收发文管理制度
8页1、为进一步做好我公司的收发文处理工作,确保文件能够及时上承下达,发挥承上启下的枢纽工作,提高工作效率,规范收发文工作,就收发文作如下规定。一、 收文处理程序 收文处理的程序:收文、登记、拟签、阅批、分流、承办、归档。1、收文登记。凡是从外部送达本公司的文件,包括上级来文、公司内部来文、其它来文(传真、信函和其它文字材料),一律由公司前台文员负责签收,根据文件内容对其进行整理登记(附件一)外来文件登记表,并填写文件传阅卡(附件二)报行政部负责人拟签分流.2、文件拟签行政部负责人对前台文员报送的文件提出处理意见后,及时交呈阅领导.3、文件阅批来文经行政部负责人拟签后,承办文员应按来文的拟签意见及时呈送领导及相关部门阅批,阅批的文件应在3日内签批并退回行政部,紧急文件应于当日批后退回。4、文件承办行政部综合文员按照领导阅批指示,及时向其他领导或有关部门转交。文件需转交的部门在行政部文件传阅卡上签字后给本部门留复印件一份,接收部门需按照领导阅示意见办理.承办:政府机关要求办理、领导批示办理及其它需要办理的公文由有关部门承办。属部门职责范围内的事项由该部门办理。各有关部门收到公文后按规定期限及时办
2、理。涉及两个以上部门承办的公文应由主办部门与相关部门协商办理.需报请上级领导批准的事项,由承办部门提出办理意见并代拟文稿,交行政部负责人签发上报.5、文件归档所有文件统一归档行政部综合文员。二、收文、传阅工作要求1、对所有的文件、资料,行政部要责成专人负责登记和保管。要注重收文工作的时效性,做到规范化、制度化.2、传递文件资料须遵循先领导后部门、先行政部后主办部门原则。3、对领导批示急办的文件,有关部门要及时办理,并将处理结果呈报相关领导.对于需要承办的急件,前台文员须在收文当日完成登记、拟签、阅批、转交承办部门的程序。4、文件在转递时要办理交接手续,移交人和接受人均要在各自的收文簿上签字登记,以分清责任.5、各部门所承办的文件、资料要妥善保管,不得丢失,年终归档。6、所有收文均应在行政部登记编号(详见附件三),个人不得保存文件正本.外出开会带回的文件,汇报或传达工作后应及时交行政部登记编号传阅,不得滞存。7、要严格执行保密规定,所有的重要文件和资料不得随意放置,不得私自带到公共场所。三、发文处理程序公司所发出的一切文件材料,统称发文。发文处理包括:拟稿、核稿、会签、签发、打印、校对、
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