Acccess数据库原理与应用(第二版) 教学课件 ppt 作者 林青 第七章 报表

1、第七章 报 表,第七章 报表,本章要点,创建报表 设计报表 在报表中排序、分组和使用表达式 高级报表,Access 2003 数据库,第七章 报表,7.1 认识报表,报表也是Access 2003中重要的数据库对象，可以打印出来进行更广泛的传阅 。 报表和窗体在某种程度上具有互换性，即两者可以互相转换。 虽然窗体也可以打印，但是与窗体不同的是，报表只能用来对数据或计算结果进行浏览或打印，而不能在其中进行数据的输入和编辑。 报表中的大部分数据都是从基表、查询或SQL语句中获得的，它们是报表对象的数据源。,第七章 报表,作为信息的展示工具，报表、窗体和数据访问页这三种数据库对象都可以作为用户浏览数据库数据的有效工具，但是在获得各类总计数据功能方面，报表具有其他两种数据库对象不可替代的作用。报表为用户提供信息的主要优点在于其不仅可提供一般性信息，更可以提供综合性信息及各种总计信息等，通过这些信息，决策者可以获得企业的综合情况。 Access 2003数据库的报表功能非常强大，它利用图形化对象控件，可以在报表与其记录来源之间建立连接。控件可以是用于显示名称及数值的文本框，也可以是用于显示标题的

2、标签，以及用于可视化的数据组织、美化报表的装饰线条等。,7.1.1 报表用途,第七章 报表,7.1.2 报表结构,报表对象的结构与窗体对象的结构十分相似，也是由5个节构成。它们分别是“报表页眉”节、“页面页眉”节、“主体”节、“页面页脚”节和“报表页脚”节，如图7.1所示。,图7.1 报表结构,7.1.2 报表结构,在默认方式下，报表分为三个节，分别为“页面页眉”节，“主体”节和“页面页脚”节。 报表中的内容是以节来划分，每一个节都有其特定目的，而且按照一定的顺序打印在页面及报表上。报表中的信息分在多个节中，所有报表都必须有一个主体节，但可以不包含其他节。 下面用“会员分组统计借阅情况报表”说明报表中各节的作用。 1）报表页眉只在整个报表的首部显示和打印。 2 ）页面页眉将显示在报表中每页的最上方。 3）“主体”节包含了报表数据的主体，显示报表的主体数据部分。 “主体”节 是报表中的关键部分，因此不能删除。 4）“页面页脚”中的内容在每页的最下方显示一次。主要用来显示页号、制表人 员、审核人员等说明信息。 5）与“报表页眉”相反，“报表页脚”中的控件只在报表的最后一页末尾显示。,第七章

3、 报表,第七章 报表,7.1.3 报表的种类,Access中报表的种类比较单一，子报表、标签报表、弹出式报表和报表快照是其中特殊的几类报表。 另外还有两类特殊形式的报表：多列报表和子报表。,第七章 报表,作为一种面向办公室人员的数据库软件，Access最大的优点之一就是其简便性。虽然可以用报表“设计”视图来设计并创建报表，但这是个比较复杂的过程，需要了解数据库的一些详细情况，以及报表“设计”视图的使用方法。因此Access提供了“自动报表”和“报表向导”功能帮助用户按常用的报表格式创建报表。对于一般的应用来说，“自动报表”完全能满足要求，如果其中数据的格式有特殊的格式要求，仍可以通过报表“设计”视图进行修改。 创建报表的一般过程是：根据表或查询，利用“自动报表”或“报表向导”创建基本的报表“框架”，然后在报表“设计”视图根据具体的需求进行修改。具体设计方法有以下三种： 使用自动创建报表向导 使用报表向导 使用报表的设计视图,7.2 创建报表,第七章 报表,7.2.1 使用自动创建报表向导,打开“图书借阅管理系统”数据库，切换至“报表”对象类型，单击“新建”按钮打开如图7.2所示的“新建

4、报表”对话框。 在“新建报表”对话框的列表框中选择“自动创建报表：纵栏式”，然后在“请选择该对象数据的来源表或查询”下拉列表框中选择“会员表”选项。 图7.2 “新建报表”对话框,第七章 报表,7.2.1 使用自动创建报表向导,单击“确定”按钮，Access根据内部默认样式自动创建“会员表”报表，创建好的报表如图7.3所示。如果在“新建报表”对话框的列表框中选择“自动创建报表：表格式”选项，那么Access将会根据内部默认样式创建出如图7.4所示的报表。 图7.3 用自动报表向导创建的会员报表 图7.4 “表格式”报表,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,在“新建报表”对话框中选择“报表向导”选项，然后单击“确定”按钮。 在报表向导的第一个对话框中（如图7.5所示），选择建立报表所用数据的来源。 选定字段后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的第二个对话框，确定是否添加分组级别，如图7.6所示。 图7.5 选择报表数据所在的字段图 7.6 确定是否添加分组级别,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,设定好分组后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的第三个对话框，确定排序次序和

5、汇总信息，如图7.7所示。 设定好排序字段后，单击“下一步”按钮，进入“报表向导”第四个对话框，进行报表布局方式的确定，如图7.8所示。 图7.7 确定排序次序和汇总信息 图7.8 确定报表的布局方式,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,单击“下一步”按钮，进入“报表向导”第五个对话框，确定报表所用样式，如图7.9所示。这里选择“正式”样式。 单击“下一步”按钮，进入“报表向导”的最后一个对话框，为报表指定标题，如图7.10所示。 图7.9 确定样式 7.10 为报表指定标题,第七章 报表,7.2.2 使用报表向导,在选中“预览报表”单选按钮情况下单击“完成”按钮，即可预览由报表向导创建的“借还书报表”，如图7.11所示。 通过报表向导的设计过程可以看到，报表向导提供了比自动报表更多 的功能和选择，从而使报表更有表现力，当然报表向导为了方便用户，在 功能上也存在局限性，要设计功能更强大的报表，必须使用报表设计视图 来对由向导生成的报表进行修改。 图7.11 由报表向导创建的“借还书报表”,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,虽然利用报表向导可以快捷地完成报表对象的创建，但

6、是如上所述，使用向导创建的报表往往难以满足我们对报表对象的最终要求。为了实现一个报表对象的最终设计，只有利用报表“设计”视图提供的各种报表设计工具来完成报表对象的各项功能设计。在报表“设计”视图中，我们不仅可以直接创建报表对象，还可以以“设计视图”方式打开已创建的报表，再对报表内容进行修改，例如想要改变报表的结构或显示内容等。 报表设计视图下的工具栏如图7.12所示。 图7.12 报表设计视图中的工具栏,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,用“设计视图”来创建报表，其步骤如下： 在“数据库”窗口中，切换到“报表”对象类型，然后单击“新建”按钮，出现“新建报表”对话框，如图7.13所示。 选中“设计视图”选项，然后单击“确定”按钮，就创建了一个空白报表，如图7.14所示。从图中可以看到空白报表中没有显示报表页眉和报表页脚，如果需要，可以自行添加。 图7.13 “新建报表”对话框 图7.14 空白的新报表,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,为空白报表添加数据源，打开报表属性设置框，如图7.15所示。切换到“全部”选项卡，然后单击“记录源”属性框的下拉按钮，打开下拉列表

7、框，在列表框中显示该数据库中的所有表和查询的名称。选中要作为新报表数据源的表或查询，就会弹出选中的表或查询的字段列表。 图7.15 报表属性设置框及选中数据源后弹出的会员表结构,第七章 报表,7.2.3 使用报表的设计视图,把需要的字段直接拖曳到空白报表中即可，如图7.16所示，然后关闭属性设置框，一个简单的会员报表就创建完成了。 图7.16 直接拖曳字段到相应的节中,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,具体操作步骤如下： 在“数据库”窗口中切换到“报表”对象类型，单击“新建”按钮，在弹出的“新建报表”对话框中选择“图表向导”选项，并在数据来源下拉列表框中选择需要创建图表的数据来源。这里选择查询“图书类别查询”，然后单击“确定”按钮开始由向导创建图表。 此时出现“图表向导”的第一个对话框，选择图表数据所在的字段。这里选择“图书类别名称”来生成饼图，如图7.17所示。 图7.17 选择图表数据所在的字段,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,单击“下一步”按钮，出现“图表向导”第二个对话框，选择图表类型。单击要使用的图表类型，在对话框的右下部将显示此类图表的说明，如图7.18所示，

8、这里选择“饼图”。 单击“下一步”按钮，出现“图表向导”的第三个对话框，指定数据在图表中的布局方式，如图7.19所示。将对话框右部所列的字段按钮拖至相应区域即可。 图7.18 选择所用图表的形式 图7.19 指定数据在图表中的布局方式,第七章 报表,7.2.4 创建图表报表,单击“下一步”按钮。出现“图表向导”的最后一个对话框。在该对话框中要求为该图表指定标题，同时还可以选择是否显示图例以及在创建了图表后是否在“设计视图中进行修改等，如图7.20所示。 单击“完成”按钮，Access将根据上面各步骤所做的选择创建图表，结果如图7.21所示。 图7.20 指定图表的标题图 7.21 由图表向导生成的饼图,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,1.创建多列报表 默认情况下，设计的报表中只有一列，但在实际应用中，报表往往是由多列信息组成的。对于多列报表，报表页眉、报表页脚和页面页眉、页面页脚将占满报表的整个宽度，多列报表的组页眉、组页脚和主体节将占满整个列宽度。 要创建多列报表，首先要应用创建一般报表的方法创建报表，然后通过页面设置使所创建的报表为多列，最后在报表“设计”视图中进一

9、步修改报表，使其实现正确的打印功能。,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 子报表是插在其他报表中的报表。在窗体的设计和应用中，通过子窗体可以建立一对多关系表之间的联系，主窗体显示“一”端表的记录，而子窗体则显示与“一”端表当前记录所对应的“多”端表的记录。同样，在报表中也可以利用子报表实现这种对应。 子报表的创建方法有两种：一种是在已有的报表中创建子报表，另一种是通过将某个已有报表添加到其他已有报表中来创建子报表。,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,1.创建子报表 下面利用第二种方法，将“图书借阅管理系统”数据库中的“会员表 借阅一览表”报表作为主报表（如图7.22所示），以“借还书报表”作为 子报表，该子报表汇总各会员借阅图书的明细情况，生成新报表。 1）在“设计”视图中打开希望作为主报表的报表，这里打开“会员表 借阅一览表”报表。 2）如已弹出“工具箱”，则单击工具箱中的“子窗体/子报表”按钮； 若没有，则单击属性栏中的“工具箱”按钮，打开工具箱，然后单击工具 箱中的“子窗体/子报表”按钮。 图 7.22 主报表,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 3）在报表中拖曳出需要放置子报表的区域，如图7.23所示，打开“子报表向导”对话框，如图7.24所示。 图7.23 放置子报表的插入点 图7.24 “子报表向导”对话框（一）,第七章 报表,7.2.5 创建多列报表与子报表,2.创建子报表 4）在图7.24中若选择“使用现有的表和查询”单选按钮，单击“下一步”按钮，进入“子报表向导”对话框（二），如图7.25所示，可以在“表/查询”下拉列表框中选择相应的表或查询，并将所选字

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