秘书领导活动安排

Click to edit Master title style,Click to edit Master text styles,Second level,Third level,Fourth level,Fifth level,11/7/2009,#,单击此处编辑母版标题样式,单击此处编辑母版文本样式,第二级,第三级,第四级,第五级,*,领导活动安排 之日程安排,第一页，共三十三页一领导日程安排,（一）领导日常活动与日程安排,1、领导日常活动的范围,各种,接待,走访,慰问,庆典,仪式,出席,会议,参观,考察,商务,旅行,会见,会谈,其他,活动,第二页，共三十三页2、领导日程安排的原则,领导日程安排：是对领导日常活动的时间和程序进行统筹计划和组织的过程1）统筹兼顾,以分管领导为主，其他领导者适当分担；,布局合理，兼顾领导者的特点2）区分轻重缓急,（3）围绕中心，突出重点,（4）力戒排场，求真务实,第三页，共三十三页二）日程表的种类与编制,1、日程表的种类,（1）年计划表,如一年一度的董事会、年会、早就接到邀请的学术报告、出国访问等,（2）月计划表,如每月一两次的工作例会、预先通知的上级检查、兄弟省市单位的经验交流、友好访问等,（3）周计划表,如经常性的工作、业务等,（4）日志,如各种临时性活动等,第四页，共三十三页。

2000年年度计划表,一月 8日 厂庆,15日 董事会,二月 3日 厂长办公会,10日 展销会,20日 厂长某某出访韩国,三月,、,、,、,第五页，共三十三页周次,七月份,八月份,九月份,第一周,上海会议,周一上午：,面试3位营销员,（小会议室）,休假,第二周,上海会议,香港会议,休假,第三周,周二：销售会议，传达上海会议精神（大会议室）,第四周,周五（上午）,部门会议,周三：公司办公会议（公司大会议室）,周五（上午）部门会议,周五（上午）,部门会议,第六页，共三十三页图为某高校周安排表,第七页，共三十三页案例,王总一周活动安排表,日期,12.08,周一,12.09,周二,12.10,周三,12.11,周四,12.12,周五,12.13,周六,周,日,上,午,10-11时每周例会 12时检查公司防火,全天主持项目论证座谈会,10时去计委谈项目立项事宜,10时去商业银行谈项目融资,全天主持会议研究下年经营,继续昨天会议重点是新项目,休息,下,午,3:30听项目论证汇报,(同上),3:30支部生活(六楼),3:30检查公司新大楼内装修,决策及新上项目问题,小渠子乡慰问贫困户,休息,晚间,19时宴请深圳新大公司客人,与论证组专家共进晚餐,19:30体育馆看CBA赛,金花大酒店宴请咨询团专家,休息,备注,假日酒店2楼云天阁,19:30公司小餐厅,全体领导同去检查(基建部),中层一把手以上人员,慰问3时出发两辆车,第八页，共三十三页。

2、编制日程表注意事项,A.,简洁明了;,B.一般设日期、时间、地点、人员、内容、备注等栏目；,C.,弹性安排、,留有余地；,D.事先同意、送领导审定；,E.常提醒领导；,F.领导者未通过秘书而作的日程安排，秘书应尽早掌握并纳入日程表,(案例）；,G.已进行完的日程要及时标出;,H.日程表最好同时编制领导班子和每位领导者个人两种I 适当保密,第九页，共三十三页在以下这些时候不要为上司安排约会：,（1）上司快要下班的时候2）上司出差刚回来3）节假日过后上司刚刚上班4）上司连续召开重要会议或活动5）上司的身体状况不是太好的时候6）如果安排了这次会谈，上司进入下一项预定的工作的时间己不足十分钟了第十页，共三十三页知识应用】,总经理王长春下午点要和业务部共同讨论如何进行某商品在郊区的销售工作，这项销售工作的成败关系到公司今年度的销售预算是否能够达到下午点，王总又要和一位客户商洽一笔重要的交易，他希望花一个小时的时间和这个客户谈判，点结束但是恰巧当天上午，办公室又收到某一政府单位的临时开会的通知书，开会的时间是下午点，而且必须由王总亲自参加，通知书上又没有写清楚会议结束的时间你要是王总的秘书，该怎么办呢？,第十一页，共三十三页。

案例思考】,李秘书在一家效益很好的外贸公司工作，他的秘书工作一向很出色一天，他突然接到了一个日本客户的，中日本客户很生气地说道：,“,请问你们经理在不在？我已在,酒店等了你们经理分钟了，不知道贵公司还有没有合作的诚意没等李秘书说话，对方已将挂断李秘书根本不知道经理与日本客户约会这回事，但接到此后李秘书已经感觉到客户的不满，于是他立即和经理取得联系原来，经理确实是在上个月的经贸会上与这位日本客户有过口头约会，只是由于他当时很忙，忘记将此事告知李秘书，而自己又忘记赴约经理很遗憾，也很着急，因为这关系到公司的发展和利益请问李秘书是否该对此次事件负有责任？若你是李秘书，你又该怎么做才能挽回局面？,第十二页，共三十三页三）日程表的落实与调整,1、日程表的落实,a.文书(重要会见、会谈的预定计划)；,b.提前一二天再次联系落实；,c.秘书定期与领导者核对日程；,d.领导者主持的会议，提前二三天落实会议室，并再次落实参会的上级人员；,e.提前一天将领导会见、会谈所需资料备齐并注意核对无误；,f.会议、会谈时间延长迫近下一预定计划时，秘书可用恰当方式向领导提出；,第十三页，共三十三页原定4点会见张科长，还让他在接待室等候吗？是 否 或还会见某某科长吗？是 否,g.领导活动用车落实及与司机的联络.,2、日程表的变更和调整,第十四页，共三十三页。

案例：会谈超时,按昨天下午下班之前定好的日程安排，老总今上午九点半到十点一刻与大地公司的刘总会谈，确定联合开发新产品的一些原则问题；从十点半到十一点半跟海洋公司的李总见面，解决产品代销过程中的一些问题十点一刻，海洋公司的李总已经到了，总经理秘书于雪请李总在会客室稍等，自已以给客人加水的名义来到老总的办公室，向老总暗示另外的客人已到；可老总对于雪的暗示一点反映也没有，还是从足球到汽车，前五百年后八百年地与刘总在穷侃，似乎完全忘了另有约会到十点四十了，见李总等得有些不耐烦了，于雪只好又一次来到老总办公室，她递给了老总一张纸条纸条有这么几种写法：,a、“老总，李总已到你已经超过30分钟了！”,b、“老总，李总已到还让李总等多久？”,c、“老总，李总已到李总已经等得有些不耐烦了，我怎么答复人家？”,d、“老总，李总已到你去接待李总吧，刘总我来接待e、“老总，李总已到我怎么向他解释？”,第十五页，共三十三页案例：老总朝令夕改,公司与秦皇岛恒发公司就合作开发新型压缩机项目己谈了大半年了，由于就专利技术转让的估价问题分歧较大，项目进展缓慢根据事先约定，今天下午两点半继续谈上午十一点半，恒发公司张总的秘书刘小姐给公司老总秘书于雪来，再次确认下午会谈的事，说他们马上开车出发。

放下于雪马上向老总作了汇报下午二点于雪去给胡总给材料时，提起下午二点半与恒发公司谈判的事；听于雪这么一说，老总说自己差点把这事忘了，并说不想见恒发的张总，让于雪自己处理一下下午快三点了恒发公司的张总他们才到面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：,a、对不起，由于你们没有按时来，我们老总己出去办别的事去了b、我们老总觉得这项目谈起来太艰难，不想再谈了c、实在不好意思，由于上海分公司那边出了一点意外，我们老,总下午六点的飞机去上海，现在要作些准备，不能亲自谈判，如果可以的话，先跟研发部的王经理谈谈怎样？,d、实在不好意思，我们老总今下午太忙，改个时间再谈好吗？,e、实在不好意思，下午一上班，商务部的人就来，说下午,三点半牛司长要来公司了解情况，所以只有请张总谅解第十六页，共三十三页案例：老总正在谈判,这天上午十一点左右，老总正在跟一客户就合同价格进行激烈的讨价还价这时公司另一个重要客户打来，要求将原定今下午一点半在本公司举行的合同谈判改到他们公司去，理由似乎很充分，并要求马上答复，否则谈判只能无限期推迟面对这种情况，于雪应该如何处理？现在于雪有这么几种选择：,a、老总，某某公司来让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复，您看怎么办？,b、老总，某某公司来让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复。

我觉得他们这是在故意找茬！,c、老总，某某公司来让您下午一点半去他们公司谈我觉得您还是得去，否则生意会黄了！,d、老总，某某公司来让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复要不您来打这个？,e、老总，某某公司来让您下午一点半去他们公司谈，并要求现在答复我刚才琢磨了一下，觉得他们说的有一定的道理，可以考虑答应他们，您看如何？,第十七页，共三十三页陈之安先生是沈阳某飞机部件股份有限公司主管销售的经理请把下星期一的活动安排有关内容分别填写在陈之安先生和他秘书的工作日志上：每周星期一上午10：30在办公室举行会议，所有经理都参加要安排时间去银行取现金12：30陈先生与王新西先生（北京代理商）在文华大酒店共进午餐为人事部的朱迪小姐安排下午3：00见陈经理在该天某一适当时间，秘书必须空出半个小时的时间以便安排陈先生与自己商谈下一次推销工作会议的日程安排，但不能占上午9：0010：00的时间，因为陈经理想在这段时间里处理他的信件陈经理和夫人晚上7：30分出发去康特公寓出席晚8：00的俱乐部聚餐会秘书本人在晚上7：00要参加社交俱乐部举行的一个会第十八页，共三十三页天地公司销售部经理第三季度会议较多，七月的前两周要在上海开会；八月的第二周要去香港参加5天会议；每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议；八月最后一个星期三要参加公司的办公会议；七月的第三周星期二要在公司开销售会议，传达上海会议的精神；八月第一周星期一还要面试3位营销售员；九月的前两周希望安排休假。

第十九页，共三十三页二值班,工作,第二十页，共三十三页一）值班与值班工作,1、定义：,值班，是指在固定时间、岗位和场所轮流从事的日常事务工作2、分类：,按职责范围划分：综合值班与专项值班,按人员分工划分：固定值班与轮流值班,按时间特征分类：永久性值与临时性值班,3、作用：,联络作用 过虑作用,应急作用 窗口作用,第二十一页，共三十三页二）值班的任务,1、承接上级指示,2、负责应对,3、接待来访人员,4、掌握领导者的行踪,5、处理临时性、突发性事件,突发性事件：,及时向上司汇报请示，或就近组织人力物力抢险救灾，或向邻近的组织单位、部队求援，或保护好事故现场等为保障人民群众的生命财产安全，尽量减少损失，值班人员有时在未得到上司指示前，便可在可能的范围内适当采取临时应急措施要求：快；准；加强预测，积极主动6、确保机关安全,7、编写值班材料三项记录：,记录,、,接待记录,、,值班日志(下一页,）,第二十二页，共三十三页试问以下案例中谢秘书的那些做法妥当？具体应当怎么做？应注意什么？,某县工商局办公室谢秘书星期天值班，下午5点，接到一个紧急内容是：局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞，面包车的司机及车内三人重伤，车损严重，不能开动，特请求局里急速处理，秘书做好记录，思考三种处理办法：,一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按领导指示办；二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；三是自己立即到现场去做紧急处理；四是用方式联系有关部门，然后在向领导汇报。

第二十三页，共三十三页谢秘书宜采取第四种办法具体做法是：先给出事现场附近的直属单位工商所打，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；给县医院打，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部作好抢救伤员的准备；给交警队打，请他们立即派人去现场处理事故；最后，打给局领导，汇报事故情况及自己处理的情况此外，秘书在紧急时。