质环安三体系-文件控制程序

1、ABC有限公司 质量/环境/职业健康安全管理三合一管理体系程序文件ABC有限公司质量/环境/职业健康安全三合一一体化管理体系文件控制程序文件编号： QES/ABC-CX-001受控状况： 受控 版 次： A0 审 核: 批 准: 2020年6月6日发布 2020年6月6日实施8文件控制程序1 目的对影响质量/环境/职业健康安全的文件和资料实施控制，确保各相关场所及时获得所需文件的有效版本，以及有效防止使用作废文件。2 使用范围适用于公司各部门与质量/环境/职业健康安全体系活动有关的文件、资料的控制。3 术语定义及引用文件3.1术语与定义采用GB/T19000质量管理体系 基础与术语及GB/T24001环境管理体系 要求及使用指南、ISO45001:职业健康安全管理体系 要求及使用指南中的术语及定义；3.2引用文件GB/T19001质量管理体系 要求；GB/T24001环境管理体系 要求及使用指南；ISO45001:职业健康安全管理体系 要求及使用指南；用人单位职业健康监护监督管理办法(国家安全生产监督管理总局令第49号）；QES/XXXX-SC-2020质量环境职业健康安全管理手册4

2、职责4.1总经理负责批准发布管理手册。4.2生产副总经理负责审核管理手册和批准程序文件。4.3第三层次文件的审批按其重要性和范围，分别由生产副总经理、总工程师、项目副总经理、或部门负责人进行审批。4.4人力资源行政部负责本程序的编制、修订、监督、实施及行政文件的统一行文、核稿、呈批、登记、传递、归档工作；人力资源行政部负责管理手册及程序文件的制订、更改控制和换版，负责体系文件汇总、编目并组织实施和运行管理，为公司质量/环境/职业健康安全体系文件的管理部门。4.5质量技术部负责对质量/环境/职业健康安全有关文件的转发、拟定及督促各部门实施，为公司技术文件的管理部门。4.6各职能部门负责各自的质量/环境/职业健康安全文件的起草和印刷、装订。并负责本部门形成的文件和资料的控制，及对本部门采用外来文件的控制。为相应业务文件管理部门。4.7认证联络员负责搜集有关认证要求的相关有效文件。5 工作程序5.1文件的分类5.1.1管理类文件 如:管理手册、程序文件、公司管理制度、记录表格等。 5.1.2技术类文件 如：设计文件、质量计划、作业指导书等。5.1.3外来文件 如：法律、法规、标准、规范等。5

3、.2文件和资料的编制、审批及发布5.2.1质量/环境/职业健康安全管理手册和程序文件由人力资源行政部组织有关部门起草、修改。由管理者代表审核。总经理负责管理手册的审批签发，管理者代表负责程序文件的审批签发。5.2.2公司各部门编制的支持性文件，由编制部门负责人审核，公司分管领导批准发布。5.2.3质量计划 涉及质量环境职业健康安全管理方针，目标的总体质量计划由质量质量技术部编制，经管理者代表（总工程师）审核，总经理批准后发布；涉及某一特定项目，合同的质量计划由相关职能部门编制，总工程师批准后发布。5.2.4技术文件由质量质量技术部确定的项目负责人编写，总工程师批准后发布。5.3文件编号规则1 QES管理手册 QES/XXXX-SC-20 组织代码 QES管理手册代号 手册编写年份2程序文件QES/XXXX-CX- 组织代码 程序文件代号 文件编号第三层次文件编号见公司标准编号规定；产品图样及技术文件编号按国家及行业标准的规定进行；非标（一次性图样及文件）产品的编号用：合同号图样或文件序号。产品图样及技术文件的制定及审批。产品图样、设计文件、工艺规范、作业指导书按有关标准和顾客要求编制，

4、按有关文件规定进行签署审批。5.4文件登记、发放管理5.4.1 各级职能部门负责文件和资料的收、发登记，传送到位，确保使用部门和相关场所及时得到有效文件。5.4.2体系文件发放范围由人力资源行政部提出，管理者代表或总经理批准。受控文件的发放范围由编制部门提出，按审批权限经批准后，由编写部门编写相应的分发号，填写文件发放回收销毁记录后统一发放。5.4.3文件领取人在文件发放回收销毁记录上签名。5.4.4因工作需要对体系文件的复印，应提出申请，报文件编制部门批准。文件批准后，应给予受控分发号，并做好发放登记。需求文件部门按分发号对复印文件做好标识。5.4.5当文件破损，影响使用时，应及时将破损文件交文件管理部门,并办理领取新文件手续。5.4.6如文件丢失，应主动向文件发放部门说明丢失原因。文件管理人员在补发文件资料时，应给予新的分发号，并注明丢失文件的分发号作废，必要时将作废文件的分发号通知有关部门，防止误用。5.4.7文件持有者调离单位/岗位时，应主动向文件发放部门清退。调离者到新单位/岗位后再领取所需文件；工作岗位或性质没有变化的内部调动人员，因工作需要的文件，经文件管理部门认可，可不

5、清退，但须办理好登记手续，到新单位/岗位后不再领取文件。5.4.8新成立机构和人员所缺的文件要及时配置齐全,属于公司文件的向公司本部索取,由相关部门负责提供。5.4.9当体系文件以电子版文件（如计算机软盘、光盘等）发放时，按书面文件管理控制办法执行。发放部门要给文件接受部门分发号，并填写发文登记。打印出来后，按给定号进行受控标识。5.5文件评审5.5.1人力资源行政部和质量技术部根据需要(必要时)组织对文件进行适用性和有效性评价，评价可放在内审工作中，也可以单独进行。评审范围包括覆盖本公司与质量有关的活动的所有文件对记录表式应进行适用性评审，核对各过程记录是否适宜，对超过保存期的文件及时进行处理。5.5.2人力资源行政部对本公司的管理标准，各种规章制度、规定等按需要组织评审。1）是否继续适用于公司当前和未来的管理与发展要求；2）对评审后的文件进行必要的修改后换版（需换版时）；5.5.3各部门对本部门范围的工作标准、管理标准等按需要进行评审。1）评审本部门的管理标准是否适合当前和未来的管理与发展需要，是否与公司的其它标准或国家、行业标准有冲突、有矛盾的内容；2）现行使用的技术标准是否有效

6、，记录文件的表式是否适用并经过登记，对超过保存期限的记录文件是否进行了及时处理；3）将评审内容向质量技术部和人力资源行政部备案，必要时书面提出更改意见。5.6文件更改5.6.1文件内容如有部份不再适用，必须进行更改，由申请更改文件的单位填写“更改申请/通知单”，说明更改原因。5.6.2文件更改由原发文拟稿部门或业务主管部门进行更改拟稿，原审批人或总经理、授权人进行审批；拟稿部门应向该审批人提供所需依据的有关资料。5.6.3管理手册修改，由人力资源行政部提出修改意见，经总经理或授权人审批。5.6.4程序文件修改，由执行部门提出意见，征得人力资源行政部同意后，由公司管理者代表批准。5.6.5三层次文件等的更改由职能部门提出，经管理者代表等领导批准后，方可更改。5.6.7图样及技术文件的更改应填写技术文件更改通知单，由相应的人员更改，资料管理员按更改通知单要求换发有效版本的图样及文件。5.6.8记录的更改，由更改部门负责人提出并填，说明更改原因及更改内容，经管理者代表批准后实施。5.6.9经更改并征得主管人批准而重新使用的文件，必须附有原发文部门填写并发出的更改申请/通知单，并行发文登记，发

7、到文件持有部门或人员，以保证相关的场所都使用文件的有效版本，防止使用作废文件。5.6.10更改方法：一般采用“划改”及换页。5.6.10.1划改:即在需要更改处直接用钢笔在原有文字上划一条直线,再写上更改后的文字。5.6.10.2 换页：即撤下原页，换上新页。5.6.10.3由公司部门文件管理人员进行监督检查，并将修改情况反馈给文件发放部门。5.7文件的换版和作废5.7.1文件进行大幅度修改时，应进行换版、重新印刷。文件在换版过程中，要按“5.2文件和资料的编制、审批及发布”程序进行。5.7.2文件过期或失效必须回收处理时，由相关部门及时从所有发放或使用场所撤出，交总经办销账，确保现场使用有效版本。5.7.3需作资料保留的作废文件，经文件管理部门负责人批准后，文件管理人员填写文件留用清单，经批准并加盖“作废和保留”章后方可保留。5.8在用有效文件的管理5.8.1在每年3月底以前，公司本部各部门要对在用有效文件进行一次清理,识别后填写部门受控文件清单，经部门负责人审核批准，送公司人力资源行政部汇总，报管理者代表批准后颁布实施。5.8.2公司所属各单位根据公司部门受控文件清单，对本单位文件

8、资料进行清理，形成本单位的部门受控文件清单，颁布实施。5.9文件归档5.9.1应归档的受控文件,按档案管理有关规定执行。5.9.2各职能部门每年第一季度将上年应归档的文件材料按要求组成案卷，移交档案室归档。5.9.3管理手册、程序文件由公司人力资源行政部档案室各保存完整的一套；经常性、保密性的质量管理文件，由相关部门按文书档案管理标准组成案卷，移交档案室归档。5.9.4质量技术部负责技术文件、资料（设计图纸、技术标准、检验规定等技术资料）的管理，按要求整理立卷后移交本部资料室，资料室整理后将需长期存档的资料和技术总结交公司办档案室归档。5.9.5电子版等非书面形式的文件，在不能满足归档要求的情况下，打印后按纸质文件归档办理。5.9.6公司内部需临时借阅文件的人员，按照公司档案文件借阅规定办理，填写申请。管理手册与程序文件原则上不外借，特殊情况需要时，也须经总经理或授权人批准。如需向顾客提供程序文件，也须总经理或授权人批准。存入软盘的受控文件，未经管理者代表批准，不得擅自拷贝外借。5.10外来文件的管理5.10.1 外来文件按文书档案管理标准进行管理。5.10.2 国家和相关行业发布的与质量、环境职业健康安全管理体系有关的法律法规、规范、标准等文件，相关部门应及时公布。5.10.3收到外来文件的部门，应上交人力资源行政部识别其适用性，并控制分发以确保其有效；外来的图样及非法律、法规性文件应经管理者代表（总工程师）或总工程师批准后发放到使用部门。5.10.4质量技术部负责收集相关国际标准、国家标准、行业标准的最新版本并统一编号，登记，人力资源行政部收集国家及地方法律、法规等文件，并统一编号、登记。5.10.5各部门应将本部门的受控文件加盖“受控”印章并编入“部门受控文件清单”，人力资源行政部和质量技术部应根据需要检查有关部门使用的外部文件是否为有效版本；5.10.6及时更换过期文件并保存记录；5.10.7相关部门长期借阅应有文件借阅记录。5.10.8人力资源行政部负责检查本公司执行的有关国家及地方法律、法规文件的有效性。5.10.9质量技术部检查公司内部使用的技术文件并对发到公司外部的文件（如外协产品的加工图纸等），做好发放、更改、作废的控制并保存记录。6 相关文件

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