秘书工作手册p30.docx

秘书手册册（试讲稿稿）目录前言 ………………………………………………………………………………………… 33第一章 秘书必备备的素质质………………………………………………………… 4第二章 秘书的重重要职业业技能…………………………………………………… 5 第一一部分 日常事事务处理理…………………………………………… 5 话、真、邮件件、文件件管理、名名片 第二二部分 日程安安排…………………………………………………… 7 总体体日程安安排…………………………………………… 7 出差差日程安安排…………………………………………… 8 会议议安排…………………………………………………… 133 媒体体采访…………………………………………………… 188 大型型活动…………………………………………………… 211 突发发来访接接待…………………………………………… 244 第三三部分 沟通与与协调………………………………………………… 25 内部部沟通…………………………………………………… 255 外部部沟通…………………………………………………… 255 秘书书应具备备的礼仪仪…………………………………… 266 秘书书礼仪素素质的培培养………………………………… 277 第四四部分 文字支支持…………………………………………………… 27 第五五部分 会议支支持…………………………………………………… 30前言------------在许许多人眼眼里，秘秘书仍是是一种即即让人熟熟悉又不不被人了了解的职职业。

秘秘书的辅辅助和参参谋作用用在该职职业特征征中最具具代表性性，他们们是领导导的左膀膀右臂，是是领导与与公司上上下保持持沟通的的桥梁 ，为此此，他们们必须全全心全意意并准确确无误地地提供支支持与服服务，从从而体现现出其自自身价值值优秀秀的秘书书会使人人想到干干练、精精明、繁繁忙的处处事作风风，联想想到待人人接物时时彬彬有有礼的仪仪态；联联想到在在他们脸脸上那一一惯展现现胸有成成竹的样样子………无论如如何，秘秘书这个个词会让让许多正正准备从从事这个个职业的的人们有有着太多多的想像像 然然而,秘秘书的工工作到包包括哪些些，在秘秘书的工工作背后后还有些些什么，这这是被很很多人忽忽略的在在联想，秘秘书及行行政助理理、部门门文员是是一只庞庞大的队队伍，在在联想的的大环境境下，大大家各就就各位地地支撑着着许多日日常繁杂杂事项的的处理在在领导处处理每一一项工作作的时侯侯，我们们会随时时身处其其中，自自然而然然成为此此件事情情的某一一环节，而而不可或或缺，有有时我们们需要扮扮演更多多角色，，以以适应工工作安排排和领导导需要别别看都是是秘书，但但由于所所服务的的对象不不同,各各部门性性质不同同,其所所进行的的工作任任务也必必然存在在着很大大差异，但但由于秘秘书工作作是以服服务为其其根本性性质，这这在共性性的寻找找上为我我们提供供了依据据。

事实实上有很很多相似似的工作作不同之之处只是是因为事事件轮廓廓上的差差别，本本质上都都是可以以归于一一类的无无论什么么时候，谨谨慎认真真的工作作态度是是秘书们们不遗不不弃的职职业操守守，而现现代秘书书的职业业要求在在尊奉这这一理念念的基础础上更要要加强这这一能力力的综合合运用和和发挥因因此，什什么是一一个出色色地秘书书的该具具备的职职业素质质，什么么样的秘秘书会得得到领导导的认可可，在联联想,不不同岗位位的秘书书在提高高工作效效率的呼呼声下又又该做什什么呢 ？这些些是我们们一直以以来需要要探索的的问题，也也就是这这此些思思想火花花碰撞出出我们最最初编写写本手册册的想法法 我们---作为为企划部部秘书处处的秘书书，在长长期的工工作之中中，在领领导日常常所给的的帮助中中以及自自身在各各项工作作中的锻锻练使得得我们为为自身寻寻找到了了一些适适用的工工作方法法，积累累了一些些工作经经验和技技巧，在在处理许许多类似似情况时时形成了了一些惯惯用做法法和约定定俗成的的规定，我我们将这这些点滴滴一一收收集，在在经过了了反复总总结和提提练、否否定和借借鉴的过过程后，已已将其做做成了本本部门工工作的一一种标准准，达成成了在方方法和流流程上的的统一。

我我们相信信，在我我们自己己的不懈懈努力和和对秘书书工作的的热爱之之下;为为联想,,为我们们的事业业未来的的发展进进行一番番奋斗后后,我们们定会做做出成绩绩.我们们迫切地地相想早早日让这这本小册册子与大大家见面面，希望望它能为为同行们们的工作作中提供供方便快快捷的参参考之用用，同时时我们非非常愿意意将这些些经验和和技巧共共享出来来和大家家一起探探讨，也也希望能能利用这这样一个个机会使使我们的的工作得得到领导导和专家家的指点点，以发发现问题题，补已已之短秘书手册册适用于于公司各各部秘书书及行政政人员，致致力于给给予任何何一个联联想人关关于行政政方面的的指导手手册编写写工作是是由企划划部秘书书处完成成的，在在此其间间我们得得到了来来自部门门同仁及及上下各各部门的的相关人人员的大大力支持持，在此此，我们们深表谢谢意，关关于本手手册所收收集的内内容，由由于水平平有限，不不妥之处处请及时时向我们们提出，我我们热忱忱盼望着着您的意意见这这本手册册随着工工作需要要我们还还将不断断补充完完善，使使手册真真正能够够成为一一部联想想秘书的的行为指指南，为为您服务务，为你你所用第一章 秘书书必备的的素质一、职业业化秘书书的标准准:G敬业精神神G正直---公平，坚坚持既定定政策和和原则G表率作用用G诚实---实事求求是G领导风范范G敬业---以工作作为荣，设设定高的的工作水水准G业务能力力G守信---不失约约、不违违约、不不食言、不不泄密G指挥与控控制能力力G勤奋---努力工工作，不不断学习习G合作精神神G有序---利落，有有条不斋斋G学习与创创新能力力G高效---追求效效率和效效益G知人善任任的能力力G可靠---按约定定完成工工作，保保质、保保量、及及时G对待意见见与批评评G大局观二、秘书书的职业业态度G主动性（Initiative)G适应性((Fleexibbiliity))G团队精神神(Teeam worrk)G尊重他人人(Reespeect forr Peeoplle) G创新精神神(Crreattiviity))G坚持原则则(Unncommproomissingg Innteggritty)G服务与贡贡献(SServvicee & Conntriibuttionn)G认同与分分享 ((Shaarinng)G双赢与相相互依存存(Wiin-wwin & IInteerdeepenndennce))G温柔的心心和自省省第二章 秘书书的重要要职业技技能第一部分分：日常常事务处处理一、拨打打/接听电的程程序和技技巧1、 打前前的准备备l 准备好电记录录本和笔笔l 把要与对对方说明明的事情情、内容容的顺序序简单列列在记事事本上，并并逐一核核对无遗遗漏。

l 准备好通通话时需需要的文文件资料料l 查阅对方方号号码，确确认无误误，开始始拨打2、 正式拨打打：：l 拨通话后，确确认对方方公司及及姓名，然然后热情情而有礼礼貌的说说：“你好！！我是联联想电脑脑公司***部**l 如需与有有关人员员通话，应应有礼貌貌地请对对方传呼呼或转达达l 如告知对对方的内内容较复复杂，应应主动提提醒对方方做好记记录l 逐一将事事情说明明，注意意语言简简明、准准确；l 通话结束束后，确确认对方方已放下下话筒，然然后放电3、接听听l 3声铃响响内将电接起起，平和和有礼貌貌的：“你好！！我是***部**l 判断WHHO，分分以下几几种情况况：来电人员员总经理可可接话时总经理不不在时内部直接上级级及平级级直接转入入记录留言言如事务紧紧急，记记录上级级，速速联系总总经理回回电直接下属属问清事情情梗概，转转接时向向总经理理说明梗梗概后转转入问清梗概概，如不不紧急，记记录下来来转告总总经理如事情紧紧急，告告知总经经理联系系方法普通员工工问清事由由，如需需要，转转告总经经理；其其他可视视情况处处理外部重要且紧紧密问清概要要，向总总经理说说明后，然然后转入入记录留言言如事务紧紧急，记记录上级级，速速联系总总经理回回电。

重要但不不紧密问清概要要，向总总经理说说明后，依依总经理理指示转转入或不不转入记录留言言，向总总经理汇汇报不重要且且不紧密密问清概要要，酌情情处理l 若通话内内容较复复杂，或或有不清清楚的地地方，最最后应当当将要点点重复一一便，以以免遗漏漏或有偏偏差l 通话结束束后，确确认对方方已放下下话筒，然然后放电4、 通话技巧巧：l 日常礼貌貌用语：：询问对方方时，可可用：“请问您您哪里？？”、“请问您您怎么称称呼？”“请问问有什么么事？”等l 对总经理理直接领领导、保保持经常常联系的的外部、内内部人员员应在日日常工作作中尽量量熟悉，达达到闻其其声知其其人，并并及时予予以转接接l 如对方有有事需要要你传达达，必要要时需将将对方姓姓名、单单位、电号码码以及需需要传达达的事再再重复一一遍，以以便必要要时再与与对方联联系l 如不能把把握总经经理是否否要和对对方通话话的情况况下，不不能随便便回答总总经理“在”或“不在”，可说说“请您稍稍等一下下，我去去看看***总经经理是否否在？”，然后后请示总总经理是是否转接接l 如遇总经经理不愿愿接听对对方话，则可可用委婉婉的语气气：“实在抱抱歉，***总经经理这是是不知上上哪去了了，我见见到他时时再给您您回个电；如如果您方方便的话话，能否否让我转转达您的的事情？？”做到有有礼有节节、滴水水不漏。

l 在知道身身份但不不告知事事由的情情况下，如如方便可可询问总总经理后后决定是是否转接接；也可可询问对对方是公公事还是是私事，如如是公事事可让对对方知晓晓，将事事由告知知自己也也可达到到目的l 在对方不不肯告知知身份及及事由的的情况下下，经反反复询问问后未果果，可委委婉结束束通话l 如果对方方喋喋不不休，废废话连篇篇，可以以说“请问您您还有别别的事吗吗？”或“对不起起，我还还有急事事要办”等结束束通话l 如一个未未完又来来一个，应应视话内容和和对方身身份，让让紧急的的、重要要的人员员先讲，同同时礼貌貌的告诉诉另一方方稍候片片刻，或或记录对对方话，稍侯侯打过去去l 整理话留言，在在总经理理回来后后汇报相相关信息息二、真1、 将分分类：1） 需要总经经理本人人审阅的的，根据据总经理理授意处。