用Excel制作商品销售清单.doc

用Excel制作商品销售清单――Excel高档应用 作者 许兴权也许有人觉得Excel就是做电子表格罢了，没什么太强大的功能读者如果也是这种见解的话，那就请您试试本附件中的excel文档吧图1是附件中Excel文档刚打开时的状态图1图2是销售三条商品记录所开具的销售单在销售清单数据录入过程中，“品名”是由“大类”、“小类”、“品名”三级下拉列表选定的，这有助于商店对商品名称的规范化管理，销售清单中的“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”是手动输入的数据，是每条销售记录“金额”的计算根据，其中“规格1”与“规格2”可以放空，当“规格1”、“规格2”为空时，将自动不参与“金额”计算， “单位”、“规格1单位”、“规格2单位”不仅可以使用下拉列表框的形式选择，并且可以直接使用手工输入图2图2中有三条销售记录，第一条记录直接按盒销售，金额由两个数据相乘获得，为15*2.8＝42元；第二条记录按件销售，每件中有48盒的牛奶，因此金额由三个数据相乘获得，为8*48*2.8＝1075.20元；而第三条记录则按每件中有6包，每包中有8盒的方式销售，因此金额由四个数据相乘获得，为8*6*8*2.8＝1075.2元。

本表格支持对商品按不同种方式销售，销售金额将根据输入的数据自动计算，这样的设计基本能满足大部分的销售状况的规定如果您对它感爱好，您可以试着用它，并将它存储为Excel模板，以便调用，或许将会变化您的见解哦可您要懂得，做出这样的表格模板仅用到Excel的常用功能和不多的函数而已，VBA还没派上用场呢本文仅简介该文档的制作过程，以便读者能跟据自己的规定修改文档，能把文档转变为自己能用的东西，只要有时间“包学包会”哦下面将按环节简介文档的设计制作过程环节一打开Excel，把sheet1改名为“销售单”，把sheet2改名为“品名”，删除sheet3，在“品名”工作表中输入商品的大类、小类、和品名，如图3和图4所示本文的实例大类设计为“食品”、“百货”、“五金”三种，食品有“蛋糕”、“牛奶”、“大米”三种小类，百货设计有“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”三种小类，五金设计有“刀具”、“螺丝”、“门锁”三种小类，读者在设计自己的表格时，可以自己定义大类、小类，本文实例中各小类中都涉及着某些具体的商品，也就是具体的品名，品名就是所销售的多种商品的规范化的名称图3图4选定如图5所示内容，单击菜单“插入”à“名称”à“指定”，在弹出的对话框中按如图6设立，定义“食品”、“百货”、“五金”名称，为备后期引用。

定义了“食品”名称后，此后在本工作薄引用的时候，就指向“蛋糕”、“牛奶”、 “大米”，同理，百货名称被引用时，就指向“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”，五金名称被引用时，就指向“刀具”、“螺丝”、“门锁” 图5 图6选定如图7所示内容，单击菜单“插入”à“名称”à“指定”，在弹出的对话框中按如图8设立，就定义了“蛋糕”、“牛奶”、“大米”、“丝织品”、“洗涤品”、“纸类”、“刀具”、“螺丝”和“门锁”名称，以便后期对名称的引用 图7 图8通过上述的名称设定，本工作薄已有如图9中所示的名称，单击列表中的名称，再单击引用位置，可以合适修改所定义名称所引用的位置(数据，固然不改也可以，下拉框会浮现空行等现象)图9这样也就为“销售单”工表作的“大类”“小类”“品名”的下拉列表框做好了准备工作环节二编辑“销售单”工作表，输入如图10的数据，按图10设立表格的格式，选定隐藏不使用的行和列，把“销售单”工作表编辑为如图10的效果。

图10在“销售单”工作表中选定A4:A13，单击“数据”菜单à“有效性”，分别按图11、12设立填写“设立”、“出错警告”选项卡的相应项其中“设立”选项卡中“来源”填写的内容（食品,百货,五金），各大类名称在该位置列表，并用半角的“,”隔开 图11 图12选定B4:B13，单击“数据”菜单à“有效性”，分别按图13、14设立填写“设立”、“出错警告”选项卡的相应项其中“设立”选项卡中“来源”填写的内容“=INDIRECT(A4) ”，INDIRECT(A4)表达该单元格下拉列表的内容来自以左边所选大类名称的引用(这个已经在“品名”工作表中定义过了，这里直接引用) 图13 图14上述环节设定好了，单击“拟定”命令按钮时，会弹出警告框如图15所示，这是由于左边单元格的大类为空，没有选定内容所导致的，没有关系，可以忽视，直接选择“是”就可以，千万不要选择“否”，否则就做不出“小类”的下拉列表。

图15同样的措施，先选定C4:C13，再按如图16、17设立品名下拉列表 图16 图17“数量”的数据有效性如图18、19所示 图18 图19“单位”、“规格1单位”、“规格2单位” 的数据有效性如图20、21所示 图20 图21“数量”、“单价”、“规格1”、“规格2”，根据实际状况设立如图22、23所示 图22 图23通过以上的设立，销售清单的设立就差“金额”和“合计”的还没计算环节三设立K4单元格(金额)的运算公式，在金额的计算中G4(规格1)、I4(规格2)参与计算时，先判断它与否为空，若为空则默认以1参与乘法计算，非空则以实际数据参与计算，如果整个乘法公式的积为0，则K4为空，否则显示计算成果，因此在公式中使用二层的if嵌套，外层重要作用是修饰K4单元格，以避免计算成果为0时，在K4单元格中显示“0”，内层的if的作用是判断“规格1”、“规格2”与否为空。

K4的计算体现式：=IF(D4*F4*IF(G4="",1,G4)*IF(I4="",1,I4)=0,"",D4*F4*IF(G4="",1,G4)*IF(I4="",1,I4))K4编辑好了后，拖动填充句柄到K13，完毕“金额”的计算，并把“金额”列定义为2位小数右对齐的显示方式合计”单元格的内容是 =IF(SUM(K4:K13)=0,"",SUM(K4:K13))，使用if的作用是当合计为“0”时，隐藏0环节四选定A4:J13和J2，设立“单元格格式”中的“保护”选项卡，去掉“锁定”选项，如图24所示图24选择“工具”菜单à“保护工作表”，密码123，保护“销售单”工作表单击“品名”工作表，选择“工具”菜单à“保护工作表”，密码123选择“工具”菜单à“保护工作薄”，密码456，保护整个工作薄的格式选择“文献”菜单的“另存为”，选择保存位置、输入文献名、选择文档类型，完毕保存至此大功告成小结，上述Excel文档的制作的重要重点是名称的定义、三级下拉列表的设计、数据有效性的设计、indirect()与if()函数的应用，难点是名称引用的理解和数据有效性的灵活运用通过上文的学习，能迅速的提高Excel的应用水平，让Excel发挥更大的作用。

本文的实例中，商品的单价是手工输入的，读者可以研究一下，当选定商品名称后，它的销售单价与否可以自动生成，如果可行的话，该销售单的意义将更加突出尚有其他改善的地方，请读者自行摸索。