合同存档管理.docx

合同存档管理篇一：合同档案管理制度合同档案管理制度第一章总则一、为了规范公司合同档案管理，有效地收集合同签订 和履行过程中的有价值材料，维护公司的经济利益，降低经营风险，特制定 本管理制度 二、公司合同档案由签订和履行合同过程中 形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成第二章合同分类一、 采购合同：指为生产产品采购原器件、外协部件、 商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议二、 销售合同：指销售公司产品而签订的合同或框架协 议三、 技术服务合同：指提供技术服务、产品维修、技术 咨询、技术转让等签订的合同四、 产品合作合同：指公司购买或转让技术、合作开发 技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同五、测试协议：指用公司产品、商品、部件等用于外部 测试的协议 六、联盟协议：指为拓展销售渠道而签订的 分销商或代理商协议七、市场营销合同：指为市场运作、 品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同八、财务合同：指与相关金融机构签订的借款、还款、 债券、保险等合同九、企发合同：指为企业发展与相关 机构、部门、行业组织签订的合同 十、综合合同：区别 于上述类别的其他合同或协议。

第三章档案管理的责任分配一、 合同档案管理的归口部门为经营管理部经营管理 部合同管理专员负责所有文件编号归档；非采购、非销售类 合同的盖章和合同编号分配；合同相关档案资料的收集、整 理；所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁二、 各部门设档案管理员予以协助管理各部门负责本 部门合同或协议的编号 分配、档案资料的收集整理第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位销售合同号14位, 其余均为12位文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成基本模式：ST - 20XX - XS - 0001 - HT公司号 年度号 分类号 顺序号 部门代码1・年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，指文件材 料形成的年度2.分类号：分类号是档案号的主体，分 别依照合同类别拼音首字母给予识别代码3・ 顺序号：顺序号4位，用阿拉伯数字表示：0001、0002 ，表示公司当年某一类合同的序号4.部门代码：部门代码仅限销售合同，为各部门的汉 语拼音简称； 二、合同签订人在合同上签字后，由签订人 或经办人办理合同评审手续；经领导审批后，到档案管理员处编号并登记，到印鉴管理员 处登记并盖章。

合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到 档案管理员处存档 三、合同签订人或经办人负责将合同 相关档案资料及时提交给档案管理员，并按月将合同的所有档案资料提交完整四、所有档案资料整理完整后，每月月初部门档案管理 员办理档案移交，填写《档案移交单》，双方签字认可，管理专员归档五、 所有以公司名义签订的有效合同（订单）原件一律 要求在公司归档，各部门及平台只留复印件备查档案管理员每月初将统计出 各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单，以电子 邮件或的形式发给各部门，各部门须将合同按要求归 档六、 档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合 同档案资料，制作《合同档案汇总表》提交经营管理部，并填制《档案归档单》 归档 七、公司各部门的投标标书文件，无论是否中标， 都要求在投标后1个月内将文件的电子文档（或光盘）交档案管理员存档第五章 合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档 案保管期限 二、合同金额在50万元（不含）以下的保 存10年；合同金额在100万元（不含）以下的保存15年；合同 金额在5000万元（不含）以下的保存50年；合同金额在 5000万元以上的永久保存。

三、档案销毁1 •任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材 料2 •各档案管理人员应定期对档案进行检查3.合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物 等措施，以确保合同文档的安全4 •凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档 案销毁清单》上登记，经主管业务负责人批准后，专人监销, 由档案管理专员销毁，并由《档案销毁清单》立卷永久保存第六章档案借阅一、 公司合同原件，一般不予借出二、 特殊原因需要借阅公司档案的，若借阅本部门签订 的合同，应填写借阅申请单，经部门经理审核后，到档案管理员处办理借阅手 续若借阅非本部门签订的合同，则除本部门经理签字外， 还要报公司主管业务负责人批准方可借阅档案材料的复印 手续同借阅三、 借出档案借用期限为一周借阅人应到期归还确 因工作需要继续借用的必须再次办理借阅手续（续借）对逾期1周仍不归还 者，由档案管理员下发催还单，此后一周内仍不归还者四、 借阅人应注意档案安全和保密，严禁涂改，转借、 损坏、遗失第七章责罚制度、公司各部门凡违反本制度，无故延期或不交应归档的备份文件材料的，一经发现，限期上交，经催交仍拖延不交的，除责令其部 门负责人和单位领导写出书面检查外，各罚款200元，并予 以通报批评。

二、 公司所有员工凡违反第六章第四条，泄露公司档案 机密的，涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的，视 具体情况，对其部门领导和当事人各罚款200-1000元，并 予以通报批评；三、 公司所有员工违反第六章第三条，不按借阅期限归 还的，限期归还并责令其当事人写出书面检查，并对借阅人进行绩效处罚100 元；四、 一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况，应 立即报告档案归档部门并办好补办手续，同时对借阅人进行绩效处罚100元； 如因遗失档案，泄露公司商业秘密，造成恶劣后果者，扣除 借阅人及部门负责人一个月绩效工资，并视情况严重程度追 究其相关责任五、 不按规定存放电脑档案，不按规定接收检查者给予 相应的纪律处分并给予通报批评六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影 响的，公司将追究其法律责任第八章附则一、 本制度由行政部门负责解释及修改，由总经理办 公会批准后执行该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订，修订的版 本获得总经理办公会批准后生效，且自动替代以前的版本 公司全体员工应遵循最新版本的规定二、 本制度自下发之日起执行 三、附件附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附 件4《合同登记本》附件1：附件2：附件3：篇二：如何有效管理合同档案如何有效管理合同档案 摘要：合同档案在经济活动中 的地位愈来愈重要•然而,由于管理不善,有相当一部分合同 无法作为原始依据在日后的经营活动中发挥作用；本文作者 结合多年工作经验，就合同档案管理的相关问题进行分析。

以供参考关键词：合同档案管理、八 、■前言合同是体现平等主体的自然人、法人、及其他组织之间, 依照合同法及其有关法规和规定签订的设立、变更、终止民 事权利义务的协议规范的合同管理是维护法人单位合法权 益的有力保障围绕合同档案管理，一直存在某些难点问题, 如收集归档率低，保管期限划分随意性大，管理模式与利用 需求存在冲突，开发利用水平低等，制约着合同档案管理水 平的进一步提升一、合同档案的收集合同档案收集难是一个普遍现象这与合同的形成方式 与一般公文有所区别有关从办理程序看，在一个法人单位, 不同性质和类别的合同往往由不同职能部门拟定和承办，甚 至每份合同从起草、审核、审批签署直至履行完毕都要经历 诸多流转环节;从合同成立看,合同送交所有责任方签署完 毕后方才成立，流程多周期长受内外因素的影响，合同容易 出现“中途截流”和分散保管的现象，从而给档案部门的收 集工作带来一定困扰，直接影响合同档案管理质量和开发编 研工作的开展如何解决这一问题呢 关键在于抓住合同流转的中心环 节按照《合同法》第32条规定：“采用合同书形式订立合 同的，自双方当事人签字或者盖章时合同成立而依目前 国内惯例，合同签订成立基本以签订方盖章为准（签订方皆 为自然人除外）。

可见，盖章环节是合同档案收集的关键 如果在合同用印环节即注意对合同进行编号登记，作为追索 合同文本的凭据，有助于提高合同收集归档率对一个全宗单位而言,较为科学有效的方式是实行统一 格式的合同审批单审批单记载合同内容、责任者、金额、 经办部门等相关信息，由合同经办部门填写，附合同文本一 并办理审批流转（一式,格式如下）待合同签署成立后,第 一联供档案部门作为合同审批材料，与合同文本一并归档； 第二联存财务部门，作为记账凭证;第可由合同部门作为专 项资料保留在合同用印阶段，文书部门（或档案部门）直接 在合同审批单编号，并留下第一联备案存查，督促合同经办 部门在合同正式签署完毕后及时办理移交归档手续使用合 同审批单既可以真实直观地反映出每一份合同形成的全过 程信息，又使得合同管理流程更加规范严谨采用这一方式, 并通过制定配套的合同管理和移交制度，则合同档案的归档 率得以有效保证,有助于从根本上解决合同档案收集难的现 象合同审批单二、合同档案管理模式在国家机关和企业档案分类体系中，都未将合同档案作 为一个单独的管理门类换言之，在立卷归档阶段，合同一般 依据其性质、类别和承办机构等特征，被分别纳入不同的档 案管理门类。

这自然有其一定的合理性和科学性例如将采 购合同、工程合同、融资借贷合同分门别类进行归档有助于 保持设备档案、基建档案、会计档案的成套性与系统性但 是，随着合同数量的激增、合同凭证的频繁调用以及合同信 息资源的深层次开发，传统做法已无法很好地满足对合同进行集中查询、综合统计以及编研开发的 需要,与当前的利用需求存在一定矛盾另外，在保管方式上，以往不少单位出于业务工作考虑， 往往指定合同部门或财务部门负责管理本单位合同档案，这 也给合同档案管理带来一定风险性首先，合同管理人员（一 般为兼职）档案专业知识有限,合同档案管理水平参差不齐; 其次,合同存放于业务部门不利于保管使用和到期鉴定销毁; 第三,一旦组织机构或工作人员发生调整变动，往往容易造 成合同散失因合同凭证丢失导致经济诉讼失利的案例并不 鲜见目前，随着社会信用体系的构建，不少地方开始推行“重合同,守信用”企业认证工作收集、分析合同各 阶段执行情况,加强对风险的控制能力，使动态管理合同成 为一种新的管理形式和需求鉴于合同档案所具有的特殊属性,笔者认为合同档案的 管理模式须分层次进行第一层次，实现合同安全统一管理 建议由档案综合管理部门对合同档案文本实行集中管理，统 一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作，避免档案缺散 流失。

第二层次,开展合同执行情况跟踪管理由合同部门 （或财务部门）负责及时记录合同履行、变更、废止等完备 信息，并及时收集相关交易凭证（票据）装订备查在分类归 档方式上，理想做法是合同文本归档一式二份：一份用于档 案部门正常分类归档，维护各类档案的系统完整；另一份提 供合同部门（或财务部门）建立合同执行信息记录为了便 于统计查询和开发利用信息，后者可以采取灵活多样的分类 和排列方式,实行动态管理,列为专项业务资料保管当然, 机构规模较小的单位也可结合本单位机构设置情况，指定档 案部门行使上述“二合一”的合同管理职能三、合同档案保管的划分对于合同保管期限，存在两种极端的看法一种片面夸 大合同的重要性,将合同不分主次轻重一律列为永久保管； 另一种则相反,认为合同都有履行期限，全部列为短期保管 则可事实上这两种做法在认识上都存在误区，不利于合同 档案的科学管理和有效利用划分合同保存期限时，要联系 合同价值进行综合分析例如,对一。