某公司文书管理办法
30页1、公司文书管理办法第一章总则第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化、 科学化,提高公 司公文办理的质量与效率,根据公司管理实际,特制定本管理办 法。第二条 公司公文是公司颁布规章制度、指导和洽谈工作、请示和 回复问题、报告情况制定计划、交流总结经验、记载活动的重要 工具。第三条 公文处理是指公文的办理、管理、 整理(立卷)、归档等一 系列相互关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理应当坚持实事求是、精密、高效的原则,做到及时、准确、保密、安全。第五条 公司总经理办公室是公文处理的综合处理部门。第二章公文种类第六条公文分类根据公司需要,方便管理与识别,将公文分为五大类:一、一类公文:指红头文件,主要用于公司下发各种正式的规章制度、 通知、决定、指示、决议、通告以及向上级相关单位送达或传递 的请示、报告、意见、通报等公文。一类公文统一由总经理办公 室负责印制、用印、发送、归档;其它部门一律不得自行向上、 向下或对外印发此类公文。二、二类公文:指红头公函,主要用于公司与平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作、询问和答复问题所使用的正式公文。 二类 公文统一由总经理办公室负责印制、用印、发送
2、、归档;其他部 门因工作需要可通过总经理办公室印发此类公文。三、三类公文:指对外非红头公文,主要用于公司或各对口部门与外 部相关单位之间,不用红头文件、公函形式传递的各种公文。三 类公文均由拟文部门负责印制、发送、保管,办公室负责指导、 修正。四、四类公文:指内部非红头公文,主要用于各部门在公司内部向上 级领导汇报工作或与部门之间传达工作信息而不用红头文件、公函形式传递的各种文件。五、五类公文:指部门拟定的各种规章制度及工程标书、 合同等公文。第六条公文版式制定标准一、公文格式公司行文统一使用统一格式和标准版头。二、文头部分由文件版头、发文字号、横格线组成。三、行文部分由文件标题、主送机关、正文、结束语、附件、落款、成文时间、印鉴组成。四、文尾部分由主题词、抄报抄送、打印校对、印发部门日期组成。五、公文排版:(一)公文文字一律从左到右横写横排。(二)使用字体:文件标题 2 号黑体加粗,主题词 3 号黑体,正文及其它四号宋体。六、页面设置(一)一类和二类公文页面设置为:上、下边距为 25。4 mm,左边距为28 mm,右边距为26 mmo(二) 三类、四类、五类公文页面设置原则上为电脑自
3、动默认设置,即:上、下边距为25。4 mm,左、右边距为31。7 mm。装订要求:一类和二类公文必须在左侧上下双钉匀称装订;三类、四类和五类公文可根据版面装订。上边距为37 mm,下边距和左、右边距均为27,行距1。5倍行距。七、使用纸张公文用纸:除单位特殊要求外,各类公文均采用国际标准 A4 型( 210mm *297 mm)打印纸(或复印纸)。八、序号排列层次“一、 ”、 “(一) ”、 “1、”、 “( 1)”。第三章 发文程序第七条 公文发文程序为:拟稿、核稿、送审、样稿、传阅、签发、打印、发文、归档等。一 拟稿。根据公司工作需要和领导的意见,由主办部门指定专人草拟文稿。 草拟文稿必须从公司整体工作角度出发, 不抵触法律法规,操作性强,文字精炼,避免出现差错与语义分歧,标点符号要正 确。二 审核。文稿拟就后,拟稿人填写“公司发文用纸” ,详细写明文件标题、附件名称、发送范围、抄送单位、印刷份数、密级、拟稿单位与拟稿人等;然后附同草稿一起送交部门经理( 对文稿内容、质量负责) 审核。三送审。主办部门领导审核后送主管总经理或总经理,由主管总经理或总经理对草稿的条文进行修正。四样稿。
4、领导核正后,由主办部门送至总经理办公室,由办公室文秘打印出样稿, 办公室主任签署处理意见后, 办公室文秘送至相关领导签批意见。五传阅。办公室文秘根据领导签批的意见对拟发文件进行相关部门的传阅。六签发。经传阅后的文稿由办公室负责整理并报送总经理签发。七打印。总经理签发后的文稿由办公室文秘负责统一编号、打印初稿,拟稿人负责校对并在发文用纸上签名;核定后由办公室文秘负责印刷、装订、登记和发文。八用印。除会议纪要外,所有对外发出的文件都应由总经理办公室加盖公司印章, 并做好登记、 签收手续。 对印刷质量不好的文件,印信管理员有权拒绝盖印。九 归档。 公司所有发文, 拟文单位应有存档, 并将文件原稿( 经领导签字 ) 审核稿件连同正本一份送办公室档案室存档。有领导指示 的,还应附批复件。第八条 分发原则。分发公文应做到准确、迅速、安全、保密,并严格履行登记手续。发送公司各部门和各分(支)机构的公文,一般采用电子文档形式,由办公室复核编拟后通过电子邮件发送。由部门起草对外发送的文件,由主办部门寄送并报办公室备案。第四章 收文管理第九条 收文办理指对收到公文的办理过程,包括签收、登记、审核、拟办、批
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