文件控制程序35364资料.doc

湖北捷龙物流股份有限公司程序文件文件控制程序1 目 的通过对文件进行控制，确保各部门所使用的文件是有效版本2 适用范围本程序适用于总公司办公室以及分公司各单位的文件管理3 职 责3.1办公室负责公司规章制度等管理性文件和外来文件的归口管理3.2 各分公司（以下简称单位）和各职能部门负责各自发放或接受文件的控制4 控制程序4.1 文件的分类4.1.1 管理性文件，包括：a) 各项规章制度、管理办法及外来文件；b) 相关的法律法规，及包括国家、地方、行业的标准4.1.2 二级单位文件，包括：（1） 操作规程、作业指导书、工艺流程、工作标准（岗位职责）、技术常识和标准、专业业务知识、部门记录等2） 其它质量文件：针对服务经营编制的质量计划、目标、设计输入文件、表格及其它有关质量文件4.2 文件的编制、审核和批准4.2.1 管理性文件由各部门负责编写，分管领导审核，总经理批准4.2.2 技术性文件由技术处负责编写、审核，总经理或总经理指定的授权人员批准4.3 文件的接收4.3.1 公司办公室和各单位办公室收到文件后，做好文件收发登记，记入收发文登记表。

4.3.2 文件管理人员将文件呈送有关领导阅批，根据阅批意见，归档或转发，需转发的文件应做好发放登记4.4 文件的发放4.4.1 文件在发布前，由文件管理控制部门对文件进行统一编号，以防止使用失效或作废的文件文件统一用A4 70（80）g纸型印制4.4.2 文件在发布前，文件控制部门应标明其受控状态文件分为“受控”和“非受控”两大类，凡与质量体系运行紧密相关的文件为受控，由各主管部门按规定执行4.4.3 文件在发放时，由文件的管理部门填写《发文登记表》，经部门负责人批准，按文件名称、适用范围、数量、编号、时间发放给各相关部门、人员，并由接受人在《发文登记表》上签字4.4.4 当使用部门、人员的文件破损严重、影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的发放号仍沿用原发放号，文件管理部门、人员，将破损文件销毁4.4.5 当使用部门、人员将文件丢失后，应写出书面申请，经企管处负责人核实后，才能补发文件，补发的文件应给予新的发放号，重新执行以上有关程序，并应注明丢失的文件作废4.5作废文件的处理4.5.1 对于作废的文件，文件的管理部门必须从该文件原发放的所用使用场所及时撤出作废的文件，加盖“作废”印章，或直接销毁。

4.5.2 公司所需保留的作废文件应加盖“作废保留”印章4.6 文件的管理4.6.1 文件由办公室管理4.6.2 各相关部门的文件应由专人保管，防止丢失、外泄和丢失，凡供借阅的文件，应办理借阅手续，填写《文件借阅登记表》，未经文件的管理部门批准，不准私自复制和外借任何人不得在受控文件上乱涂乱画，确保文件清晰，易于识别和检索4.6.3 文件管理部门每年应对现有文件进行评审，建立有效文件清单文件清单定期进行增删，实行动态管理对载体不是纸张的文件，也应照此规定执行5记 录5.1 收文登记表5.2发文登记表5.3 文件借阅登记表员工教育培训工作控制程序1 目 的提高公司全体员工质量意识，确保员工胜任所从事的工作能力2 适用范围本程序适用于公司员工教育培训的全过程的操作控制3 职 责3.1 公司主管人事负责人负责制定计划3.2 劳动人事主管部门全面负责组织实施4 工作程序4.1 每年初，劳动人事部门结合公司实际情况，制定公司年度培训计划，对员工进行有针对性的业务和管理方面的培训，不断提高其工作能力，以满足岗位任职规定的要求，培训计划报经总经理批准后执行4.2 计划分为：年度计划、短期计划4.3 计划内容4.3.1 培训内容包括：a) 新科学、新知识、新理念、新标准；b) 职业技能为主的岗位培训；c) 质量意识。

4.3.2 培训对象：公司在职在岗职工4.3.3 培训方式：外培内训（即送外培训、岗前培训、定期短训及集中与分散自学结合）、出外见习，技能比武等4.3.4 培训期限、时间和地点4.4 组织实施4.4.1 各单位每年第四季度申报培训计划，填报培训申请表；4.4.2 劳动人事部门依据各单位申请和企业实际情况制定培训计划，并按培训计划组织实施4.4.3 专人负责做好培训对象的报到，登记并填好登记表4.4.4 培训动员，内容是：a) 讲明培训目的、意义、培训内容、日程安排；b) 明确培训方式及要求；c) 明确岗位任职条件和从事影响产品（服务）质量工作的人员所必要的能力4.4.4 按照培训内容和日程安排进行培训，确保员工认识到所从事活动的相关性和重要性，以及如何为实现质量目标作出努力4.4.5培训考核及小结，评价培训的效果和所采取措施的有效性，确认年度培训计划执行情况及培训效果，找出差距，进一步纠正不足，为第二年的培训计划制定作好准备4.4.6 保持教育、培训、技能和经验的适当记录5 记 录5.1 年度培训计划5.2培训记录表车辆管理控制程序1 目 的保持公司营运汽车技术状况良好，保证安全生产，充分发挥车辆的效能和降低运行消耗。

2 适用范围适用于全公司营运车辆(包括非营运车辆和装卸机械)的控制3 职 责3.1 公司安技部负责营运车辆的归口管理 3.2 各公司（以下简称单位）负责所属营运车辆的管理工作4 工作程序 4.1车辆登记归档：由安技部负责车辆归口管理，并做好《机动车基础信息登记表》的填写4.2 车辆技术管理：4.2.1 车辆维护：a) 公司营运汽车均应按照制造厂家规定的二级维护间隔里程或是三个月时间间隔进行二级维护、二级维护按交通部13号令，必须按期强制执行b) 车辆维护应在有维护资格的维修单位进行维护，并填写《单车维修记录表》c) 各单位应定期检查公司车况，并将车辆检查的情况记入车辆技术档案，填报《机动车安全检查记录》报表d) 车辆轮胎更换统一有安技部负责，并填写《轮胎领用登记表》4.2 二级维护以下维修由各单位自已安排，车管人员做好维修记录4.3车辆年审：由安技部负责公司车辆年审归口管理，并做好《机动车定期检测记录》报表的填写工作4.4车辆保险：安技部负责做好车辆保险计划，并填写《机动车保险登记表》5 记 录5.1机动车安全检查记录报表5.2机动车定期检测记录5.3机动车基础信息登记表5.4机动车保险登记表5.5轮胎领用登记表5.6单车维修记录表设备管理控制程序1 目 的加强设备管理工作，提高设备完好率和使用效率，从而为安全生产提供保障。

2 适用范围适用于公司设备（除车辆以外的设备）管理全过程控制3 职 责3.1 公司办公室是公司设备管理的归口管理部门3.2 各分公司负责本单位设备管理工作4工作程序4.1 设备的购置4.1.1各单位安技科根据生产发展的需要和设备实际状况，编制设备改造和更新计划及预算，经单位领导审核后报总公司办公室4.1.2 办公室负责协调、综合各单位设备计划，审核后报总经理批准4.1.3 设备的选型和订购，根据生产厂家品牌、配件供应、可维修性等方面统一由办公室组织4.2 设备的验收4.2.1设备的验收由办公室会同使用单位设备管理员共同进行，按照合同和装箱单进行验收，发现问题应及时提出退货、保修和索赔4.2.2 合同规定由供货方负责安装调试的设备，我方设备管理员应自始至终在现场予以配合4.2.3 对方不包安装的设备，由使用单位组织人员自行安装，其工艺技术要求必须按设备说明书及有关技术资料执行，设备管理员应负责安装质量的监督检查，并作好记录4.2.4 验收后按4.4.1条规章办理4.3 设备调拨4.3.1 设备的内部调拨，办公室根据设备的利用率和各单位对设备的需求，开出设备调拨单，主管领导签字后办理调出、调入单位的交接手续。

4.3.2 交接双方领导签证完备的调拨单，送交总公司财务处进行帐务处理4.4 基础管理4.4.1 设备验收后，由财务处建立固定资产帐，使用单位落实具体管理、保养、使用的责任人4.4.2 新增设备的说明书、图纸等原始资料经整理后，存放入设备档案内，由办公室妥善保管，注意三防（防火、防潮、防盗）4.4.3 设备盘存每年进行一次，各单位由设备管理员会同财务处对设备进行清点盘存，盘存表报总公司财务处4.4.4 设备折旧设备固定资产基本折旧额按总公司财务管理所列标准计提折旧额4.5 设备的使用及维护保养4.5.1 使用单位应建立本单位所用设备台帐，实行定人定机，设备的使用和维护人员必须遵守安全操作规程，并按技术说明书上的要求对设备进行使用及维护4.5.2 对国家劳动保护部门规定持证操作的设备，由使用单位配合劳动保护部门对操作者进行培训后办理操作证4.5.3 设备操作人员应熟悉并做到“三好”（管好、用好、停好）、“四会”（会使用、会维护、会检查、会排除一般故障）、达到“四项”要求（整齐、清洁、调整、安全）4.5.4 设备保养a) 日常维护保养班前班后由操作人员认真检查、擦试各部位、注油保养，保持设备润滑、清洁。

b) 不定期维护保养维修工人和操作人员参加、按“四项”要求对设备清洗、调整、紧固4.6 设备的修理4.6.1 设备修理是保持设备完好，防止早期损坏，恢复原有性能的工作，分为设备小修和大修小修就是指设备的局部检修；大修就是指恢复性修理4.6.2 小修由使用单位设备管理员组织实施，做好维修记录4.6.3 大修由使用单位编制大修计划，上报公司办公室审核，公司分管领导批准，由使用单位实施设备管理员及时做好维修记录4.6.4 设备管理员将维修记录及时归档4.7 计量器具的检定4.7.1 根据国家测量标准，按照规定的时间间隔或在使用前进行校准或检定4.7.2 在搬运、维护和贮存期内防止损坏或失效4.7.3 校准和验证结果的记录应予保持4.8 设备的报废4.8.1设备的报废应由使用单位提出申请经总公司运输处审核，主管领导批准4.8.2 属下列情况之一的设备可以申请报废a) 因事故或意外灾害造成设备严重损坏，无修理价值的b) 超期使用，其技术性能已达不到国家规范和规程要求危及安全的c) 技术性能差，能耗高、效率低、无经济效益或严重污染环境，无修复价值的d) 国家或有关部门规定淘汰的设备4.8.3经批准报废的设备，由财务处负责办理财务手续，运输处及使用单位同时下帐。

残值由运输处处理，财务处核销该固定资产4.9 设备的事故处理4.9.1 设备事故分为一般事故和重大事故a) 一般事故：修复费用0.1－2万；b) 重大事故：修复费用在2万元以上4.9.2 一般事故：使用单位应查明原因，按“三不放过”的原则进行处理4.9.3 重大事故发生后在24小时内，责任单位应将事故情况上报总公司办公室4.9.4 单位在事故发生后应立即组织力量抢修，努力减少事故损失4.9.5设备管理员应建立和保存事故处理过程的完整记录5 记录5.1固定资产折旧表5.2 固定资产交接表紧急（突发）事件处理预案1 目 的为维护公。