单证作业指导书.pdf

单证作业指导书1. 接受报关单证，审核其内容1.1 仔细审核由订舱岗位流转来的报关单证，检查单据是否齐全 1.2 检查正本单据中所列发货人、收货人、通知人、 目的港、中转港、运费条款（到预付、 DDC BAF AMS 等） ，运输条款（ CY-DOOR CY-FO CY-RAMP 等） 、品名、船期、船公司、件数、包 装、毛重、体积、箱量、箱型 1.3 复印相关单据，将相关单据交报关、报检、报危岗位，并且留底. 2.制作提单，提单确认2.1 制作提单根据报关资料核对并修改系统相关资料,提高发给客户确认件的准确率 2.2.根据船公司要求，按不同航线、不同目的港，在提单上加注相应条款后，传给客户确认 2.3.及时与客户联系，提单在船期当天必须确认完毕，如有特殊情况的与船公司沟通，在允许 的时间内完成船公司要求提前发送数据的提单，在发送之前完成确认 2.4 根据客户的提单确认，修改提单内容 以下几种情况不予更改 A.提单确认时预付货之发货人,到付货之收货人、 运费条款、运输条款等与订舱时有根本性不同 的，须通知订舱，得到船公司允许后方可更改否则不改 B 品名修改时，凡是涉及本质内容改变的，或者比报关资料上增加减少品名的不予修改。

C 与报关的件数毛重，不相符的不予更改即不接受阴阳舱单的操作 D CLEAN ON BOARD 不予显示 2.5.提单确认件必须留底最好能做到收到OK 件3.外运网上数据的提交及发送船代数据3.1.发送数据前必须进行数据检查后，打印场站收据， 生成 EDI 报文，发送到外运网络或船代 3.2 按规定的时间 (一般为驳船当天下午四点 )，在订舱中心网上提单确认， 或按船公司规定的各 类 SI 的提单格式及时发提单样本给船公司要求发送提单样本或格式文件前，再次与确认件、 准确报关资料比对，以发现客户有可能会遗漏的问题 3.4.数据发送船代或船公司以后，如更改箱封号、分箱数据等需及时书面形式通知船代和船公 司，并确认是否收到4.关于单证保函4.1 电放、SEAWAY 保函，分、并单保函，改单保函，异地放单，异地换单等单证类的B 类保 函，格式要求按照各船公司规定格式没有规定格式的， 可使用外运长江公司 《保函管理办法》 中提供统一保函格式 4.2 原则上不接受顺签、倒签和预借保函如确实需要顺签、倒签或预借时，必须在收到出具 保函人正本的格式保函后，取得公司分管副总经理签字，且得到船公司的许可后，方可操作。

否则不予执行其他A 类保函（无单放货保函，倒签、预借保函，签发第二套提单保函等风险 较大保函）的操作同此流程 4.3 直客保函上要求加盖与SHIPPER抬头一致的章 货代保函要求 SHIPPER 章和订舱单位章 对涉及较大风险的A 类保函，必须由出具保函人盖公章，不得接受业务章，签字章，或其他部门印章如非船公司或长江公司订舱中心要求，我司尽量不在保函上加保 4.4 客户出具的保函全部留底存档船公司要求提供正本保函的，我司留存其复印件保函存 档期至少两年5.签发提单5.1.凭船公司签单令签发提单的，核对船公司的签单令是否与电脑提单内容完全一致如签单 令有错误，及时通知船公司更改 5.2.船公司网上出单，或按照船公司提供的PDF 文件出单详细核对其DRAFT 及时确认回传 订舱中心或船公司，敦促其更改更改无误后，缮制提单签单令归档留底 5.3.签发提单前检查客户的信用额度，如发现被锁定的及时发邮件通知相关销售、客服，并抄 送商务经理，分管副总经理得到解锁后方可签发提单 5.4.提单签发后，将正本复印留底并及时传给需要的船公司同时将提单正本、发票、预录入 单、二程信息 ,查验通知单整理好，给相关客服销售，签收。

二程必须显示大船开航日期和预抵 日期 MSC 的提单根据最新规定，需留存5 年请相关单证彩色扫描提单并电脑备份 5.5.提单的签单章，更正章，电放章由专人保管，专人负责 5.6.作废的提单按照船公司的具体规定处理 5.7 代为客户邮寄提单的，要求客户出具我司“代寄提单保函” 5.8 空白提单按照单证分工各自保管提单使用登记、空白提单申领方式按照各船公司要求6.改单流程6.1 只接受由托运人出具的书面形式的改单申请，不接受等口头形式提出的更改要求收 到改单申请后，尽快联系船公司，确认是否可以更改以及相关费用后随即告知客户由改单产 生的责任风险和费用，以及改单所需时间，并要求其提供改单保函 6.2 正本提单已出后的更改，必须首先收回并作废第一份正本提单后，方可改单不得在未收 到第一份提单的情况下签发更改后的提单 6.3 已电放提单的修改需要首先撤销原电放，然后更改内容，最后进行二次电放 6.4 原则上不接受与报关数量不同的改单即不接受阴阳单如确实需要，应得到船公司的同意， 并取得客户正本公章保函 6.5 改单产生的需付费用，发邮件给商务、销售，具体收取方法由销售决定7.整理档案7.1.单船接束后，整理档案资料，存放于指定地点。

必须留底的单证有：订舱明细单、报关明细单、装箱单、发票、装箱草单、提单确认件、正本 提单复印件（包括HOUSE 提单复印件）、电放证明、各种保函、签单令 7.2 档案按照 1.船公司 2.驳船的次序整理，封面统一为“出口清单”格式，纸张顺序按照操作 流程时间顺序排列。