如何组织有效会议和开展会议

单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,单击此处编辑母版标题样式,如何组织,有,有效会议,开了几个,会,会？,为,会,会,议,议,花,花,掉,掉,多,多,少,少,时,时,间,间,？,？,因,为,为,开,开,会,会,达,达,成,成,几,几,项,项,共,共,识,识,？,？,因,为,为,开,开,会,会,完,完,成,成,几,几,个,个,结,结,论,论,？,？,因,为,为,开,开,会,会,加,加,了,了,多,多,久,久,的,的,班,班,？,？,因,为,为,开,开,会,会,失,失,去,去,多,多,少,少,关,关,键,键,时,时,刻,刻,？,？,因,为,为,开,开,会,会,耽,耽,误,误,多,多,少,少,工,工,作,作,？,？,算,算,算,看,看,，,，,你,你,一,一,周,内,内,总,总,共,共,：,：,以,讲,讲,话,话,传,传,达,达,讲,讲,话,话,，,，,以,会,会,议,议,贯,贯,彻,彻,会,会,议,议,，,，,以,文,文,件,件,落,落,实,实,文,文,件,件,你,如,如,何,何,看,看,待,待,“,“,文,文,山,山,会,会,海,海,”,”,现,现,象,象,？,？,会,议,议,的,的,重,重,要,要,性,性,大,多,多,数,数,企,企,业,业,在,在,会,会,议,议,中,中,决,决,定,定,其,其,基,基,本,本,走,走,向,向,90%,以,以,上,上,的,的,重,重,大,大,决,决,策,策,是,是,通,通,过,过,会,会,议,议,制,制,定,定,的,的,企,业,业,花,花,在,在,开,开,会,会,上,上,的,的,时,时,间,间,越,越,来,来,越,越,多,多,开,会,会,的,的,频,频,率,率,越,越,来,来,越,越,高,高,调,调,查,查,发,发,现,现,，,，,在,在,浪,浪,费,费,时,时,间,间,的,的,事,事,情,情,列,列,表,表,上,上,，,，,会,会,议,议,总,总,是,是,居,居,于,于,首,首,位,位,。

因,因,为,为,会,会,议,议,通,通,常,常,都,都,没,没,有,有,很,很,好,好,的,的,组,组,织,织,和,和,召,召,开,开,虽然在许多,组,组织中，会,议,议是必须的,，,，而且运用,广,广泛，但不,等,等于会议都,能,能达到预期,的,的目的，会,议,议受挫乃是,常,常有的事我,我们常常听,到,到这样或那,样,样的对会议,的,的抱怨，这,是,是因为或者,主,主待人没有,很,很好地控制,会,会议的进程,，,，或者与会,者,者没有明确,会,会议的目的,影响会议,成,成效的因素,自,自然是多方,面,面的，但归,纳,纳起来主要,有,有以下几点,：,：,会议低效的,原,原因,项 次,原因,具体表现,（1）,时间,会议安排在即将午餐的时间，每个人都饥肠辘,辘，无心开会2）,地点,会议地点设在经理办公室，致使会议被频繁打,断，无法正常进行3）,开会对象的选择,必须出席会议的人未到，通知来的是一些可有可,无的参加者4）,主持人的技能,会议主持人缺乏影响力、说服力，被参会者牵着,鼻子跑，无法达到会议意图5）,参会者的技能,参会者发言混乱，既不知如何表意，又不知如何,引退，致使会议失败6）,会议的准备工作,开会前没有通知与会者相关事宜，致使会议拖沓,而无成效。

7）,开会的原因、目,的和结果,开会的原因、目的和结果在会议进行中忽然发现,皆不明确，致使会议毫无意义、宣告失败为什么要开,会,会？,1会议是,一,一个集思广,益,益的渠道,图1-1,集,集思广益图,会议是一个,集,集合的载体,通过会议,使,使不同的人,、,、不同的想,法,法汇聚一堂,，,，相互碰撞,，,，从而产生,“,“金点子”,许多高水,准,准的创意就,是,是开会期间,不,不同观念相,互,互碰撞的产,物,物会议的意义,2会议显,示,示一个组织,或,或一个部门,的,的存在,会议总是在,大,大于一人的,情,情况下发生,的,的，即使是,只,只有两个人,的,的会议，这,两,两个人也是,一,一种小型组,织,织没有不,开,开会的组织,或,或部门，一,个,个组织或部,门,门不召开会,议,议，它的存,在,在价值就会,受,受到质疑因,因此，会议,能,能够充分显,示,示一个组织,或,或部门的存,在,在价值3会议是,一,一种群体沟,通,通的方式,开会很少是,一,一对一的沟,通,通，绝大多,数,数情况下都,是,是一种群体,沟,沟通随着,科,科技的迅猛,发,发展，人们,的,的沟通方式,越,越来越多，,现,现在人们可,以,以通过-mail、,多,多媒体等种,种,种形式进行,沟,沟通，但是,，,，群体沟通,，,，即会议这,种,种方式，是,任,任何其他沟,通,通方式都无,法,法替代的。

因,因为这种方,式,式最直接、,最,最直观，这,种,种方式最符,合,合人类原本,的,的沟通习惯,开会的目的,开会让您,小组面对面,沟,沟通,众多讯息一,次交流,融合意见凝,聚,聚共识,分派工作，,公,公平合理,但开会也让,您,您,工作时间被,分,分割,人多口杂，,讨,讨论耗时,晚上加班,特殊问题还,是,是个别沟通,没有产能,别人发言比,自,自己开口多,Delay,重要工作或,客,客戶,无需开会的,“,“五个如果,”,”,必须开会的,“,“五个如果,”,”,一家合资工,厂,厂着火了，,经,经过调查，,原,原因在于一,名,名员工违反,了,了操作条例,，,，在车间内,吸,吸烟，所以,导,导致火灾发,生,生1)如果,你,你是这家合,资,资企业的生,产,产经理，你,要,要采取下列,哪,哪种方式处,理,理此事：,A.,一,一对,一,一批,评,评,B.,开,开会,当,当众,批,批评,C.,写,写检,查,查处,罚,罚,(2)你,为,为什,么,么这,么,么做,？,？,怎样,才,才能,让,让会,议,议更,有,有效,率,率？,高效,会,会议,的,的八,大,大特,征,征,会议,的,的筹,划,划与,管,管理,会前,的,的准,备,备工,作,作,会中,的,的组,织,织服,务,务,会后,的,的善,后,后处,理,理,会而,议,议,议而,决,决,决而,行,行,行而,彻,彻,1、,会,会议,的,的频,率,率,1.,固,固定,的,的部,门,门会,议,议,2.,全,全体,会,会议,3.,处,处理,突,突发,事,事件,的,的会,议,议,4.,一,一对,一,一会,议,议,2、明,确,确举行,会,会议的,目,目的,会前是,否,否经过,多,多次讨,论,论和意,见,见征询,是否希,望,望在会,议,议上通,过,过某项,决,决议,会议目,标,标必须,用,用书面,形,形式列,明,明,会议目,标,标必须,具,具体且,可,可以衡,量,量,会议目,标,标数量,要,要适当,3、做,好,好会前,筹,筹划,1、时,间,间安排,：,：绝大,多,多数与,会,会人员,方,方便的,时,时间,必须确,定,定会议,起,起始时,间,间,大家易,集,集中精,力,力的时,间,间,2、参,会,会人员,的,的选择参与决,策,策的人,能,能否到,场,场？,会议决,策,策的执,行,行者（,参,参与者,）,）能否,到,到场？,开会时能提,供,供特定咨询,的,的人能否到,场,场？,3、预约参,会,会人员,所有与会者,将,将每周工作,安,安排时间表,交,交给会议安,排,排人，以找,出,出最适宜所,有,有参会人的,开,开会时间。

确,确定了会,议,议时间后要,提,提前一周告,知,知参加会议,的,的人员，这,样,样可以让他,们,们提前安排,好,好自己的工,作,作日程，以,免,免出现打扰,别,别人计划或,参,参会人员无,法,法到场的情,况,况在,在预,约,约人员的同,时,时需要把会,议,议的主要目,的,的告诉他们,，,，如果有相,关,关的资料可,以,以提前发放,，,，让他们有,充,充分考虑的,时,时间4,、,、,会,会,议,议,资,资,料,料,准,准,备,备,有,用,用,的,的,信,信,息,息,应,应,该,该,在,在,会,会,议,议,召,召,开,开,前,前,就,就,贴,贴,在,在,公,公,司,司,内,内,部,部,网,网,站,站,上,上,，,，,这,这,样,样,每,每,个,个,人,人,都,都,可,可,以,以,看,看,到,到,它,它,，,，,而,而,实,实,际,际,的,的,会,会,议,议,时,时,间,间,就,就,可,可,以,以,用,用,来,来,讨,讨,论,论,怎,怎,样,样,解,解,决,决,新,新,问,问,题,题,，,，,并,并,形,形,成,成,建,建,议,议,会,会,议,议,使,使,用,用,的,的,文,文,字,字,资,资,料,料,也,也,需,需,要,要,提,提,前,前,一,一,天,天,发,发,放,放,给,给,与,与,会,会,人,人,员,员,，,，,让,让,他,他,们,们,有,有,思,思,想,想,准,准,备,备,。

内,部,部,会,会,议,议,通,通,知,知,的,的,样,样,式,式,按,照,照,议,议,案,案,的,的,轻,轻,重,重,缓,缓,急,急,编,编,排,排,处,处,理,理,如,遇,遇,几,几,个,个,议,议,题,题,，,，,应,应,按,按,其,其,重,重,要,要,程,程,度,度,排,排,列,列,，,，,最,最,重,重,要,要,的,的,排,排,列,列,在,在,最,最,前,前,面,面,尽,尽,量,量,保,保,证,证,在,在,最,最,佳,佳,时,时,间,间,开,开,会,会,一,一,般,般,来,来,说,说,，,，,全,全,体,体,会,会,议,议,安,安,排,排,在,在,上,上,午,午,，,，,分,分,组,组,讨,讨,论,论,安,安,排,排,在,在,下,下,午,午,，,，,晚,晚,上,上,可,可,安,安,排,排,一,一,些,些,文,文,娱,娱,活,活,动,动,每,一,一,个,个,议,议,案,案,应,应,预,预,估,估,所,所,需,需,的,的,处,处,理,理,时,时,间,间,并,并,清,清,楚,楚,的,的,标,标,示,示,5,、,、,会,会,议,议,议,议,题,题,的,的,设,设,计,计,4、会议召,开,开,遵守时间,1、不要迟,到,到,浪费时间等,于,于浪费生命,，,，浪费别人,的,的时间等于,谋,谋财害命！,2、不要随,意,意推迟和变,更,更开会时间,打乱原定计,划,划会影响与,会,会人员的其,他,他工作安排,，,，有些人可,能,能因此不能,出,出席会议；,管,管理召集,部,部门（人）,的,的威信下降,。

3、严格按,照,照议程进行,，,，不要超时,工作量化表推行会议议程,会议议题：如何使用和推行工作量化表,会议时间：3月21日（下周一）15：00-16：00,会议地点：五楼新世纪会议室,与会人员：BD部、技术部、音乐事业部（含互联网）部门第一负责人和负有管理责任的人员，人力资源部全体同事主持人：CFO Mak,记录员：人力部Charlin,会议议程：,1、15：00-15：45 时间管理工具工作量化表介绍，主讲人Mak,2、15：45-16：00 操作过程中可能遇见的问题解答，Mak和Liza,例子：,委员会会议议程,7月6日上午11点,格林德雷戈饭店,1、（11：00）任命一位会议主席,2、（11：10）为缺席致歉,3、（11：15）批准上次会议备忘录,4、（11：30）上次会议提出的事项,5、（11：45）讨论联络事宜,（12：00）会间休息,6、（12：15）财务事项,7、（12：45）特别事宜,8、（13：00）其他动议,9、（13：15）其他事宜,10、（13：35）下次会议细节,议程的开头,为,为会议的日,期,期、时间和,地,地点,每项均有一,个,个起始时间,下次会议细,节,节写在议程,的,的末尾,按部就班,主持会议,要掌握会议,节,节奏,会后，我又,该,该执行哪些,后,后续工作呢,？,？,开会过程中,，,，我应守住,哪,哪些原则？,为了珍惜自,己,己及团队的,时,时间，也为,了,了提高决策,品,品质，,。