办公自动化系统(OA)运行管理制度.doc

附件2：办公自动化系统（0A ）运行管理制度为了提高公司行政办公效率和管理水平，确保文件和各种信息传 递快捷畅通，保证0A办公系统高效、稳定、安全运行，特制订本制 度一、 适用范围适用于公司所有使用0A办公系统的相关人员二. 相关部门职责（一） 综合部作为公司0A办公系统管理中心，是0A系统的归口 管理部门主要职责为：1、 负责0A系统软件的综合管理工作2、 负责0A系统组织机构设置、0A系统公司账号管理，提供0A 办公系统中用户的流动信息包括现有用户及新增用户的信息修改工 作；变更，或删除用户账户工作3、 负责0A系统各职能部门的模块使用、工作流程等权限分配设 置工作4、 负责0A系统中各职能部门表单、流程等变更的审核工作5、 负责提供0A办公系统的操作教程和操作手册，以供学习培训 使用注：操作手册可在0A办公系统中下载）（二） 相关职能部门职责：（人力资源部、品质管理部、计划财 务部、总工办）1、 负责参与对工作流程建设的定制、各种共享文件夹的建立以 及本部门0A系统终端的日常维护、人员培训等技术支持工作2、 各部门相关人员入职、离职或权限变更时，需及时提供相关 信息至公司综合部申请调整。

3、 负责处理0A办公系统中文件、公文流转工作各职能部门相 关专业负责督办各专业工作流程的工作流转，及时追踪流程流转如 因相关部门延迟处理流程导致流程流转出现滞后情况，可向人力资源 部进行信息反馈，对相关责任人进行处罚建议4、根据部门工作需要，提出表单、流程、权限设置等优化需求三）系统维护部门职责：1、 音像资料馆监控机房负责对0A办公系统进行日常维护，确保 办公系统安全运行2、 负责对服务器开机密码账号进行管理3、 确保服务器每日进行自动备份、维护，保障服务器硬件设施 安全运转三、 工作要求（一） 各部门发出、报送的各类文件，（包括通知、报告、简报、 信息等）统一采用0A系统发送公司红头文件、经理级以上签字文 件等必须保留纸质版本系统暂不启用电子印鉴二） 公司各类通知、企业制度等内容涉及全体员工的，各部门 相关人员要及时处理和传达，落实文件要求三） 相关人员按职责对相关信息应及时给予处理四） 急办的内容发布，内容上应注明流程的相关紧急程度，发 生急办或重大信息，除在0A上发布外，还应及时采用其它通讯方式 进行沟通，如公司联系、群、公司网站等对急办的内容， 相关人员必须在当天给予处理五） 各部门严格按照0A系统设定的工作流程进行发文及文件 报批，逐级进行，保证及时、准确、有效，并做好电子文档的归档。

六） 部门公告等信息需由部门负责人批准后由部门相关人员实 施发布七） 部门内享有0A办公权限的人员发生变化，调岗，离职等 要及时上报综合部四. 登陆规范（一）系统正式运行后，系统所有用户每天至少在工作日上午、 下午的上班后三十分钟内，上午和下午下班前一个小时内分别进入系 统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能 长期登陆0A办公二） 员工保管好个人用户名和密码，严禁泄露给无关人员，如 发现账号意外泄露或被他人登陆修改，他人滥发信息、流程、恶意增 删资料或干扰0A系统运行，要及时报告综合部做相应处理三） 有局域网等内网的部门要优先使用内网登陆，严禁占用外 网五. 安全保密（一） 严禁利用0A系统做与工作无关的事情二） 所有用户必须严格执行公司《计算机使用管理制度》及《保 密条例》，确保0A系统运行流畅、安全三） 0A系统的所有用户，不得利用0A系统从事危害国家、集 体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健 康的信息，不得制造和植入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据 要求使用0A系统的所有用户在计算机中必须安装杀毒软件四） 0A系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提 供的信息。

不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统运 行五） 未经批准，不得随意让公司无关人员及外部人员查看0A 系统中的内容，更不允许下载受控内容六. 0A调整1、 当相关部门需要在0A办公系统中新增账户时，由申请部门填 写《0A账号申请登记表》，履行审批程序，公司领导批准后由0A管 理员负责实施2、 已持有0A账户的用户需要更改人员相关信息、表单样式、表 单流程、或新增相关表单查询等操作时，申请部门填写《0A变更申 请表》，履行审批程序，公司领导批准后由综合部负责跟进或实施七. 考核办法1、 对公司制度、审批、考核、档案等有价值的内容、信息，在 发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失2、 各部门需要进行归档管理的资料、信息等，由部门负责人指 定相关人员进行打印或归档备份3、 资料馆监控机房需对0A系统及时进行维护管理，防止发生系 统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器 进行安全防护4、 未按照以上要求执行的，将对相关责任人进行处罚附件1：《0A变更申请表》附件2：《0A账号申请登记表》附件1:0A变更申请表编号:申请人：申请部门：变更事由类型：人员信息（）表单（）流程（）其他（）变更事由变更事项具体描述申请部门意见签名： 日期：综合部意见签名： 日期：分管领导意见签名： 日期：公司领导意见签名： H期：附件2:0A账号申请登记表编号:申请人：中请人所属部门：中请人有无兼职部门：兼职部门：申请人岗位名称：申请人职务级别：申请人有无兼职岗位：兼职岗位名称：巾请部门意见签名： 日期：人力资源部意见签名： 日期：综合部意见签名： 日期：分管领导意见签名： 日期：公司领导意见签名： H期：。