应用文写作基础教学全套课件精品中职02第二单元公文.pptx

第二单元 公文,,公文是依法行政和进行公务活动的重要工具，是行政机关颁布法规、部署工作、传递信息、沟通情况、商洽工作的载体，具有法定效力和规范体式，体现了国家行政机关的管理职权熟练撰写公文是从事行政管理工作的一项基本技能2,3,4,5,6,目录 CONTENTS,1,7,,8,公文概述,,公文有广义和狭义之分从广义上讲，公文是国家党政机关、人民团体、企事业单位在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料狭义的公文是指行政公文，主要是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具第一节,公文概述,,1.法定的权威性 法定的权威性主要表现在两个方面：一是公文具有法定的作者法定的作者是指公文的制定者和发布者均是依法成立、合法存在的，是依法行使职能权利和履行义务的机关或首长，其他任何个人是不能随意制定、发布公文二是公文具有法定的效用制定、发布公文是行使法定职权的行为，因此，对受文者来说，公文有法定的权威和效用，必须遵守或执行 2.明确的政策性 明确的政策性是由行政公文的政治内容所决定的行政机关的行政管理活动，如发布行政法规、宣布重大强制性行政措施、传达国家方针政策等，都具有强烈的政治性。

因此，公文具有明确的政策性第一节,公文概述,,3.严格的时效性 公文的效用具有时间性，也就是所说的时效公文必须及时下发或上达，迅速地解决公务活动中的实际问题，过了一定时间，公文就失去了解决现实问题的效用因此，公文在一定历史时期的某一特定时间发挥作用，不具备永久的效用 4.程式的规范性 程式是编制和办理公文的一系列方法、程序和格式公文具有不同于一般文章的规范的程式第一节,公文概述,,公文是行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的一类应用文，是公务活动的重要工具掌握常用公文的写法，并能运用于写作实践，是文秘专业学生必备的基本技能学好它们对大家将来的工作帮助颇大公文主要有以下几个方面的作用 1.规范和指导作用 公文中有相当一部分是法律、规定、条例和办法，具有法定效力，能规范行为、指导行动 2.宣传和教育作用 公文承担着宣传、贯彻方针、政策的使命，具有教育群众、统一思想、统一行动的功能第一节,公文概述,,3.凭证和依据作用 公文是办理公务的凭证和依据离开了公文的凭证和依据作用，各级机关就难以开展正常有序的工作 4.交流和沟通作用 公文能使各项方针、政策在上下级机关、平行机关间传递通过公文进行沟通与交流，各部门相互配合，最终达到步调一致。

第一节,公文概述,,根据不同的标准，公文的种类有不同的划分方法 （1）按适用范围划分为决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要，共15种（依据《党政机关公文处理工作条例》中的规定） （2）按行文方向划分为上行文（下级机关向上级机关报送的公文，如报告、请示）、 平行文（平级或不相隶属的机关单位传递的公文，如函、议案）、下行文（上级机关向下级机关传递的公文，如命令、决定、公告） （3）按缓急程度划分为特急、加急两级 （4）按保密级别划分为绝密、机密、秘密三级第一节,公文概述,,公文的格式是指公文的组成要素在公文文面上所处的位置和书写的形式组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分 1.眉首部分 眉首部分位于公文首页上部红色反线之上红色反线是发文字号之下的一条横隔线，党政机关公文在中央嵌一五角星非上报公文的眉首部分约占三分之一的篇幅，并从第一行起安排各组成要素位置；上报公文应留出批示区域，有关格式组成要素标注位置相应下移第一节,公文概述,,（1）公文份数序号公文份数序号简称份号，它是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号《党政机关公文处理工作条例》规定，涉密公文应当标注份号。

份号标注在公文首页左上角第一行，用七位阿拉伯数码顶格标注，不足七位数时用“0”补齐，如“0000006” （2）秘密等级和保密期限秘密等级简称密级《党政机关公文处理工作条例》规定：涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限密级顶格标注在首页右上角的第一行，密级和保密期限之间用“★”隔开保密一年以上的，注明年数；不足一年的，注明月数一些特殊事项，如考试试卷，标注“绝密★启用前”第一节,公文概述,,（3）紧急程度紧急公文均应该标注紧急程度，分为特急和加急紧急程度标注在首页右上角密级之下 （4）发文机关标志发文机关标志习惯称为“公文版头”，用较大的字号套红印在公文首页上端，居中排列一般由发文机关的全称或规范化简称后加“文件”组成若是几个机关联合行文，应将主办机关排列在前 （5）发文字号发文字号包括发文机关代字、年份、发文顺序号三部分，如“中青办发〔2014〕19号”发文机关代字是发文机关名称的缩略语，如“中青办”是“共青团中央办公厅”的缩略语年份须用六角括号“〔〕”标注下行文常在发文机关代字后加“发”字公文函一般在代字后加“函”字联合发文，只标明主办机关发文代字第一节,公文概述,,（6）签发人。

签发人是指代表机关最后核查并批准公文发出的领导人姓名凡是上报的公文都必须标注签发人的姓名；非上报公文不标注签发人平列于发文字号右侧，写“签发人”三个字，加冒号，再写签发人姓名此时发文字号居左 上面所讲到的六要素中，发文机关标志（版头）、发文字号属于必备项，其余要素根据具体情况选择使用第一节,公文概述,,2.主体部分 （1）公文标题标题应准确、简要地概括公文的主要内容，一般应包括发文机关名称、公文主题和公文种类三部分，如《共青团中央关于加强社区共青团工作的意见》有的发文纸上已经印有发文机关，标题也可省略发文机关名称内容简短的公告、通告、通知等可根据情况只以文种为题，但应慎重对待 （2）主送机关主送机关就是主要受理机关，是接受公文并对公文负主办或答复责任的机关应当使用全称或规范化简称或同类型机关的统称主送机关标注在标题之下，靠左顶格书写下级机关向上级部门的行文（特别是上行文中的请示），只能选择一个机关为主送机关，且一般不要报送领导者个人（领导者本人有要求者除外）上级部门向下级机关行文，主送机关可以用泛称如国务院办公厅向各省、市、自治区下发的公文，按排列顺序为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。

第一节,公文概述,,（3）正文正文是公文的具体内容部分在主送机关下一行，每自然段空两格写起数字、年份不能回行正文由开头、主体、结尾三部分组成 开头要求开门见山地交代发文的依据、起因、目的常常用“为了”“为使”“根据”“按照”“由于”“鉴于”等词语开头 主体是公文的最主要部分叙事要突出重点，说理要把握党和国家的方针、政策的核心在结构上多用总分式，分条列项，做到条理清楚 结尾常使用固定的习惯用语根据公文的内容和行文关系，一般对受文机关提出具体要求和希望第一节,公文概述,,（4）附件附属于公文正文的有关文字、图表材料等，根据正文的需要而确定这些材料与公文正文具有同等效力如果公文有附件，应在正文下空一行左侧起空两格注“附件：”，然后标出附件名称，名称后不加标点符号；如果不止一个附件，应用阿拉伯数字排序 （5）发文机关署名发文机关署名也称为“落款”发文机关是公文的法定作者，在正文右下方标注落款要写机关的全称或规范化的简称联合发文的落款，应将主办机关的名称排列在前以领导人名义制作的公文，必须标出其职务通常情况下，也有以机关印章上名称取代标示的发文机关的第一节,公文概述,,（6）印章印章是使公文合法、生效的凭证。

在公文中，除会议纪要外，其余都要加盖印章印章要端正、清晰，应盖在文件末尾发文日期处，以印章下部边缘压盖发文日期，并应当注意使年、月、日露出联合发文时，联合行文机关都应加盖印章，主办机关印章在前如果是联合上报的公文，由主办单位加盖印章即可 （7）成文日期成文日期是指文件发出和生效的时间一般性公文，应以实际发出日期为准；会议通过的文件，应以会议通过的时间为准；法规性文件以批准日期为准日期写在正文末尾、发文机关名称之下，年份要写全称第一节,公文概述,,3.版记部分 版记包括主题词、抄送机关、印发说明这部分内容既有国家统一制作规定，也有各单位系统内部的传统 （1）主题词主题词是反映公文主要内容的规范化名词或名词性短语在办公自动化的今天，为适应电脑对公文管理的需要，每一件公文都应标注主题词主题词以不少于3个、不超过5个为宜，最后1个词必须说明公文文种先用黑体字顶格标明“主题词”，并加冒号，然后依次排列：类别词（反映公文内容的主要类别）、类属词（反映公文具体内容）、文种词，每词之间空一格如《关于开展水土保持规划工作的通知》一文的主题词是：水土保持（类别词）规划（类属词）通知（文种词）第一节,公文概述,,（2）抄送机关。

这是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，但不需要承担主办或答复责任的机关抄送机关位于主题词下一行，左侧空一格书写“抄送”，后标注冒号，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号标注抄送机关应用全称或规范化简称 （3）印发说明印发说明包括对印发机关、印发日期、印发份数的说明印发机关一般是各机关的办公厅（室）或文秘部门，位于抄送机关之下左侧空一格书写右侧书写印发时间，印发时间以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标志印发份数的位置在印发日期之下 公文的版式（下行文）示例如图2-1所示第一节,公文概述,,,第一节,,2,3,4,5,6,目录 CONTENTS,1,7,,8,公告、通告,,1.公告的概念和特点 （1）公告的概念公告是政府或政府职能部门向国内外宣布重要事项或法定事项时所使用的公文 所谓的“重要事项”，包括国家主要领导人出访、任免、逝世，重要的人事任免决定，重大的政治活动的举行，颁布有关法规、法令，宣布有关政策，以及其他应当让国内外关注、知晓的重大事项 所谓的“法定事项”，包括司法部门的开庭公告、财产认领公告、通知权利人登记公告、公开拍卖财物公告；国家专利局制发的发明专利公告；国家工商行政管理部门的商标公告，企业法人登记公告，公司开业、歇业和变更名称、地址的企业法人登记公告等；国家录用公务员发布的招考公告。

第二节,公告、通告,,（2）公告的特点公告具有以下特点 ① 内容公开性公告是一种公开告知的公文，对告知的对象、范围一般不做限制，对内、对外均可，无须保密 ② 形式多样性公告常直接通过报纸、电台、电视台等新闻媒体传播，形式多样 ③ 行文庄重性公告宣布的是国家重要事项或法定事项，所以，不同于一般启事、广告类的告知，在行文时必须注重措辞严谨、得体，语气庄重、严肃，不能随意发挥第二节,公告、通告,,2.通告的概念和特点 （1）通告的概念通告是在一定范围内向社会公布应当遵守或周知的事项时使用的公文 通告按其性质可分为以下两种 ① 使令性通告它是行政机关制发的，在一定范围内要求人们遵守有关事项的通告如税务登记、征收车船使用税、查处违禁物品、加强市场管理等通告相对来说，制发机关具有一定权威性，因此约束力大 ② 周知性通告这一类通告所公布的事项只需要人们知晓或注意，带有通知的性质，相对来说，不具有很大权威性 （2）通告的特点通告具有以下特点 ① 制约性对使令性通告而言，它带有强制性，要求人们必须遵守 ② 周知性对周知性通告而言，它可以提示人们知晓或注意相关事项第二节,公告、通告,,公告与通告都属于公开告知性的公文，但在使用上两者有所不同，主要区别如下。

1.告知范围 公告的告知范围大，面向国内外；通告告知范围小，局限于一定范围，如某一行业、某一领域、某一辖区、某一路段 2.约束性 公告的约束性小，公告的内容重在让人知晓；而使令性通告的内容。