公司档案管理制度
4页1、关于下发公司档案管理制度的通知为了规范公司档案管理,增强公司档案的实用性和有效性,结合本公司实际情况,特制定以下制度:一、公司档案范围:1、 文书档案:上级收文、发文,包括法规性文件、各种合同及协议书、会议文件、工作计划、规划和工作总结、有关干部的任免、奖励和处分、调配人事材料;职工花名册等。2、 科技档案:包括企业生产技术管理、经营管理、安全生产方面的文件材料;仪器、设备方面的文件材料;基本建设、工程设计、施工、竣工、维修方面的文件材料、外购的图纸、资料、图书等及其它具有利用和保存价值的文件材料。3、 声像档案:包括照片、录音、录像档案等。二、档案管理员职责保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。 三、立卷归档制度1、档案的收集:各部门兼职档案员将办理完毕的文件材料,经过挑选,立卷,定期移交档案室集中保存。2、归档范围:凡是本单位具有考查利用价值的文件材料。 3、归档时间:办理完毕的文件,按工作阶段性进行归档:31、按年形成的文件,第二年上半年归档。32、凡是有法律效用的文件材料,一生效就归档。33、凡是有机密性的文件,随时形成,随时归档。34、工程项目,科研课
2、题,鉴定,竣工验收后,三个月内归档。4、归档要求41、材料完整齐全。42、系统、条理、保持有机联系。凡是归档文件材料,均要按其不同特征组卷,尽量保持它的内在联系,区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。43、立卷时,要求将文件的正件与附件,印件与定稿,请示与批复等统一立卷,不得分散。44、在进行卷内文件排列时,要合理安排文件的先后次序,按时间先后排列。对于同一事情的同一文件,应统一规定进行,比如:正件与附件,应正件在前,附件在后等。45、归档时需办理移交手续,双方在移交清册签字。4、6、重要的、使用频繁的图纸资料应归档三份,一般的归档二份,技术管理性文件归档一份。47、外购技术资料,外出人员开会、学习购回的资料,应主动送交档案室,经档案室签字后,方可报销。四、 档案的借阅1、案卷一般仅供在档案室阅看,立卷的文件、资料可外借,外借时须办理借阅登记手续。2、借阅期限不得超过一星期,到期归还;如需再借,应办理续借手续。 3、发放到各部门的文件及图纸资料,使用者应妥善保管,不得损坏或丢失。因破坏或污损至无法使用时,可到档案室换取新文件及图纸,原破坏或污损文件资料应交回档案室统一销毁处理。4、借阅档案者应爱护档案,保持整洁,严禁涂改、拆散、转借、遗失。5、外单位借阅档案,经部门分管领导批准后方可借阅,且不得带离档案室,严禁复印。 6、我公司档案密级分为机密、秘密、内部三种,机密级档案禁止调阅,秘密级档案只能在档案室阅览,不准外借;秘密级档案经分管领导审批后方可借阅,但借阅时间不得超过4小时。五、档案的鉴定1、从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别档案的价值。 2、确定各类档案的保管期限表。3、公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的,保管期限从长。六、档案的销毁1、对已失效的档案,认真鉴定,编制销毁清册,该清册永久保存。 2、办理销毁手续,经总经理或分管领导批准,方能销毁。 3、销毁时要有二人以上监销,并在销毁清册上签字。特此通知。 二九年五月五日1
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