沟通控制程序全

1、沟通控制程序ISO9001/ISO14001/IATF16949 程序161.目的1.1 为公司内部各阶层的沟通顺畅、及时，促成内部管理与事件的快速有效地沟通，达成持续改善与确保管理体系的持续有效运行。1.2 确保客户要求能被及时识别并予以满足。2.适用范围2.1 适用于公司内部管理体系所涵盖的所有过程及过程间的沟通。2.2 适用于公司与客户间的沟通。2.3 适用于公司除 2.2 外，与外部相关方之间的各类相关信息交流业务。3.职责3.1 本程序由人力资源部制订、管理者代表审核、总经理批准后生效。3.2 各部门负责人：通过例会、工作会议及其它信息交流载体或平台报告、传达、交流和沟通对内、对外及管理体系在组织内部运行的信息；按规定落实相关信息处理措施等。3.3 人力资源部3.3.1 负责制定本公司内部沟通的方法，并检查其执行情况；3.3.2 除管理体系外，公司其它内部信息反馈、处理中枢，负责接收及统筹处理各部门反馈的信息；3.3.3 负责与政府、各种学会、协会等社团之间的信息交流；3.3.4 负责公司与当在政府机构的信息交流沟通及生产物料供方之间信息的交流。3.4 PMC 课：负责公司与

2、客户之间的信息交流。3.5 系统督导部3.5.1 负责指挥建立、运行、维持管理体系。3.5.2 负责按各程序和文件与所有部门进行沟通；接受并解决管理体系问题。3.5.3 负责与外部相关方有关于管理体系的沟通和处理。3.5.4 主持与管理体系有关的各种会议。4.标准应用与定义4.1 标准引用4.1.1 IATF16949:2016(覆盖 ISO9001：2015)标准之条款：7.4；4.1.2 ISO14001:2015 标准之条款：7.4。4.2 定义 无。5.程序5.1 基本要求5.1.1 各部门应根据各文件/程序/岗位职能规定的相互接口关系，及时主动地提供信息、交流情况，以便及时协调工作，提高工作质量和效率，并确保管理活动的有效性。5.1.2 根据公司管理体系的情况，法律、法规等对管理体系的要求；公司的方针、目标；公司管理体系的运行、审核、管理评审的结果；公司的管理绩效及改进情况；事故、事件等一切与管理体系相关的信息均可作为交流内容。5.1.3 会议（详见 YCX-WI-105会议管理制度）和部分会议说明。5.1.3.1 管理体系运行维护及各部门协调会议a 召集人：管理者代表b 主

3、持：董事总经理/管理者代表c 会议频次：不定期召开d 目的：协调各部门的工作及需要配合的地方，做出相应对策。5.1.3.2 品质会议a 召集人:品保部b 主持：品保部负责人，适当时管理者代表c 会议频次：每月一次d 目的：通报进货、制程、成品检验质量状况和变化趋势，以及客户反馈情况，进行阶段性质量状况总结。5.1.3.3 呆废料处理会议a 召集人:PMC 课b 主持：部门负责c 会议频次：每季一次，需要时，可增加频次d 参加人员：各部门负责人及相关人员。e 目的: 通报呆废料处理状况及趋势,并对当前的库存呆废料明确责任部门及处理时间。5.1.3.4 跨功能小组会议a 召集人：功能小组负责人b 主持：董事总经理/管理者代表/会议提出人c 会议频次：新产品导入或出现重大异常时d 参加人员：管理者代表，跨功能小组成员。e 目的：了解汽车产品的客户特殊要求，协调新产品之间的沟通，充分利用现有的资源需求并制定对策。5.1.4 内部联络方式5.1.4.1 人力资源部应在主要联络人员异动时，一周内更新并发布联络人员的用于联络沟通的信息。5.1.4.2 联络沟通工具包含但不限于此：部门、姓名、职务、内

4、线电话、私人电话、微信号、公司邮箱等。5.1.5 外部信息沟通5.1.5.1 信息的来源5.1.5.2 信息的接收及处理a 当相关方对公司的管理体系提出查询或要求时，接收部门/个人应及时向相关部门负责人反馈。b 相关负责人接收到信息后，须对信息进行确认并及时做出处理决定，必要时向有关部门或人传达处理要求，对于特别重要的信息应向公司最高管理者汇报。c 相关部门或人应按本条 a 的要求，对信息进行规定或处理。d 当公司要向相关方获取有关信息或对相关方的管理体系提出查询或要求时，由相关部门的负责人统筹，各相关部门配合实施，以文件发放，电话、召开会议等方式向相关方予以传达。5.2 主要文件格式和使用方法5.2.1 【联络单】RF-MP01-02-015.2.1.1 适用范围：公司内外均可使用。5.2.1.2 内部使用时的原则：重要的、复杂的、将可能形成制度、规定、或是称为程序文件补充的、涉及面广的、防止接收方抵赖、需要提供图片作为说明的、不通过此格式恐难解决问题的，使用此格式。5.2.1.3 与 5.2.1.2 相反的，尽可能少用此格式；尽可能口头、面对面解决。5.2.2 【会议记录】RF-M

5、P01-02-025.2.2.1 适用范围：所有由本公司各部门组织主持的会议均可使用此格式。5.2.2.2 要求参加会议人员：会议前签到、会议结束时确认签署。5.2.2.3 应扼要记录要点，可以在会议后，整理并完善。5.2.2.4 各部门/班组的每天早会，可以不做记录。5.2.3 【备忘录 MEMO】RF-MP01-02-035.2.3.1 适用范围：重大的、重要的涉外会议（无论是否由本公司组织、主持）；公司内公司层面的重大、重要会议、需要形成决定（决议）时。5.2.3.2 涉外时，应确保双方（多方）重要人员签署，并按会议决定分发给被授权的组织或个人，并需要收件人签收确认。5.2.3.3 内部使用时，参加会议人员均应签署，包括公司最高管理者。5.2.4 【公司公文格式】RF-MP01-02-045.2.4.1 适用范围：仅适宜用于公司内部的通知、命令、指令、制度等。5.2.4.2 在该格式上已经详细说明使用方法和要求。5.3 内部沟通与反馈：5.3.1 公司应建立各级人员的信息反馈渠道，以利于各级人员的沟通，包括：邮件、电话、意见箱、宣传栏/公布栏等。5.3.2 各级主管人员应在收到意

6、见的第一时间进行评审，并按流程如：报送上级、取证、分析、确定方案、执行方案、完成/重新评审等。5.3.3 公司应在宣传栏或其它沟通载体上，刊登公司的管理体系方针、目标，确保公司所有人员都能看到并理解它。5.3.4 当出现某些原因使公司内部管理体系不能按文件规定执行时，管理体系责任人应组织相关部门讨论分析原因并制定出相应的改善措施，并监督改善措施的执行状况及效果。5.3.5 公司内部员工对管理体系方面有任何意见或建议时，可以书面或口头形式向部门主管反映，相关部门将信息反馈到管理体系负责人，管理体系负责人给出评审意见或建议的可行性。5.4 生产会议沟通内容，涉及内容如下：5.4.1 会议采取以预防为主和持续改进等多方法论证的方式进行决策，并传达信息。5.4.2 品保部负责汇报产品质量状况、以及质量管理体系在公司的执行情况。5.4.3 检讨或确定持续改善项目，评论周期性质量目标达成情况，如：客户投诉、产值与能耗比等。各部门须针对问题讨论出相应的改善方案.5.4.4 当发生重大事故、事件、管理体系被客户或第三方认证机构提出问题或质疑时，责任部门应组织有关部门人员召开相应会议，进行讨论、分析制定

7、改善方案，及时改善并形成预防机制。5.4.5 各部门负责人应及时传达会议的决议给所辖范围内的所有层级的管理人员，并通过管理人员组织早会或其它工作会议传达到员工或执行者。5.5 与客户间的沟通：5.5.1 产品提供前商务课与客户就合同/订单、价格、交期等与客户进行沟通，准确了解客户要求并及时传达到各相关部门，确保获得充分的产品信息，满足客户要求。5.5.2 涉及到技术、质量的具体要求时，由技术人员与客户直接进行沟通，并及时按客户要求制定或更改相关文件资料，确保客户要求及时体现出来并予以满足。5.5.3 在产品交货后如果有相应的客户反馈意见或客户投诉时，技术部门或质量部门需与客户进行沟通了解具体信息，与客户制定出处理方案，并形成纠正预防措施。5.5.4 商务课每年组织一次客户满意度调查，分析调查结果并将结果反馈给系统督导部。5.6 合理化建议5.6.1 公司鼓励员工提出合理化建议，公司各部门主管负责激励员工提交合理化建议的积极性，并负责收集和传达.人力资源部定期将收集到的建议进行整理评审,对产生效益的合理化建议的提出人员提报给公司管理层进行表彰和奖励。6.相关文件略7.记录RF-MP01-02-01 联络单RF-MP01-02-02 会议记录RF-MP01-02-03 备忘录 MEMORF-MP01-02-04 公司公文格式

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