《Word 2016文档处理案例教程》PPT课件（共10单元）项目七文档的高级排版.pptx

项目七 文档的高级排版感谢您下载包图网平台上提供的PPT作品，为了您和包图网以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！包图网将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！项目概述 文档的高级排版主要包括为文档强制分页、分节，添加页眉、页脚，进行分栏，应用邮件合并功能批量制作文档，以及为文档添加脚注和尾注等本项目中，我们来学习对文档进行高级排版的方法目 录CONTENTS2设置文档分栏3应用邮件合并4设置脚注与尾注1设置文档分隔符及页眉和页脚3了解分隔符的作用，学习为文档设置分隔符及添加页眉和页脚的方法学习为文档按要求分栏的方法，如设置栏数、栏宽，插入分栏符等了解邮件合并功能的作用，学习它的使用方法学习为文档添加、编辑脚注和尾注的方法学习要点4感谢您下载包图网平台上提供的PPT作品，为了您和包图网以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！包图网将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！任务一设置文档分隔符及页眉和页脚本任务中，我们来学习为文档设置分隔符及添加页眉和页脚的方法步骤1 打开“职业生涯规划”，并将其另存为“职业生涯规划（页眉和页脚）”。

步骤2 将插入点置于需要分节的位置，如“第二章”文本的左侧，然后单击“页面设置”中的“下一页”选项，如图1所示步骤3 此时在插入点处插入一分节符，并将分节符后的内容显示在下一页中，如图2所示一、插入分隔符6图1 确定分节的位置 图2 选择分节符类型相关知识选择“连续”选项，表示新节与其前面一节同处于当前页中；选择“偶数页”选项，表示新节中的内容显示在下一偶数页上如果该分节符已经在一个偶数页上，则其下面的奇数页为一空页；选中“奇数页”选项，表示新节中的内容显示在下一个奇数页上要插入分页符，可将插入点置于需要分页的位置，然后在“分隔符”下拉列表中选择“分页符”组中的“分页符”选项，此时插入点后面的内容显示在下一页中，并且在分页处显示一个虚线分页符标记步骤1 在文档的开始位置单击，单击“插入”选项卡“页眉和页脚”中的“页眉”按钮，选择一种页眉样式，如“空白”，如图1所示步骤2 进入页眉和页脚的编辑状态，并在页眉区显示选择的页眉，同时功能区显示“页眉和页脚工具/设计”选项卡如图2所示二、添加页眉和页脚7图1 选择页眉样式 图2 设置页眉步骤3 单击“页眉和页脚工具/设计”选项卡“导航”中的“转至页脚”，转至页脚区，输入页脚内容，选择“页面底端”/“普通数字3”选项，如图1所示。

步骤4 在页码数字的两侧各添加一个中圆点，并设置页码的字体为Times New Roman，字号为五号，如图2所示8图1选择页码位置 图2 设置页码格式效果步骤1 打开文档双击首页页眉区进入页眉和页脚编辑状态，在“页眉和页脚工具/设计”选项卡的“选项”组中选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框，如图1所示步骤2 在该节的首页、奇数页和偶数页的页眉和页脚分别以不同的文字标识，并且首页和偶数的页眉和页脚自动清除如设置其格式为微软雅黑、五号、左对齐，效果如图2所示三、设置首页不同、奇偶页不同的页眉和页脚9图1选中“首页不同”和“奇偶页不同”复选框 图2 设置第1节的偶数页页眉提示 要修改页眉或页脚内容，只需在页眉或页脚位置双击进入页眉和页脚编辑状态，然后参考修改正文的方法修改页眉或页脚内容即可10步骤3 选中第1节首页页眉线上方的段落标记，然后单击“开始”选项卡“段落”组中“边框”按钮右侧的下拉按钮，在展开的下拉列表中选择“无框线”选项，将页眉线删除，如图1所示步骤4 在第2节的首页页眉中单击，然后在“页眉和页脚工具/设计”选项卡“导航”组中单击“链接到前一条页眉”按钮，取消它与前一节的页眉链接，并将首页页眉文本和页眉线删除，如图2所示。

11图1 删除第1节首页页眉上的横线图2 删除第2节首页的页眉文本及页眉上的横线任务实施为员工手册分节并添加页眉和页脚12感谢您下载包图网平台上提供的PPT作品，为了您和包图网以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！包图网将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！任务二设置文档分栏本任务中，我们来学习为文档设置分栏的方法步骤1 打开文档，将插入点置于文档的任意位置或选定要分栏的文本，这里选中“五一假期”标题下的文本内容，如图1所示步骤2 单击“布局”选项卡“分栏”按钮，展开“分栏”下拉列表（见图2），从中选择“两栏”或“三栏”选项，可将文档等宽分为两栏或三栏；选择“偏左”或“偏右”选项，可将文档不等宽分栏对文档内容进行分栏后，Word会在分栏的同时自动插入“连续”分节符一、设置分栏14 图1 选择要分栏的文本 图2 “分栏”下拉列表相关知识提示 如果不选中要分栏的文本，默认是对整篇文档进行分栏；如果文档包含多节，则默认对当前节的所有内容进行分栏15步骤1 继续在打开的文档中操作将插入点置于需要插入分栏符的位置，如图1所示步骤2 单击“布局”选项卡“页面设置” 在展开的下拉列表中选择“分栏符”选项，效果如图2所示。

可看到插入点后面的内容移到下一栏中，并且在插入符的上方显示“分栏符”字样二、插入分栏符16图2 插入分栏符效果图2 确定位置任务实施排版文艺杂志内容17感谢您下载包图网平台上提供的PPT作品，为了您和包图网以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！包图网将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！任务三应用邮件合并本任务中，我们来学习邮件合并功能的使用方法 创建主文档的方法： 新建“录取通知书”文档，保存在本书配套素材“素材与实例”/“项目七”/“邮件合并”/“录取通知书”文件夹中，然后输入录取通知书内容并设置其格式（下划线为要插入域的位置），如图所示一、创建主文档19制作的主文档相关知识 要批量制作录取通知书，除了有主文档外，还需要有被录取人的姓名、录取到的省市、部系、专业等信息，即创建数据源用户可以在邮件合并中使用多种格式的数据源，如Microsoft Outlook联系人列表、Access数据库或Word文档等这里创建的数据源为一Word表格文档“录取通知书数据源”（同样将其保存在主文档所在的文件夹中），如下图所示二、创建数据源20创建的数据源步骤1 打开，单击“邮件”选项卡“开始邮件合并”中的“开始邮件合并”，在展开的下拉列表中可看到“普通Word文档”选项高亮显示，表示当前编辑的主文档类型为普通Word文档，这里保持默认选择，如图1所示。

步骤2 单击“开始邮件合并”组中的“选择收件人”按钮，在展开的下拉列表中选择“使用现有列表”选项，如图2所示三、邮件合并21图1 选择创建文档的类型 图2 选择“使用现有列表”选项 步骤3 打开“选取数据源”对话框，选择文档“录取通知书数据源”，单击“打开”按钮，如图1所示步骤4 将插入点放置在文档中第一处要插入合并域的位置，这里选中“同学”文本左侧的下划线，单击“编写和插入域”中的“插入合并域” ，在展开的下拉列表中选择要插入的域“姓名”，将其插入，如图2所示三、邮件合并22图1选择数据源文档 图2 插入“姓名”域步骤7 在打开的“合并到新文档”对话框中选中“全部”单选钮步骤8 单击“确定”按钮，Word将根据设置自动合并文档并将全部记录存放到一个新文档中，合并完成的文档的份数取决于数据源中记录的条数，效果如图所示三、邮件合并23邮件合并结果任务实施制作工作证24感谢您下载包图网平台上提供的PPT作品，为了您和包图网以及原创作者的利益，请勿复制、传播、销售，否则将承担法律责任！包图网将对作品进行维权，按照传播下载次数进行十倍的索取赔偿！任务四设置脚注与尾注本任务中，我们来学习为文档设置脚注与尾注并对其进行查看和编辑的方法。

步骤1 打开文档单击要插入脚注引用标记的位置，如“祖逖”文本的右侧，单击“引用”选项卡“脚注”中的“插入脚注”按钮，如图1所示步骤2 此时，在“祖逖”右侧显示脚注引用标记，且光标跳转至页面底端的脚注编辑区，输入注释文本即可，如图2所示一、插入、查看与编辑脚注26图2 输入脚注内容相关知识图1定位插入点后单击“插入脚注”按钮步骤3 要查看脚注内容，可将鼠标指针移至脚注标记上，此时鼠标指针变为 形状，并且标记旁将出现浮动窗口，显示注释内容，如图1所示步骤4 单击“脚注”组中的“下一条脚注”按钮，可跳转至下一处脚注标记或脚注内容位置查看；若单击其右侧的下拉按钮 ，在展开的下拉列表中选择相应的选项（见图2），可在文档中的所有脚注标记或内容位置之间跳转27相关知识图1查看脚注 图2 查看下一条脚注提示 确定插入点后按“Ctrl+Alt+F”组合键可直接跳转到页面底端，输入脚注文本即可28步骤1单击要插入尾注引用标记的位置，如“养成好习惯”文本的右侧，然后单击“脚注”组中的“插入尾注”按钮，如图1所示步骤2此时在插入点所在位置显示尾注引用标记，且光标跳转至文档结束位置的尾注编辑区，输入尾注内容即可，如图2所示。

二、插入、查看与编辑尾注29图2 输入脚注内容相关知识图1 定位插入点后单击“插入尾注”按钮任务实施为读书笔记添加注释3001设置页眉、页脚与页面边界的距离31设置页眉、页脚与页面边界的距离 为文档插入页眉和页脚时，系统默认设置了它与页面边界的距离如果要重新设置该距离，可双击文档的页眉位置，进入页眉和页脚编辑状态，然后在“页眉和页脚工具/设计”选项卡“位置”组中的“页眉顶端距离”和“页脚底端距离”编辑框中根据需要输入数值并按“Enter”键，或单击编辑框右侧的调节按钮 进行调整即可，如图所示高手秘籍02设置页眉线32 如果要修改页眉线的线型、粗细和颜色等，可以在“开始”选项卡“段落”组的“边框”下拉列表中选择“边框和底纹”选项，在打开的“边框和底纹”对话框中进行设置并确定即可高手秘籍03自定义文档的起始页码 编排长文档时，一般会为文档的各节添加彼此连续的页码如果该文档被拆分成两个文档，此时需要将第2个文档的页码设置为与第1个文档的页码相连为此，可在第2个文档开始位置的页脚处双击，进入页眉和页脚的编辑状态，然后打开“页码格式”对话框，在“起始页码”编辑框中输入数值（该数值应与第1个文档最后的页码相连）并确定即可。

04创建等长栏33创建等长栏 Word会将文档的全部内容集中排列在前面的栏中，这时在文档或节的最后一页会出现不均匀的栏尾为了使文档的版面效果更好，可以将最后一页中的所有栏设置为等长栏为此，将插入点置于要设置等长栏的文本结尾位置，然后单击“布局”选项卡“页面设置”组中的“分隔符”按钮，在展开的下拉列表中选择“连续”选项，如图所示高手秘籍05分批合并数量大的文件34“合并到新文档”对话框 如果要进行邮件合并操作的数据源数量很大，在邮件合并的过程中可能出错，为此，用户可以先合并其中的一部分，然后再合并其余部分即只需在“合并到新文档”对话框中选中“ ”单选钮（见图），然后分别在“从”和“到”编辑框中输入要合并的记录数，单击“确定”按钮后重复此操作，修改“从”和“到”编辑框中的数值，依次将所有记录合并高手秘籍06在一页纸上打印多个邮件35在一页纸上打印多个邮件 用户可以在一页纸上打印多个短小邮件方法是：先将主文档和数据源合并到新文档中，打开“查找和替换”对话框，在“查找内容”编辑框中单击，并单击“特殊格式”，在展开的列表中选择“分节符”选项；在“替换为”编辑框中单击，并在“特殊格式”列表中选择“手动换行符”选项，这样就把文档中的分节符（b）全部替换成手动换行符（l）（注意此处为小写英语字母l，非数字1），如图所示。

此后进行打印操作，即可在一页纸上打印多个邮件高手秘籍THANKS。