企业营销标准审定稿72
48页1、 附件五:营销事务管理制度一、销售事务处理制度(A)交货、检查、配送(一) 对于已承受订单的工程,工务科就在做好相关的生产日报,使工程的进行程序得以明确,并就感动适当的机会,通知给发出订单的客户知道。(二) 当生产接近完成时,应与工务科协议,选择指定交货日前的适当时日,通知交货对象。如交货有迟延的顾虑时,也应事先通知对方,求得其谅解。(三) 在进行产品的检查时,应将结果做到测试成绩表等等的有交资料。(四) 产品的发送是依据出货传票来进行的,另外,每次发送货品时,应将其要项记入发送登记薄中。 销售额的计算与收款(一) 在缴交产品时,应将交货单的副本交给会计科。会计科再将这些资料记入销售帐中。(二) 如已经从客户处先收取订金或预付金时,应将此容也记入销售帐中(三) 财会部门于每月的25日,依据销售帐的资料算出每位客户的未付款项目明细表(包括前月余额、本月销售额、应收帐款),送交营业经理。(四) 营业经理得命令各负责人员在应付款明细表的收款栏中记入预付金,经过调整后,再决定营业部的收款预定额,然后呈报常务董事签核。(五) 常务董事应先查阅营业部所呈的收款预定表,如有必要征求经管经理的意见,则
2、由营业经理作说明后,裁定收款的预定计划。(六) 收款业务原则上是由营业部门负责,但有时也可委托经管(财务)部门人员去进行。(七) 有关款项的催收是由销售科负责督促,销售科必须把相关资料记入收款预定表中,通知给各个有关人员。(八) 财务科应将每月收款收据副本制作成表,在各册、各页上打上编号。并要求有关人员于每日业务终了时,交回这些单据证明。收据上盖有公司印章者,会计科应加以保管,并加盖部门印章。(九) 款项进来时,负责收款或处理款项人中应制作收帐传票,并连同现金、收据副本,提交给财务科。(十) 根据上述的应收帐款传票,将收得的款项记入销售帐目中,记入容包括金额外,须再记入负责人员的名字。书信的制作与资料整理(一) 营业书信资料通常包括以下六项:1、 书信、电报(发文、订单)。2、 估价单、订购单、请讲单、规格明细单。3、 交货单。4、 请款单。5、 收据。6、 备忘录。(二) 交易上的发文资料,原则上都须复印并制成副本保存。另外,发文资料上应盖契印或负责人的印章。(三) 所有的书信资料,都应编列收受,并记入受信簿中,盖上收受日期印章。(四) 处理中的文件,应依照以下方式加以分类、归档。1
3、、 估价文件资料将交易客户与自己公司方面的估价资料,依照发生的顺序,归类或存档。2、 订购资料依照顺序交合同书、请款单归档。3、 存档资料。(五) 参考方面的资料,可按以下分类方式加以整理;1、 市场资料。2、 成本计算。3、 同业的目录。4、 交易资料。报告与会议(一) 营业部必须将每日的活动与业务处理状况记入日报表,经由经理向总经理提出。(二) 销售科应根据每月与上个月的订单量、转余额、本月承受订货的总额、本月的交货额、生产额、未收款项余额、各项承受订货的产品容等等制作成月报表,并经由经理审编后呈报告给总经理。(三) 每月或每月月初的营业部与工厂方面,应召集经理、厂长与其他负责人员,举行生产、销售联合会议。二、销售事务处理制度(B)销售(一) 营业科的外务负责人员在访问或开拓新客户时,应注意以下事项:1、 透彻观察对方在买卖上的需求与判定对方在买卖上的立场。2、 观察对方进货与销售的意愿。3、 利用谈话、对应技术来引导对方购买的意愿。4、 针对对方的买卖意识与对商品的认知程度,检讨它与我方计划的适宜与否。5、 检讨对方的销售政策与营业预算是否与本商品适宜。(二) 营业科的外务负责人
4、员应致力于商品知识,销售方法与市场知识的研究、同时须勤于调查销售客户的状况,随时以预算、效率化为基准、冷静且亲切地致力于销售活动。(三) 对客户得示重要事项或表达意向时,须得经理的认可后才能执行。(四) 交易的开始有的是基于对方的申请,有的是出自我方的诱导,不管是何种方式,除了交易一开始即以现金往来的情况之外,都须事前对交易客户的资产、销售能力、负责、信用与其他评核事项进行调查,并向部长提出报告。(五) 对于各家客户须订明每月性的访问预定与收入预定,另外,对于客户的新开拓商品也须拟定每个月的大概预定额,根据这个来开拓新市场。(六) 不论老客户或新交易或预估的交易,都须私下迅速打听清楚,有了充分的调查,才能尽早与对方进行交涉。(七) 对于同业者的预估容与交货实绩,须经常调查探听清楚,如此才能检讨自己在承受计货上的难易,另外,以于自己在预估与交货上的损失,应究明原因,以便修正制造技术与营业方面的缺陷。(八) 营业科应针对各方面的订货情况,进行广泛的调查,使销售活动的资料备齐,并传给各相关人员参考。1、 从经济新闻上做剪报整理。2、 参考经济杂志与其调查记录。3、 将业界的讯息记录下来。(九
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