项目实施中的沟通管理

项目实施中的沟通管理保证有效、良好的沟通对于项目的成功是至关重要的因此从项目承建商的角度来看项目中的沟通包括以下管理的方案：汇报关系、沟通计划、问题管理、会议管理、信息共享等汇报管理建立有效的汇报组织机构是实现有效沟通的前提和保证汇报关系基于对本项目组织机构定义，通过层级的划分明确了项目承建商的定位和职责，以及项目汇报路径沟通管理项目实施是一个团队任务，信息不畅容易导致工作偏离目标，或者是成员之间产生误解，所以项目经理要在信息沟通中起到非常重要的作用对于信息的发布，一定要保证版本的有效性，对于通过电子邮件发布的重要信息，一定要让对方反馈接收与否的信息对于规模较大的项目，有时信息需要群发或多人讨论，这时需要建立专用的信息沟通平台，例如利用群、邮件组、群等沟通计划在本项目中，我们建立以下正式沟通计划，并在工作中保证实现：类型沟通内容参与人员责任人时间项目组首次会议培训项目管理方法、实施计划项目组全体成员项目经理待定项目动员大会明确目标、落实责任、激发热情全体成员项目发起人待定项目管理例会分析项目状态，明确项目管理委员会项目经理每月末阶段评估会议评估项目阶段的完成情况项目管理委员会项目经理阶段末项目验收会议评审项目验收标准的完成项目管理委员会项目经理项目收尾时项目组工作例会汇报各项工作的进度及问题项目经理项目经理每周一项目变更会议决议变更需求项目管理委员会项目经理变更产生时项目通讯对外宣传项目状况项目组全体成员项目管理办公室每月项目信息共享了解项目状态、计划、问题等项目组全体成员实施组长随时操作状况了解用户的操作状况项目成员最终用户上线后每日另外，在项目的实施工作中，有一些沟通属于非正式沟通，例如聚会、交心谈话、技术研讨、能力拓展等，我们会根据项目的需要选择进行。

沟通内容在项目实施阶段，项目利益相关者之间的信息沟通与交流集中在如下方面：1、与计划相比，项目工作量完成情况2、已完成的工作质量情况3、与计划相比，进度情况4、与计划相比，实际成本支出情况5、项目执行过程中出现的问题，这些问题的解决方案以及建议采用的方案报告形式1、报告应尽量使用数据、表格、图形等方式，避免纯文字上的长篇大论例如在作进度情况报告时，常用甘特图、网络图、时间线以及里程碑表等2、报告费用情况时，常用直方图、S曲线以及开支表等3、报告人员使用情况时，常用直方图、工作负荷分配表等相关文档相关文档包括：1、《会议纪要》2、《项目周报》3、《项目月度状态报告》4、《项目阶段评估报告》5、《项目总结报告》问题管理项目问题主要是指系统的应用问题，一般在需求分析、系统实现设计、软件开发、软件测试、系统集成测试、系统运行过程中表现出来对于这些问题，一定要由当事人及时提交问题报告表，并由项目经理对问题进行判决，指定解决负责人并预计目标时间1、问题分类我们将问题管理分为以下问题的定义，对于不同的问题的处理和管理流程有所不同1）质量问题：主要指质量问题，包括软件、硬件质量问题以及过程质量和产品质量的问题，具体分为ISSUE不符合项、BUG、DEFECT缺陷；（2）报告请求问题：主要是跟沟通、汇报、特殊事项发生的问题定义，分为报告、变更请求、用户支持请求、风险触发问题等；（3）其他问题：主要指在项目协作和实施过程中的商务问题，如商务交涉、付款、法律纠纷、知识产权等问题的管理。

2、问题的跟踪方法建立一个问题日志用来跟踪问题的解决状态通过项目管理信息系统来统一处理和管理这些问题从提交到解决，跟踪整个问题的生存周期，以及问题的解决的历史记录等在项目工作的例行会议上，总项目小组都需要回顾检查一下存在问题的解决情况，对没有及时解决的重要问题进行分析并讨论生成解决方法3、问题的上报 对于在规定时间内没有解决的问题要及时上报给上一级管理机构项目承建商和监理方有义务和责任将可能发生并导致重大缺陷的事件及时上报给业主的项目管理办公室会议管理建议会议分为准备、讨论、决议和跟踪四个阶段，下面就这四个阶段分别进行阐述1、准备阶段：（1）会议发起人明确提出会议目的、会议议程与参会人员安排，准备会议资料，以书面形式提交相关领导进行审核（2）会议安排通过审核后，由协调领导小组办公室、总监理、工程技术办公室和相关领导联合签发《会议通知》（3）由专人负责安排落实会议场地、设备等辅助事项（4）安排专人熟悉会议资料，准备进行会议记录2、讨论阶段：（1）由会议主持人宣布会议议程与相关事项，提出会议讨论事项（2）各参会代表就讨论事项提出意见3、决策阶段：（1）由会议主持人根据各方意见作出决策（2）记录人记录决策情况（3）主持人指定每个决策执行情况跟踪人（4）记录人编制《会议纪要》（5）《会议纪要》经过主持人审核后交由所有参会人签字确认4、跟踪阶段：（1）会议结束后，由决策跟踪人对决策执行情况进行跟踪与通报（2）决策执行完毕后，由跟踪人编制《会议决策执行总结》进行通报。