01两化融合文件控制程序
9页1、编号:HL/GX/B/01-2014 版本:第1版,第0次修改 1. 范围本控制程序规定了xxxxxxxx集团有限公司(以下简称“公司”)两化融合管理体系文件工作中,各部门的职责以及主要工作流程。2. 规范性引用文件下列文件对于本控制程序的应用是必不可少的。凡是注明日期的引用文件,仅注明日期的版本适用于本控制程序。凡是不注明日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本控制程序。3. 术语和定义下列术语和定义适用于本控制程序。文件: 指信息及其承载的媒体,如:过程记录、规范、程序文件、图样、报告、标准。媒体可以是纸张,计算机磁盘、光盘、或其它电子媒体,图片或标准样品,或它们的组合等的展现方式。4. 职责4.1. 两化融合联合工作组统一指导和协调文件管理工作,对重要文件进行审查。4.2. 企管部负责文件控制的归口管理部门;负责建立并保持两化融合管理体系文件清单;负责管理体系文件的档案管理;负责建立公司规章制度体系并保持公司规章制度清单。ff负责外来标准的收集、发放,负责管理类体系文件的归口审核、抽查监督。4.3. 公司各部门负责本部门职能范围内文件的编制、送审、监督检查执行。5.
2、 管理活动的内容与方法5.1. 总体要求5.1.1 目的文件控制是对两化融合管理体系文件制定、标识、修订、审批、发布、存储、查询、重用、归档、作废等整个生命周期的控制管理。通过建立文件控制程序,保证两化融合管理体系文件的可用性、有效性和安全性。5.1.2 相关要求(1) 文件在发布前均应经过批准,以确保文件的充分性和适宜性。(2) 必要时对文件进行评审和更新,并重新批准。(3) 确保文件的名称、版本、编号、受控性质、和最新修改状态等得到有效的标识。(4) 确保在各工作场所,能从内网查阅或获得纸质的适用文件的有关版本。(5) 确保文件保持完好、清晰,易于识别。(6) 确保两化融合管理体系的策划、运行所需的外来文件得到识别,并对其发放予以控制。(7) 作废文件均应撤出使用场所和现行有效文件数据库,如因其他目的而保留,应对其进行适当标识,防止误用。5.2. 业务描述5.2.1 文件的分类5.2.1.1 按文件内容分类(1) 一层文件:管理手册(包括方针和目标);(2) 二层文件:程序文件;(3) 三层文件:作业文件(包括:外来文件、管理类文件);(4) 记录。5.2.1.2 按文件形式分类(
3、1) 书面形式文件;(2) 电子形式文件:电子文件管理包括电子文档的管理、电子形式传输文件的管理等。电子文件发布和管理的有效途径为公司“协同办公系统”。5.2.2 文档的编制两化融合联合工作组牵头,建立完整的管理体系文件,对其及时更新和维护,支撑公司两化融合管理体系有效运转,并指导各项管理活动。由企管部明确体系文件的层级结构,清晰说明各管理要求的逻辑关系,并与标准制度及其他管理体系保持一致。企管部组织起草管理手册、管理目标等体系文件(见附录B),上报两化融合联合工作组批准。程序文件、管理标准和工作标准的编制、审查和批准参考技术标准管理办法和文件编号管理规定等规定执行。公司的两化融合管理规章制度的编制、审查和批准按规章制度管理办法相关规定执行。5.2.3 文档发布各部门对本部门接收的和管理的文件“受控文件清单”,企管对适用的外来标准形成“外来文件清单”。经批准的文件由主管部门进行发放,确定文件发放范围、发放份数等内容后发放,发放的受控文件需在文件上标识“受控”章。文件的发放应确保在文件的使用处可以获得适用文件的有关版本。发放书面文件的形成“文件发放/回收记录”。5.2.4 文档更改文件的
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