给教授发英文邮件须知.docx

去年秋季，参加了一次工作坊，主题是“大学的电子邮件礼节”尽管当时颇有“醍醐灌顶”之感，但随后课业催人老，一直顾不上整理后来学期结束，国内也有不少旧友正要面临邮件联系国外教授的问题，所以把这些玩意分享给大家这些信息来自研究生写作中心，较为权威，可以放心实践 　　内容很多，我只整理那些“醍醐”因为这些是我自己犯过错误的地方 1. 邮件主题（subject）不需要写自己的名字名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍 2. 在第一封邮件中称呼对方，两种正式的方法如下其他的方式都是错误的例如Prof.、Hello、全名云云） 　　Dear Dr. *** ／Dear Professor ***（***是姓） 3. 收到回信后，可以根据对方的落款，决定下一次如何称呼如果对方落款只有名字（first name），那么下一次可以用名字称呼如果对方落款是全名或是名字缩写，那么下一次仍然要用正式称呼不过，在任何时候，用正式称呼都是保险的 4. 正文的第一句话必然是介绍自己这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如： 　　My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford. 5. 正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的。

分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系 6. 接下来便可以提出问题或请求了这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态 7. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love最坏最坏，也要用I wanted代替 8. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering） 9. 多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来） 　　Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time? 10. 避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达 11. 提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的。

常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的 12. 结尾必然要感谢最正式的表达是： 　　Thank you, and I look forward to hearing from you. 13. 落款之后的正式礼节问候是：Sincerely; Best wishes; Best regards其他的都不甚正式 　　Source: Olinger, A. (with assistance from Avineri, N. & Gray M.). Email Etiquette at the University. A Workshop of the UCLA Graduate Writing Center. October, 2010.用英文给教授发邮件请教学术问题（转）2012-12-28 20:39:15| 分类： 英语相关资料 | 标签： |字号大中小 订阅邮件主题邮件主题（subject）不需要写自己的名字名字是在邮件系统设置里设定好的，在发件时会替换显示实际地址，所以无需在主题里再写一遍。

[关键内容是要在主题里就写明白是否有推荐人，以及主要是什么事很多教授只看主题]一个好的标题，要能简洁地概括邮件的目的或内容如果你对教授的某个研究项目感兴趣，就可以用这个研究方向作标题，例如"Deformation and fracture of hexagonal close-packed metals"或者"Fabrication of semiconductor through chemical vapor deposition"等等然后在邮件的正文里，可以谈谈你对这个方向如何感兴趣，你有什么相关的学术背景，还有你对这个研究领域的任何见解如果你对教授的某一篇文章很感兴趣，并且你的邮件正文里要谈到这篇文章，那么用这篇文章的标题作为邮件的标题也是个不错的主意如果文章的标题过长，可以把它压缩 一下此外，还有人喜欢用一种开门见山式的标题，比如"Inquiry into graduate admission of fall 2011"这种标题我本人没有尝试过，不知道效果如何，有兴趣的同学可以自己去尝试最后，我想说的是，套磁信的标题并没有一定之规大家不要拘泥于我 上面提到的这几种，一定要勇于创新。

在主题中包含course number ，"Question about 3009 assignment" 或者"question about English 2011 essay."听起来很真实，而"a question"看起来像垃圾邮件"Question about English assignment" or "question about assignment," without identifying the class you're in, may leave your professor with the chore of figuring that out. For someone teaching large lecture classes, that might mean reading through hundreds of names on rosters. But even for a professor with smaller classes, it's a drag to get an e-mail that merely says "I'm in your English class and need the assignment." All your English professor's classes are English classes; she or he still needs to know which one is yours.称呼Salutations matter. The safest way to start is with "Dear Professor So and So" (using their last name). That way you won't be getting into the issue of whether the prof has a Ph.D. or not, and you won't seem sexist when you address your female-professor as "Ms." or, worse yet, "Mrs. This and That."称呼很重要。

最安全的开头方式是用“亲爱的×××教授”（×××是姓）这样的话你就不会再考虑这个教授是不是个博士或其他，并且当你称呼你的女教授“Ms”或者“Mrs.”也不会显得像是个性别歧视者其他的方式都是错误的例如Prof.、Hello、全名云云）Choose an appropriate greeting. "Hi/Hello Professor [Blank]" is always appropriate. Substitute "Dear" and you've ended up writing a letter; leave out "Hi" and your tone is too brusque(无礼).开篇介绍自己,表明意图一般开头简单介绍下自己，表明你对他的研究感兴趣，对作者的结果给予一定的肯定然后，如果是你主动写电子邮件给别人的话，那就以你写此邮件的目的开头例如，"I am writing to enquire about …"或是"I am writing in reference to …"在电子邮件开头澄清你的来意非常重要，这样才能更好的引出邮件的主要内容正文的第一句话必然是介绍自己。

这句话必然要遵循这个格式：My name is *** （全名），and I am … 例如： My name is Jeremy Bentham, and I am a graduate student at the Queen’s College, Oxford.正文的第二句话必然要解释自己是如何知道对方的分三种情况：有人推荐；无人推荐；两人原本相识，但很久没有联系［这句话挺重要的，因为它要在你和这个陌路教授之间建立第一道关联有人推荐当然最好，比如这个教授的同事某某某推荐你去找她，因为某某原因，那么把这个环节表述清楚即可如果无人推荐（更常见的情况），一定要说清楚原因，例如刚刚看了人家的一篇新作云云（你要确实看过才能这么说），不然人家可能就不往下读了］提出问题或请求清楚简洁是最好的你的教授每天会收到 25-30 封邮件，所以如果你的问题很简洁明了那是最好的（一般把问题一条条列出来比较好） 如果你不能快速直达主题，对方就会在读你邮件的半途上对它失去兴趣因此，迅速切入主题这个部分遵循的法则叫做“消极的礼貌”（negative politeness）常用的策略有：主动提及对方非常非常忙碌，可能没有时间满足自己的请求（也就是给对方一个台阶）；多用if句；多用过去时态。

［这是最最重要的两个原则之一谈谈消极礼貌]1. 多用I was wondering if（一定要用was，而不是I wonder或I am wondering）［打交道多了，可以不必拘泥于此例如也可以说I wondered... 甚至shall we... 如果是自己的导师，或者工作往来很密切的教授，一天到晚说“I was wondering if”，过分礼貌，其实也挺奇怪的］多用would it be possible，以便从语法上规避直接牵涉到“人”，这样可以减轻对方的压力例如：（隐含的意思在括号里，但不可明写出来）Would it be possible (for you) to arrange an appointment (for me) some time?2. 避免使用I want和I would like，实在要用，就用I would love最坏最坏，也要用I wanted代替避免使用“please”，因为“please”暗含了自己的期望，给对方压力，是不礼貌的表达提出请求后，一定要论证自己的请求是合理的［这是最最重要的两个原则之二］常用的方法是：展示自己已经做了大量的前期工作，实在是迫不得已，无路可走了，才来求人。

或者，要表明自己对对方的工作了如指掌，而请求正是建立在这种了解之上的Ask politely. "Could you e-mail me the page numbers for the next reading? Thanks!" is a lot bette。