星河物业项目财务管理员操作指引

物业项目财务管理员操作指引 上卷：项目财务管理员岗位职责 下卷：项目财务管理员工作指引 项目财务管理员岗位职责 目录 一、目的…………………………………3-3 二、范围…………………………………3-3 三、岗位职责……………………………3-4 四、工作要求……………………………5-7 一、目的 《物业项目财务管理员操作指引》（以下简称《指引》）用于明确项目财务管理员岗位职责、统一项目财务管理员行为规范、提升项目专业度、防范项目财务风险。 二、范围 《指引》共涉及项目财务管理员岗位最基本的8项职责，对各项职责的工作要求、工作流程、风险点进行详细描述和要求。 三、岗位职责 1、项目财务管理员管理 项目财务管理员岗位编制属于项目，项目负责对其行政表现进行考核管理，财务管理中心负责对其专业技能进行考核管理，在对项目财务管理员各种考核中，项目对其考核占30%的比重，财务管理中心占70%的比重。 2、项目财务管理员任职要求 2.1道德要求 2.1.1遵守国家及地方的法律、法规、条例、以及星河集团的各项规章制度，认同星河集团公司价值，从内心深处排斥违背职业道德、行为规范和损害公众利益的行为； 2.1.2忠实履行职务、维护公司利益，不利用在公司的工作之便为自己谋取私利；在工作中，不变更上级领导的指示、决议或超越授权范围；如在执行职务时违反法律、法规、公司章程或者超越职权范围，给公司造成损害的，承担相应的责任；对自己的一切行为负法律责任。 2.2专业要求 2.2.1具有会计从业资格证书，具备专业上岗资质； 2.2.2熟悉常用办公软件操作。 3、项目财务管理员岗位职责 序号 性质 职责名称 工作内容简述 相关表单 关键控制点 1 本职 现金管理 项目备用金合理规范使用；项目保险柜安全规范使用；各种现金收费及时送存银行；各种现金日记账及时登记；月末现金盘点。 备用金日记账、现金盘点表、投币式保险柜投币记录表 安全性 完整性 2 本职 收费管理 收集各类收费人员档案报财务管理中心备案；审核各类收费员收费业务的合法合规性；督促收费员及时按要求结清款项，审核票款一致性，确保收入完整；及时按要求与公司财务部门进行收款结算，提交收入相关单据；对项目管理费、水电费等各种应收费用进行计费，对收费系统初始信息进行核对；督促项目管理费及时催收等。 项目收费人员信息统计表、财务管理员与收费员日交接表、收费通知单、拖欠款明细表（收费月结报表内）、管理费催缴记录表、停车场收费表格 合法性 完整性 3 本职 票据管理 按照票据使用管理办法，指导开票人员正确开具票据；及时进行票据领购，确保项目现场使用需求；建立票据领用核销登记簿，对项目使用的所有票据进行记录；票据使用完后及时办理核销；核销后的票据存根整理归档妥善保管。 票据领用核销登记表、项目票据使用情况月报（收费月结报表内） 真实性 完整性 4 本职 报销管理 指导项目报销人员正确填写报销单和网上审批；项目报销单、拨付款发票及相关附件收集、整理；制作月度资金计划，并按资金计划初审报销单，初审后报销单提交财务部主管会计； 报销清单、月度资金计划执行情况表 真实性 准确性 5 本职 报表制作 现金日报表、收款月结报表（包括：1已收费明细表、2银行托收明细表、3欠费明细表、4预收款转实收明细表、5预收款余额表、6收缴率情况表、7账龄分析表、8押金余额明细表、9退押金汇总表、10余额汇总表、11本体基金汇总表、12收费汇总表、13销账情况表、14票据结存表、15开发商结算费用表、16收据换发票明细表、17自用水电费统计表、18停车场销账表、19停车系统延期报表）等 现金日报表、收费月结报表 及时性 准确性 6 本职 档案管理 与收入相关的各类表单、收入报表归档、收据发票存根归档、押金等各类台账、账本归档、与成本相关的各类分摊表归档、经济类合同管理。 项目财务档案保管清册、项目财务档案借阅登记表、项目财务档案销毁清册 安全性 完整性 7 本职 培训监督 对各类收费人员的上岗培训、日常培训及专项培训；对各类收费岗定时及不定时检查；对项目仓库进行盘点检查。 培训记录、前台收费岗检查表、停车场收费岗检查表 及时性 有效性 8 本职 交接规范 项目财务管理员交接内容及注意事项。 岗位交接清单、交接清册 有序性 合规性 四、工作要求 1、现金管理 1.1每日及时与客服前台办理结算，将收取的现金按要求存入银行，保证现金的安全完整； 1.2每日及时登记现金台账，做到日清月结； 1.3每日及时按客服前台收集的装修押金及其他押金退款资料进行退款付款； 1.4 每月进行现金盘点，编制现金盘点表。 2、收费管理 2.1每日编制现金日报表，并按要求上报； 2.2每日核对停车场授权记录与收费金额、发票金额是否一致； 2.3 每月月初生成本月应收费用，打印收费通知单，安排客服派发给业主； 2.4每月计费前检查核对当月家政维修费及水电费等收费信息是否完整准确，收费价格或标准变更、业主变更等相关资料是否已处理； 2.5 每月进行银行托收，托收前及时核对银行托收资料是否有新增或变更，保证系统已处理； 2.6 每月月末完成收费系统月结，导出相关报表并制作月结报表，与主管会计进行结算； 2.7 每月发布部门内部收缴率统计表，整理超过6个月的拖欠户清单，督促部门发放律师函； 2.8 收集并及时更新各类收费人员档案资料，并报财务管理中心备案。 3、票据管理 3.1及时领取或购买票据，确保现场使用需求； 3.2按照票据使用管理办法，指导项目开票人员正确规范填开票据； 3.2及时登记票据领用核销记录； 3.3妥善保管核销后的票据存根； 3.4每月盘点票据，编制票据使用情况月报。 4、报销管理 4.1每月及时收集项目报销单、拨付款发票及相关附件，按要求对报销单进行初审，确保报销单填写规范、原始凭证真实合法、附件整齐完整、报销金额准确； 4.2制作月度资金计划。 4.3及时将报销单、拨付款发票及相关附件递交公司财务部主管会计审核。 5、报表制作 5.1每日按要求编制现金日报表； 5.2每月按要求导出系统收费和各类明细表，整理编制收费月结报表，并与主管会计核对； 5.3每月按要求导出拖欠款清单，编制各种拖欠款统计表，发部门相关人员用于管理费催收。 6、档案管理 6.1每月及时整理各种财务票据、报表、合同，分类归档。 7、培训监督 7.1 项目培训： 7.1.1 对各收费岗收费人员进行培训，确保收费工作准确无误； 7.1.2 组织管理处员工进行各种财务制度的培训，提高员工财务管理水平，加强员工风险管理意识，做好风险内控工作。 7.2 对各收费岗进行检查监督： 7.2.1项目财务管理员按照《停车场收费作业指导书》要求，至少每周二次对车场收费岗进行抽查；按照《停车场收费作业指导书》要求，督促安全队长（主管）对停车场进行检查。检查结果作为项目对车场收费岗日常考核的依据； 7.2.2项目财务管理员根据《前台收费岗检查表》，至少每周一次对前台收费岗进行抽查； 7.2.3泳池开放期间，财务管理员每周不少于一次对泳票售卖情况进行检查； 7.2.4每周不少于一次对维修及清洁家政等有偿服务收入进行检查； 7.3每月至少一次对项目仓库物资进行盘点检查。 8、交接规范 8.1项目财务管理员休假时需完善工作交接； 8.2项目财务管理员换岗或离职时需按要求完善交接表。 9、项目财务管理员工作清单 类别 时间 工作事项 日 下午16：00前 前台收费岗、车场收费岗结算 下午16：00后 银行存款 停车场授权记录与收费金额、发票金额核对，临时停车费系统与收费金额核对 收费系统中预收款、押金收付处理并核对 现金、银行日记账登记并核对 报送现金日报表 周 周一至周五 退装修保证金等付款单提交部门负责人审批后交财务部付款 周一至周五 根据公司要求收集项目报销单，对报销单进行初审 周一至周五 按要求对各收费岗进行检查，留存检查记录 月 每月3日前 关注供水局、供电局等调价通知，对相关收费标准及时进行维护 每月5日前 收费系统中水电费、家政维修收入、业主资料、银行信息核对 每月6日前 费用计算，计费前检查核对当月业主变更、银行变更相关资料是否已处理；核对费用合理性（水电费异常、新入伙房间是否产生管理费） 每月6日前 核对经营合同签订情况，对新签合同及时生成应收费用 每月7日前 新入伙业主资料录入收费系统，收费标准设置 每月8日前 预交款冲抵，制作收费通知单，打印收费通知单并下发 每月10日前 准备银行托收文件，进行本月第一次银行托收 每月11日前 银行托收回盘处理，根据回盘结果，制作拖欠款清单 打印催缴通知单并下发 每月11-20 根据业主缴费情况，统计更新管理费催缴情况表，将催缴情况发至全催缴责任人，便于进一步进行管理费催缴 每月20日前 准备银行托收文件，进行本月第二次银行托收 每月25日前 收集整理各种财务票据、报表、合同，分类归档 每月25日前 根据项目票据使用情况，及时领取或购买发票 每月最后一天 准备当月月结，按要求导出系统收费和各类明细表，整理编制收费月结报表和现金收费报表，按要求发送电子档 与主管会计及公司出纳进行现金、银行、票据、报表、系统的核对，核对无误后方可进行月结 登记合同台账（应收应付台账） 库存现金盘点 季 每季15日前 督促主管会计发起季度财务收支情况的审批，保证按时公布季度财务收支情况 季度《财务分析》 项目财务管理员工作指引 目录 1、现金管理……………………………09-10 2、收费管理……………………………11-17 3、票据管理……………………………18-20 4、报销管理……………………………21-22 5、报表制作……………………………23-25 6、档案管理……………………………26-27 7、培训监督……………………………28-29 8、交接管理……………………………30-30 9、表格附件……………………………31-32 1、现金管理 1.1现金管理流程图 管理处备用金 临时备用金借款 部门库存现金 现金日记账 现金收款 送存银行 押金退款明细表 车场收费台帐 备用金日记账 日清月结 每天 帐实相符 押金金退款 1.2现金管理原则 项目现金管理原则：集中管理、额度控制、账实相符、资金安全、及时结算。 1.3现金管理内容 项目现金管理主要是指现金的收支管理，包括：向公司申请的备用金使用、各项现金收款存现、现金收费退款业务管理三部分。 1.4现金管理流程 1.4.1部门财务管理员岗位集中负责部门现金的收取、使用、存放。 1.4.2备用金管理。 1.4.2.1财务管理员根据一周日常所需的资金用量向公司财务部申请备用金，如有特殊情况需大量备用金则另外申请，年底须结清后再续借； 1.4.2.2备用金使用需登记《备用金日记账》；备用金主要用途为应退还业主的各种押金、预收款、多收的水电费等， 1000元以内的零星采购款支出等；现金单笔支付不超过人民币1000元； 1.4.2.3支付现金时必须依据手续完备的付款凭证所列金额支付，收款人收到款项后在付款凭证收款人处签字确认