归档文件整理方法

1、归档文件整理方法郑州市档案局机关事业档案工作处 黄 琳 电话：67185273 E_mail:文件级整理程序 n文件级整理程序，就是指归档文件按文件 级整理的步骤。一共分十二个步骤。n例 1一、收集文件n收集文件，就是根据党和国家的有关规定 ，通过一定的方式和手续，把散存在机关 内部和个人手中的文件材料，加以清交、 聚集的工作。 （一）收集文件的意义n收集文件是归档整理工作的首要程序。整 理工作的对象是文件材料，应归档文件材 料能否收集齐全、完整，直接影响着整理 工作的开展，所以说它是确保整理工作质 量的前提条件和物质基础。（二）收集工作的法律依据n档案法第十条规定：对国家规定的应当 立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本 单位档案机构或者档案工作人员移交，集中 管理，任何个人不得据为己有。n郑州市档案管理规定第十五条、第十六条规定：“机关、团体、企业事业单位和其他 组织的工作人员在公务活动中直接形成的具 有保存价值的各种文字、图表、音像制品等均属档案材料”。“凡属归档范围的档案材料 ，必须由本单位档案机构或档案人员实行集 中统一管理，任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。（三）收集

2、工作的原则齐全完整，是收集工作的基本原则。（四）文件收集的方法 1、全面收集 2、重点收集 3、注意“帐外文件”的收集n帐外文件”，指未经发文登记和打印、 编号的文件。 （1）本机关领导和有关部门负责人参加 上级机关召开的会议带回的文件材料， 尤其是本机关领导在会议上的讲话、发 言以会议上印发本单位的典型材料。 （2）代上级机关拟稿并被采用的文件定 稿和印本。 （3）上级机关“批转、转发本机关的文件 。 （4）国家、省、市和上级机关领导视察 、检查本机关、本系统工作时的指示、 讲话、题词和声像等材料。（5）本机关召开的党代会、职代会、团 代会、党组（党委、总支、支部）会、 行政领导（如局长）办公会、工作会议 、专业会议等形成的会议记录、纪要、 简报、领导人讲话稿等文件材料。以及 领导班子民主生活会报告（一年两次） （6）本机关各种基础数字统计报表和分 析材料。n党员统计年报表n团员统计年报表n干部统计年报表n离（退）休干部统计年报表n公务员统计年报表n机构编制、人事年报表n党政人才资源统计年报表n国有事业单位管理人才、专业技术人才 统计年报表n党内统计年报表n工资统计年报表n劳动情况统

3、计年报表n保险福利费用构成情况年报表n国有资产统计年报表n财务决算报表n各类业务综合或单项统计报表n纪检监察案件统计报表n审计结论。 （7）领导干部个人重大事项的情况报告 （一年两次）。 （8）领导干部个人收入申报的情况报告 （一年两次）。，（9）本机关目标管理、文明建设、廉政 建设、纪检监察、综合治理、计划生育 等工作以及突发事件、重大活动中形成 的文件材料。 （10）本机关各级党组织在工作活动中形 成的文件材料。 （11）本机关干部、职工定级、晋级、任 免、调动、奖惩、考核、录聘、离退、 职称评定等劳动人事方面的审批材料及 党员、干部、职工名册。（如干部职工 考核等次汇总表、工资变动审批表、工 人技术等级考核审批表、工资发放明细 表等）（12）本机关制订的规章制度、管理办法 、规定、工作条例、岗位职责等。 （13）本单位财产、档案交接凭证。 （14）本机关编印的简报、出版物定稿、 样本。包括机构沿革、大事记、年鉴、 组织史、志书等 （15）本机关请示与上级机关的批复，下 级机关的请示与本机关的批复。 （16）本机关与外机关签订的各种合同、 协议书等。 （17）本机关检查下级单位的工

4、作、调查 研究时形成的文字材料。（18）新闻媒体（报社、电台、电视台、 杂志社）报道、转载本机关工作活动的 文章、图片、采播通知单等。 （19）本单位领导班子及成员的述职报告 。 （20）政府部门在采购过程中所形成的报 告、标书、合同等。 用户申请报告、项目要求、设计方案等 反映采购要求的文件； 招标通知、竞标登记、竞标单位的标书 、竞标会议议程、专家名单、专家意见 、竞标结果，采购合同记载竞标和采购 合同鉴定过程的文件材料； 合同变更、设计更改、验收意见，合同 执行报告、争议处理等记载合同管理执 行情况的文件材料。（五）检查归档文件材料的质量 1、收文的正文与附件是否齐全完整。 2、收文与收文阅办处理单是否齐全完整 。 3、发文的定稿与印件是否齐全完整。 注意：计算机输出的定稿，一是要附发文 处理签，二是要加盖骑缝章，目的是为 了避免弄虚作假，以维护文件的真实性 和凭证性，确实发挥文件的法定效用。 4、检查已归档的文件签发手续是否齐全 。 5、检查请示与批复，是否齐全完整。如 不完整，可依照下列方法处理。对有批复缺请示的处理 对有请示缺批复的处理。 有批复但未归档。 电话批复、口头批

5、复未形成文字， 或未批复，但实际上已办理，即成事 实。 直接在请示原件上批复的 一个问题或一件事情，经多次请示 才予批复的。 未批复也未办理的请示文件。二、区分归档范围 区分归档范围，就是将需要归档和 不需要归档的文件材料区分开来。（一）归档文件材料的范围凡是反映本机关工作活动、具有 查考利用价值的文件材料均属归档范 围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历 史面貌的，对本机关工作、国家建设 和历史研究具有利用价值的文件材料 ； 2、机关工作活动中形成的在维护国家 、集体和公民权益等方面具有凭证价 值的文件材料；3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同 级机关的文件材料；下级机关报送的重 要文件材料； 4、其他对本机关工作具有查考价值的文 件材料。 （二）不归档文件材料的范围1、上级机关的文件材料中，普发性不需 本机关办理的文件材料，任免、奖惩非 本机关工作人员的文件材料，供工作参 考的抄件等； 2、本机关文件材料中的重要文件，无查 考利用价值的事务性、临时性文件，一 般性文件的历次修改稿、各次校对稿， 无特殊保存价值的信封，不需办理的一 般性人民来电、电话记录，机关内部互 相抄送的文件材

6、料，本机关负责人兼任 外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料； 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执 行的文件材料，不需办理的抄送文件材 料； 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简 报、情况反映，抄报或越级抄报的文件 材料。（三）机关之间分工归档的范围为避免各机关档案移交档案馆后文 件材料的重复或遗漏，各单位之间必须 明确的归档范围。 1、上级党、政领导机关普发的文件，分 别 由党委、政府办公室归档。 2、上级党、政领导机关针对本机关机构 设置、干部任免、奖惩及专指性业务文 件材料，除党委、政府办公室分别归档 外，文件所专指和针对的机关也应归档 。3、上级党政领导机关召开的会议文件，分别 由党委、政府办公室归档，市、县（区） 直机关一般不归档。 4、以上级党政领导机关名义召开的专业会议 文件，除党委、政府办公室分别归档外， 主办机关也要归档。 5、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的 文件，由隶属下级机关归档，党委、政府 办公室和非隶属机关一般不归档。但对一 些需要执行的政策性、法规性文件应归档 。如干部管理条例、劳动工资规定、生活 待遇标准等文件。6、上级业

7、务主管机关召开的专业会议文 件、由各隶属下级机关归档，党委、政 府办公室一般不归档。如党委或政府领 导参加了这类会议，并有重要发言，其 印件和定稿（指领导发言稿）由党委或 政府办公室归档。 7、联合签发的文件，由主办机关归档， 会签、联办机关归档与否，视自身需要 来确定。 8、联合召开的会议文件，由主办机关归 档，联办机关是否归档，视自身需要来 确定。 9、联合派出调查组，检查组或联合举办 的重大活动形成的文件材料，由主办机 关归档，联办机关归档与否，视情况而 定。 10、本机关领导人兼任外机关职务而形成 的文件材料，由兼职单位负责归档。 11、临时机构形成的文件，由临时机构负 责归档，工作结束后，将档案移交主管 部门或同级档案馆。 三、分年度n分年度，就是区分文件材料的所属年度， 把属于同一年度的文件集中，把不同年度 的文件分开。（一）一般文件，归入文件制发年 度（指文件最后的落款日期） （二）跨年度的文件，归入文件 内容所针对的年度1、跨年度的请示与批复，一并归入批复 年度；没有批复的，归入请示年度。 2、跨年度转发上级机关或批转本机关（ 包括批转下级机关）的文件，一并归入 批转、

8、转发年度。 3、跨年度的表彰决定，考评结果、审计 结论等文件，归入表彰、考评、审计所 专指的年度。 4、跨年度的规划，归入规划针对的第一 年度。5、跨年度的总结，归入总结针对的 最后一个年度。 6、跨年度的会议文件，归入会议开 幕年度。 7、年度工作计划、总结和各种基础 数字统计报表，归入文件内容所针 对的年度。 8、工作计划与总结一般不应写在一 起，如写在一起的应视文件内容的 主次来决定归档的年度。 9、法规性文件，归入通过、公布或 批准生效年度。10、回顾、纪念性文章，归入定稿 或发表年度。 11、翻印的文件，归入原件的所属 年度。 12、专业部门使用专门年度所形成 的文件，按专门年度立卷归档。如 教学年度是每年的9月1日至次年的 8月31日为一个学年。 13、为某项工作或会议收集的文件 ，一般不归档，如确有必要，可归 入使用年度。 14、非诉讼案件材料，归入结案年度。 15、未标示文件形成时间的文件，根据文 件的内容、制成材料、制作形成等予以 考证后，归入其所属年度。 。四、分类别n分类别，就是根据本机关文件的来源、时 间、内容和形式上的异同，按照一定的方 法，分成若干类别的过程

9、。（一）分类方法n分类方法也称分类原则，就是 具体划分本机关文件之间异同 点的根据和准则。目前我们比 较常用的就是组织机构分类法 和问题分类法。n1、组织机构分类法n组织机构分类法，就是将归档文件材 料按其形成或承办部门进行分类。也 就是按照立档单位的内部机构，将整 个全宗内的文件材料分成若干类别的 方法。机关内有几个机构，就设几个 类，机构名称，就是类名。（1）采用组织机构分类法的条件 机关内各内设组织机构的职权，工作范围 及分工比较明确。 （2）采用组织机构分类法分类的层次确 定 主要依据本机关大小和形成文件数量的多 少来确定。 （3）类别排列方法 依据编委批准的内设组织机构编制文件 的顺序排列。依据本机关习惯的排列顺序排列。 依据其重要程度排列。n一般为党委（党组）下设的组织机构在 前，行政下设的组织机构在后，综合性 机构在前，业务部门在后。如办公室系 党政合一的综合性部门，则应将办公室 排列在前面，然后按照党委下设部门， 行政下设的部门依次排列。 2、问题分类法 n问题分类法，就是按照全宗内文件材料 所记述和反映的问题分类的方法，即将 记述和反映同一问题的文件集中，记述 和反映不同问题的文件分开。 （1）采用问题分类法的条件n一般适用于不可能或不适于按组织机构 分类的机关。n机关小，内设机构分工不明确，工作 时常交叉。n机关内设组织机构变化频繁，无法再 按组织机构分类。n由于特殊原因，内设组织机构的文件 已混在一起，无法分开。n机关内设机构虽分工明确，变化不大 ，但机构之间形成文件的数量悬殊太大 ，有的机构一年形成上百份文件，有的 机构仅一、两份文件甚至没有一份文件 。n（2）类别排列的方法n先党后政。即党群工作方面的类项在 前，行政管理以及业务工作方面的类项 在后。n综合性的类项在前，专题性的类项在 后。具体排列顺序可参照各类项之间的 相互关系，结合重要程度和上述规则及 实际情况确定。（二）分类方案的编制n分类方案，是一个机关内文件材料分类的 表现形式，它是用文字或图表形式表示一 个机关内文件分类体系的一种文件。是进 行文件分类的依据。一个机关内的文件应 根据其内容和载体的不同，编制统一的分 类方案，分类方案编制好后，一般不要随 意变动，以保持其一致性和连续性。n例：

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