秘书的多重角色浅论文秘学专业.docx

秘书的多重角色浅论摘要：秘书工作的多样性和复杂性衍生了秘书的多重角色从秘书的概念出发,重新认识秘书,从秘书的工作内容以及工作表现出发,浅说秘书的多重角色秘书似乎被赋予了过多职责,是其工作本身还是秘书的角色混乱?秘书的多重角色之间是否具有矛盾冲突？一个秘书在扮演多重角色的大前提下，能否恪守自己的职责,做好自己的工作?矛盾是解 决 问题的关键，也是事物发展的关键恰当地转换角色,具有清晰的自我定位，以求更好的工作发展关键词:秘书多重角色概念角色意识 秘书的多重角色浅论秘书作为现代社会一个不可或缺的职务,位居上层机构中枢或领导人身边,从事办事办会、文书写作、料理杂事、联系各方等工作以保证领导工作的正常运转而秘书的多重角色却是一个不易言尽的话题,不仅在学术理论上对它的本质特征、基本属性及工作定位仁者见仁、不一而论;而且在工作实践中,每一行业.不同单仙不同部门的秘书人员所扮演的实际角色也存在着较大的不同人们站在旁观者的角度对于秘书的多重角色存在着偏见,亦或固执己见,亦或刻板印象不可否认,秘书作为一种社会职务，有常人所理解的角色特征,但也有作为具体对象,他们各自的特点并且各司其职,基于对秘书多重角色的思考,本文列举了对于秘书角色的理解和表现，或许更加有利于秘书工作者或对秘书工作不熟悉的人更加准确，全方位地理解和领悟秘书角色的内涵。

一、秘书概念的再认识毛新伟对“秘书”作出以下界定:在管活动中，管理者（特别是领导，指挥，决策人员)由于时间，工作重心及其他因素的限制,难以在特定时间内有效地完成组织目标所要求的管理任务(包括质和量),不得不在组织中引入某个成员或机构进行补充，以实现组织目标；当这个成员或机构履行的补充职能尚不足以专门化时，这个成员就是秘书人员,这个机构就是秘书机构,其所履行的职能就是秘书职能也就是说,秘书是管理活动中的一项补充职能,补充时遵循剩余原则(如果能专门化，比如能专门化为监督,则就是监督职能而不是秘书了，所以秘书其实就是被专门化过滤后的职能，故用剩余原则来描述)[1]《秘书定义的新探讨》在我国具有代表性的词语工具书《辞海》和《现代汉语词典》中，在解释“秘书”词条时都称为服务名称新版的《辞海》中对秘书的词义解释是:职务名称之一我国现今秘书的主要职责是协助领导人综合情况,调查研究，联系接待,办理文书和多办事项等在我国古代更有秘书作为官名、职务名一说古代称掌管国书等官,如汉以来之秘书监、秘书郎皆是唐李商隐有《代秘书赠弘文馆诸校书》诗;三国时更有秘书令，秘书丞综上所述,秘书角色受多种同素的影响,是多种因素共同合力的结果，它的运动轨迹是不规则不确定的，无法用准确的图形来确定，[2]《秘书角色定位之我见》人们认识和研究秘书角色的角度、层次有别。

苏式大诗人有一咏庐山的名句，“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”这两句诗后来被人们用来比喻一个人或一种事物的多样性,以及同类事物的不同境界和现象认识秘书角色也是这样,从不同的层次，不同的用度去考察,必然会得出不同的经论[3]《感悟秘书角色》二．理论意义上的秘书的多重角色概念1、单一角色拥点从单向性出发,秘书角色是一个高度概括的集合概念,它涵盖了各行各业、各种单位,各类部门的秘书人员，涵盖了各类专业，各种分工类型、各种级别的秘书角色单一角色有两层意思，一是从秘书队伍的总体而言,秘书角色由若干个单一角色组成,一名秘书是一个分子二是对某一具体对象而言，秘书角色担负着单一方面或几个方面的业务工作也可以认为,单一角色概念包含单一型角色的意思，是指在一段时间内较为稳定，只担任某一单项工作的角色2、复合角色概念对不少秘书朵说，其职责并不是单一的，所扮演的角色也不是单一的比如，一个人的职务是文字秘书,可能同时承坦部分行政秘书、机要秘书的工作;再如，有的人既担任某领导同志的秘书,又是秘书长或办公室副主任，实际上坦任着双重角色;另外；单一型秘书有时也要扮演不同的角色,他既是为领导服务的工作人员,有时又代表上级领导和机关听取汇报、传达指示基至作为工作组成员下去检查、指导工作。

从私书角色的素质来看更是这样，秘书应是多面手，小事能干，大事也能干，只要工作需要，就有能力完成，那所谓复合到人才，研究复合型角色概念,有利于探讨和提高秋书角色的全面素质3.现实角色概会秘书的现实角色是秘书在工作岗位上的客观实际状况理想是一种可能性，在一定条件下可以成为观实,但也有实现不了的理想理论是一种经验的概括,它可以用来指导人们的行为，但是理论不是教条,不能生搬硬套4理念角色概念即对角色的理想化或理论化,角色的理想化即对秘书角色的想象或希望比如,提到秘书一职,有人就想到舒适的办公条件、优越的工作地位，平坦的发展道路等再如,初为秘书，对自己所担当的角色充满美好的愿望，为自已的工作设计一些蓝图等，这些均属于理想化的秘书角色三、浅淡秘书的多重角色秘书最基本的角色是事物管理，公司秘书负责处理直系领导派任事务以及日常事务,实施公司常规管理，包括公议记录管理,签收文件管理,上司日程管理，运行管理、档案管理等,其主要职责是保证上司或领导工作的正常进行在日常的管理活动中，秘书应当优化配置教学资源，精心安排领导活动.严格管理会议质量，通过合理组织形式、科学的管理方法,使公司计划达到预定目标服务者作为一名秘书又必须奉行“为领导服务,为公司服务”的宗旨，特别是为直系领导服务,扎扎实实做好后勤保障工作，为领导和同事的工作提供全方位的支持。

秘书只有将服务寓于管理之中，才能使公司管理工作有的放矢，落到实处因为管理的最终归属就是服务,而且服务体现得更具体更直接,联络者秘书是连接领导或上层工作与下层工作或与客户工作的桥梁和纽带秘书可以上联领导，下接各个职能部门秘书的联系对象广泛,要在领导和领导,领导和下层部门，领导与客户之间做好各类具体事务的沟通协调工作,既将公司的政策制度规章传达给员工，又将下层的意见和建议反馈给领导,才能全局疏通,上下一致综上，秘书的工作性质特点决定了秘书自身应具备三重角色:管理者,服务者和联络者，而这三种用色必须有机统一，融为一体秘书角色的形象比喻代理主角主角即主要角色，在探讨秘书工作的地位作用时，人们常用主角与配角来形容领导和秘书的关系,这的确是一个非带恰当的比喻从社会分工的角度看,先有领导,后有秘书;没有秘书，领导依然存在;没有领导,秘书则无存在的必要从领导和秘书在工作中的地位看,领导对工作具有决策权，处置权,在工作中处于领导和支配地位，对事物的发展起着主要作用;秘书则没有这种权力和作用,尽管像办公室主任,秘书长这样的角色,主管或分管一个秘书部门的工作，也有自己的下属人员,但在整体工作中,他仍不具备主角的权力和作用。

然而在特定情况下,秘书也有双重身份,比如在受领导委派去下属单加传达指示,听取汇报、检查工作时，便是主角或代理主角但在此时,秘书仍应把握好分寸,时刻都要有清醒的角色意识配角配角就是次要角色,秘书的次要角色是由其工作职能所决定的因为秘书工作的基本任务就是通过办文，办会，办事等具体工作,为领导当助手,当参谋,为领导工作提供方便和服务,从而使领导从繁杂的事务中解脱出来,集中精力抓大事秘书工作的这种辅助性、从属性、服务性,决定了秘书的配角地位,即使有些老秘书资历很深,级别很高,甚至比一些部门和单位的领导同态级别还高,但就其工作性质来说，领导工作就是秘书工作,秘书人员无论何时何地都要有工作,成为领导信得过,用得得心应手的工作人员，这样的参谋助手是应该提倡的当然，秘书不能对领导阿谀幸承，曲意迎合、投其所好,更不能当和珅式的心腹人物秘书多重角色之工作表现谈秘书角色的形象比喻时,有些是对角色的某种职责或工作表现而言的在实际工作中,秘书的工作表现既有主观原因,也有客观因素，是主观努力和客观要求的一种产物，是秘书在工作中给人留下的一种印象,或者说是在工作中所达到的一种境界,所实际扮演的一种角色听差角色听差是指随时准备听从差遣的人。

秘书的职责虽不能说就是听差,但有时却像听差尤其是领导同志的秘书，每天上班来在领导前,走在领导后，坚守岗位,召之即来,呼之便去，即便是业务时间也要随叫随到，领导交待什么就去干什么，工作兢兢业业，忠于职导初为秘书,往往无所适从，常常被动应付,团而秘书更像听差角色所以，充当听差角色，既是工作要求,也有秘书自身的原因不论如何，它是一种客观现实随从角色随从即跟随，领导走到哪,秘书跟到哪，这是工作需要为领导开车门，端水杯，拿皮包等等，事不分大小，主动服务或是照顾他们的衣食住行,也是随从应尽之责但秘书也不应只满员于做这些事,有的秘书前无计划，座谈无记录,跟着领导转了一圈，回来仍是腹中空空,既没有感受,也没有建议,只注重陪同领导安排吃喝,而忽视其它工作，仅是“随从”但如若要做好秘书工作,绝不能只充当随从角色收发角色在秘书工作中,收发处理文件，电报，信件的比重也不小，但毕竟只是秘书工作的一个方面，而不是全部有的单位和领导的确只要求自己的秘书只做好处文电.信件和守听工作,其他工作很少让他参与秘书只管收发的情况，在国外军队中较常见，由于高级长官部配有私人参谋、秘书和副官，大事由私人参谋协助,生活方面的事由副官承办、,秘书的职责就是收收发发、守听、转报情况。

我国虽然没有这种编制,但党、政、军高级领导人因工作需要，也不是只配一名秘书,负责内勤的恐秘书则只需要收收发发简言之,秘书的收发角色是一种客观事实文书角色秘书与文书有相通处，又有明确区别秘书是直接协助领导机构或领导人以及私人处理日常工作的执行和承办人员文书则是指机关和部队中专事公文、信件等业务的人员秘书的职责比文书面宽,责任也大，一般在较高的机关编配秘书是领导的意参谋、助手,而文书工作相对较单一,并且文半工作仅是秘书工作的一个方面，实际工作要更为复杂公关角色提起公关,可能有人认为那是企业中公共关系专职部门的工作,其实不然公共关系虽然在我国是实行改革开放后才公开兴起的,并在企业界倍受重视,但其客观存在由来已久公共当关系是指一个社会组织在日常运转中可发生的各种内部和外部的社会信息沟通关系公共活动是一个组织为创造良好的社会关系下环境，争取公众舆论支持的一种协调、沟通、传播活动.公共活动有自发的,自觉的、日常的、专职的等各种形式企业中的公共部,公共秘书等,为专职的公关部门和公关人员作为党,政、军机关的秘书虽然不是专职公关人员,机关中也没有专门的公关工作部门,但秘书人员在处理和协调各种关系的大量工作中,很多都常有公关色彩。

秘书的“公关角色”是工作的客观需要,与庸俗关系是截然不同的管家角色说秘书是管家好像贬低了秘书的形象，混淆了秘书的工作职能，其实不然，有些领导配有生活秘书,专门负责照料领导的生活助手角色助手即帮手,指辅助别人办事所谓秘书的助手作用,就是指秘书具有协助领导人、领导机构办文、办事、办会等职能，实实际上这种概括是大致的，无论秘书有几个方面的作用,如参谋作用，切调作用，督查作用，信息作用等等，实际上都是助手作用所以,助手的概念是广泛的从西方国家一些政要的高级秘书（实际为高级顾问、某部门的长官、领导集团的成员),到只干一些具体事务工作的服务性秘书,无一不是起着助手的作用，所以人们对秘书工作具有助手作用的认识最为统一，但也最为笼统由于秘书所处的地位、职权、能力水平等差别,其助手外用的大小就有很大的差别了然而，有一点是改变不了的,那就是秘书的助手角色参谋角色参谋角色是秘书角色定位中最高难度的办公室秘书是处于决策层次的非决策者，参与政体,给秘书的自身及其工作发展带来消极影响。