所任职务全称）一代为持有并保管旧保管人签名：日期：新保管人签名：日期：代理保管人签名:日期：审计人:宁波汕脂柏嬉。